Chargé.e d'accueil et de secrétariat - CDD - H/F - saint just lyon5 - Rhône (69)

Auvergne Lyon-Rhone SOLIDAIRES; La Chapelle-Longueville; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une association active dans le domaine social est à la recherche d'un chargé d'accueil et de secrétariat en CDD, avec des possibilités d'évolution. Vous serez responsable de l'accueil du public, de diverses tâches administratives et de la communication interne. Le poste exige rigueur, autonomie et un bon sens de l'organisation.

Qualifications

• Formation Bac+2 ou équivalent souhaitée.
• Maîtrise des outils bureautiques et capacité à travailler sur des logiciels de gestion.
• Bonnes compétences en communication écrite et orale.

Responsabilités

• Assurer l'accueil du public et la gestion des communications.
• Effectuer des tâches administratives et de secrétariat.
• Gérer la saisie de données et le suivi des inscriptions.

Connaissances

Autonomie

Rigueur

Capacité d'adaptation

Sens de l'organisation

Aptitude à la communication

Travail en équipe

Formation

Bac+2 ou équivalent en Secrétariat

Outils

Pack Office

Logiciel Noé

Description du poste

Le.la chargé d'accueil et de secrétariat aura les missions générales suivantes, dans le cadre du projet social et famille de l'Association :

Poste en CDD remplacement – 35h à pourvoir immédiatement. Et possibilité d'évolution en CDI au sein de la structure.

Accueil :

• Assurer l'accueil du public, au téléphone ou dans les locaux, avec un rôle important d'information et d'orientation sur les activités et faire le relais d'information auprès des professionnels et des habitants.
• Animer l'espace d'accueil avec un affichage actualisé et une mise en avant des projets en cours.
• Communiquer auprès des habitants et adhérents les évènements et activités en cours.
• Transmettre les informations à l'équipe.

Secrétariat :

• Gérer la boite aux lettres (départ, arrivé courrier) ainsi que la boîte mail,
• Procéder au traitement des caisses relatives aux dépenses et recettes et faire le lien avec la comptabilité,
• Assurer la saisie de données sur un logiciel de gestion des activités ainsi que leur paramétrage (logiciel Noé),
• Suivre et actualiser le planning d'occupation des salles et la gestion des prêts de salles.
• Procéder à la facturation et faire le lien avec la comptabilité.
• Extraire des données et des statistiques à la demande des secteurs pour le suivi des activités.
• Mettre en page le rapport d'activités et autres petits documents.
• Gérer les inscriptions des usagers, le paiement, le suivi des impayés, tenir à jour les outils.
• Assurer quelques tâches administratives.

Compétences :

• Savoir travailler en équipe et en concertation.
• Être rigoureux, polyvalent, autonome et avoir une bonne capacité d'adaptation.
• Apprécier de travailler dans un environnement à dominante sociale, et agir avec discrétion,
• Sens de l'organisation.
• Capacité à travailler en transversalité.
• Aptitude à la communication : savoir écouter son interlocuteur, analyser et comprendre sa demande afin d'apporter une réponse adaptée.
• Maîtriser les fonctionnalités informatiques et bureautiques (Pack Office, Noé, standard téléphonique- traitement de texte, tableurs, conception de visuels)
• Aisance rédactionnelle, orthographe, et maîtrise de la présentation des documents administratifs usuels,
• Savoir rendre compte.

Formation : Bac+2 ou équivalents Secrétariat souhaité

Horaires de travail : 35 heures basé sur les horaires fixes d'ouverture de la structure et un samedi toutes les 6 semaines

Rémunération : Convention Collective Nationale ALISFA, à partir de 2000 euros bruts/mois.

A l'attention de Madame Cindy Verger, Directrice du Centre social de Saint Just