Chargé des opérations Bureaux F/H

La Fondation; Paris; Sur place; EUR 60 000 - 80 000; Plein temps

Résumé du poste

La Fondation, un lieu incontournable au cœur de Paris, recherche un Chargé des opérations Bureaux pour gérer la qualité des services et le bon fonctionnement des activités. Ce poste clé impliquera la supervision des départements, la coordination des équipes et le dynamisme des événements, tout en garantissant une expérience de qualité aux clients.

Qualifications

• Niveau Bac+4 minimum ou école de commerce.
• Excellente maîtrise de l’anglais.
• Organisation irréprochable et rigueur dans la gestion.

Responsabilités

• Supervision des services opérationnels pour garantir le bon fonctionnement.
• Coordination de l'ouverture des espaces et gestion quotidienne.
• Assurer le suivi des installations et coordonner les interventions techniques.

Connaissances

Proactivité

Excellentes qualités relationnelles

Rigueur dans la gestion

Capacité d'innovation

Capacité de résistance face au stress

Formation

Bac+4 minimum ou école de commerce

Description du poste

Au cœur du XVIIᵉ arrondissement, entre le parc Monceau et Batignolles, la Fondation dévoile un lieu exceptionnel de plus de 10 000 m² imaginé par les designers Roman & Williams.

Il accueille un hôtel 5 étoiles, deux restaurants, un rooftop, un espace de bureaux avec auditorium et jardin suspendu, ainsi qu’un club de sport intégrant un mur d’escalade et une piscine semi-olympique chauffée.

Cette résidence d’esprits libres offre une nouvelle dimension à l’hospitalité en proposant une expérience holistique inédite au cœur de Paris.

L’art joue un rôle central dans cette scénographie soigneusement conçue.

Au sein de cette adresse unique : 58 chambres, dont 3 suites réparties sur 7 étages, permettent aux voyageurs de s’immerger dans un luxe discret.

Avec ses deux restaurants et son rooftop offrant une vue à 360° sur Paris, La Fondation est devenue un lieu incontournable pour les épicuriens de la capitale. La brasserie La Base privilégie des plats simples, frais, gourmands, avec des produits de saison, bio et locaux. Le restaurant emblématique, situé au 8e étage, propose une cuisine française moderne de saison dans un cadre raffiné.

Refuge contre l’agitation quotidienne, le spa offre des moments de douceur incomparables. Les amateurs de sport se retrouvent dans l’espace fitness équipé des dernières technologies pour des entraînements encadrés par des athlètes de renom.

Description du poste

Sous l’autorité de la direction générale de Terlia, et en collaboration avec ses différents services, le Chargé des opérations Bureaux H/F sera responsable des missions suivantes, non limitatives :

Le Chargé des Opérations des Bureaux de La Fondation joue un rôle clé dans la gestion quotidienne du pôle. Il est le bras droit de la directrice d’exploitation, garant de la qualité des services et du bon fonctionnement global de toutes les activités opérationnelles.

Supervision des services opérationnels

Il veille au bon fonctionnement de tous les départements des bureaux :

• Réception et accueil client
• Maintenance & sécurité
• Événementiel

Lancement opérationnel des bureaux

Il coordonne l’ouverture des espaces : rétroplanning, achats, procédures, outils.

Il aide au recrutement, au suivi et à la formation des équipes, en lien avec la direction et les RH.

Il suit l’installation et accompagne les premiers locataires.

Il participe à la construction de l’offre de services.

Gestion quotidienne & exploitation

Il pilote opérationnellement les bureaux : facturation, gestion des stocks, outils de gestion.

Il veille à la conformité : sécurité, accessibilité, normes légales.

Il assure le bon fonctionnement quotidien des espaces (bureaux privatifs, salles de réunion, espaces communs), et garantit la qualité du service.

Il veille à la propreté, à l’aménagement, au bon état du matériel et à la maintenance des équipements.

Il gère les stocks (papeterie, café, fournitures…) et les réassorts.

Il coordonne les prestataires (ménage, sécurité, IT…).

Il gère les retours clients et répond aux réclamations.

Il assure le suivi des contrats, des dossiers clients et aide à la facturation.

Il collabore à la planification budgétaire et au suivi des dépenses.

Il met en place et suit les procédures internes.

Il dynamise la vie du lieu : événements réguliers, networking, communication interne.

Il coordonne et gère opérationnellement les événements, en collaboration avec la chargée événementiel.

Il propose des idées pour enrichir les formats, améliorer l’expérience et développer des offres créatives.

Il met en place des processus pour fluidifier l’organisation et renforcer la satisfaction client.

Il coordonne les équipes pour le bon déroulement des événements : plannings, fiches techniques, briefs opérationnels.

Il gère les besoins en mobilier, matériel, restauration, personnel.

Il coordonne les prestataires externes (technique, traiteur, sécurité, hôtes, etc.).

Il collabore avec les équipes internes (accueil, maintenance, communication, restauration).

Technique & maintenance

Il assure le suivi quotidien des installations et coordonne les interventions techniques.

Il planifie les entretiens et investissements futurs.

Il veille à la sécurité des biens, des personnes et des équipes.

Profil recherché

Niveau Bac+4 minimum ou école de commerce

Capacité managériale

Excellente maîtrise de l’anglais

Proactivité

Excellentes qualités relationnelles

Organisation irréprochable

Rigueur dans la gestion

Capacité d’innovation, créativité, force de proposition

Capacité de résistance face au stress

Savoir-vivre : politesse, courtoisie, diplomatie, sens de l’écoute, maîtrise de soi