Chargé des archives F/H (Nouvelle fenêtre)

TN France; Melun; Sur place; EUR 30 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

Une opportunité passionnante vous attend au sein d'une collectivité dynamique, où vous serez responsable de la gestion des archives et des documents. Vous jouerez un rôle clé dans la mise en œuvre de stratégies documentaires essentielles pour garantir la conformité légale et la sécurité des données. En collaborant avec diverses équipes, vous contribuerez à la protection des droits et des intérêts de l'organisation. Ce poste offre un environnement de travail stimulant, avec des avantages attractifs comme le télétravail et des formations innovantes, tout en favorisant la diversité et l'inclusion. Rejoignez une équipe engagée à faire une différence dans la communauté.

Prestations

Titres restaurant

25 jours de congés annuels

24 RTT

Participation à la mutuelle

Parking gratuit

Gare à proximité

Formations innovantes

Télétravail possible

Qualifications

• Expérience dans la gestion de documents et l'archivage selon les normes légales.
• Capacité à concevoir un système intégré de gestion de l'archivage.

Responsabilités

• Définir et mettre en œuvre le cycle de vie des documents.
• Assurer la conformité légale des processus documentaires.

Connaissances

Gestion de documents

Archivage

Conformité législative

Gestion de projet

Analyse organisationnelle

Formation

Diplôme en gestion de l'information

Formation en archivage

Outils

Systèmes de gestion documentaire

Outils de cryptographie

Description du poste

Chargé des archives F/H (Nouvelle fenêtre), Melun

Département de Seine et Marne

Qui sommes-nous ?

La Direction Générale adjointe de la Solidarité (DGAS), traite de toutes les questions allant de la protection maternelle et infantile, protection de l’enfance, aide aux personnes âgées et handicapées en passant par l’emploi et la santé. A travers ces différentes missions, elle œuvre au quotidien pour faire du Département un territoire de la solidarité et de lutte contre les inégalités.

Vous assurez la responsabilité de la maîtrise du cycle de vie des documents et des processus documentaires de la DGAS et des établissements. Vous définissez et mettez en œuvre les stratégies et les procédures permettant à la collectivité de disposer à tout instant du document ou de la donnée dont vous avez besoin pour conduire vos activités et vous protéger des risques juridiques (exigences légales et réglementaires, contentieux ...). Vous garantissez la protection des documents et des données en fonction des exigences liées aux risques et au processus qualité.

A ce titre, vos missions principales sont :

• Définition du cycle de vie des documents, des types de documents à conserver et de leur durée de conservation pour la garantie des droits et intérêts de l'entreprise.
• Etablissement des durées de conservation en fonction des contraintes légales et réglementaires et des risques liés aux délais de prescription.
• Détermination des supports de conservation, formats de fichiers ...
• Détermination des métadonnées du document et du dossier électronique.
• Participation au choix des solutions technologiques avec les responsables documentaires, informatiques et qualité.
• Participer aux activités d’archivage, d’élimination (manutention, commande des bennes etc .. )
• Réaliser les bordereaux de versements et de destruction.

A titre secondaire :

• Définition et mise en œuvre des processus documentaires; création, révision, validation, et archivage.
• Définition des droits d'accès.
• Administration de bases de documents.
• Vérification de la qualité et de la fiabilité du contenu, de la cohérence avec le système d'information du Département.
• Formation et assistance des utilisateurs, sur place et à distance.
• Mise en œuvre et actualisation des référentiels de gestion des documents dans le cadre des évolutions règlementaires et normatives.

Votre profil

Savoirs :

• Mettre en place un archivage et une conservation des documents adaptée aux exigences législatives et aux besoins des directions métiers.
• Concevoir et proposer un système global intégré de gestion de l’archivage.
• Gérer, piloter et mener à bien un projet avec des notions de livrables, de qualité, coût et délais.
• Appliquer et respecter les dispositions légales, réglementaires et conventionnelles, notamment en matière de preuves, de disponibilité et d'accès à l'information.
• Concevoir, spécifier et administrer un système de gestion de documents.
• Choisir les formats de fichiers adaptés à l'archivage des documents de tous types et être familier avec les mesures de sécurité des données, en particulier les procédures de cryptographie.
• Identifier et décrire le contenu d'une ressource documentaire pour en permettre, l'identification, la recherche et la restitution

Savoir faire

• Analyser rapidement et globalement une organisation.
• Capacité à initier et piloter le changement au sein d'un organisme.

Nos avantages

• Titres restaurant
• 25 CA et 24 RTT (sur la base de 39h hebdomadaires / Forfait jour pour les encadrants de catégorie A)
• Participation employeur à la Mutuelle et prévoyance
• Parking gratuit
• Gare à proximité
• Prestations sociales et COS

• Offres de formations innovantes
• Parcours managérial
• Ecole des métiers
• Accompagnement aux concours
• Télétravail possible après une période d’intégration
• Le poste est situé à Melun
• Le poste est ouvert aux fonctionnaires par voie de détachement ou mutation et aux contractuels
• Le Département est ouvert à la diversité et facilite l’accueil et l’intégration des travailleurs handicapés.