Chargé de secrétariat et d'appui aux outils numériques H/F

Voies navigables; Paris; Sur place; EUR 26 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

Voies navigables de France (VNF) recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour soutenir le secrétariat mutualisé de la Direction Territoriale Bassin de la Seine et Loire aval (DTBS). Vous assurerez l’appui administratif auprès des services du siège et territoriaux et contribuerez à la gestion des outils et au traitement du courrier.

Vous participerez à l’organisation des réunions, à la gestion des messageries et à l’élaboration des procédures.

Qualifications

• Compétences organisationnelles et capacités d’analyse démontrées dans un contexte administratif.
• Maîtrise des outils statistiques/d’organisation et capacité à gérer les priorités.

Responsabilités

• Participer aux activités quotidiennes du secrétariat mutualisé et assurer la continuité de service.
• Assurer un appui administratif auprès des différents services.
• Gérer les messageries fonctionnelles et traiter le courrier.
• Organiser les réunions : convocations, logistique, préparation des dossiers et suivis.
• Accompagner les utilisateurs dans l’utilisation des outils, notamment ELISE.
• Assurer l’administration fonctionnelle de premier niveau des outils du pôle.
• Élaborer et actualiser les procédures, modes opératoires et guides utilisateurs.
• Veiller à la qualité des circuits documentaires et à l’harmonisation des pratiques.
• Participer à la réingénierie des processus et proposer des améliorations.
• Contribuer aux projets de modernisation des outils et pratiques (gestion documentaire, outils collaboratifs, automatisation, IA).
• Participer à la diffusion des bonnes pratiques et à l’accompagnement des utilisateurs.

Connaissances

Organisation

Analyse

Gestion du temps

Travail en équipe

Outils

ELISE

Description du poste

Voies navigables de France(VNF)est l’établissement public en charge de la gestion, de l’exploitation et du développement d’un réseau de 6700 km de voies fluviales en France. Avec nos 4 000 collaborateurs, nous transformons ce réseau en un moteur de développement économique, écologique et social. Nous offrons des solutions durables en matière de transport, de gestion de l’eau, de tourisme et de nouvelles énergies.

La direction territoriale Bassin de la Seine et Loire aval (DTBS) de Voies Navigables de France (VNF) est l’une des 7 directions territoriales de l’établissement.

Elle assure :

• L’exploitation, l’entretien et la modernisation de la voie d’eau
• La gestion du domaine public fluvial
• Le développement du transport fluvial

Son périmètre couvre 5 régions et 18 départements, avec un réseau d’environ 1400 km de voies navigables. Au sein de la DTBS, un pôle de secrétariat mutualisé est en cours de structuration pour accompagner la direction, les services du siège et les services territoriaux (ST).

Rattaché(e) à la responsable du pôle, vous contribuez au bon fonctionnement du secrétariat mutualisé et assurez un appui administratif auprès de la direction, des services du siège et des services territoriaux.

Appui au fonctionnement du pôle

• Participer aux activités quotidiennes du secrétariat mutualisé et assurer la continuité de service.
• Assurer un appui administratif auprès des différents services.
• Gérer les messageries fonctionnelles et participer au traitement du courrier.
• Organiser les réunions : convocations, logistique, préparation des dossiers et suivi des comptes rendus si nécessaire.

Référent(e) outils et processus

• Accompagner les utilisateurs dans l’utilisation des outils de secrétariat, notamment ELISE.
• Assurer l’administration fonctionnelle de premier niveau des outils du pôle.
• Élaborer et actualiser les procédures, modes opératoires et guides utilisateurs.
• Veiller à la qualité des circuits documentaires et à l’harmonisation des pratiques.

Amélioration continue et innovation

• Participer à la réingénierie des processus de secrétariat.
• Identifier les possibilités de simplification et proposer des améliorations.
• Contribuer aux projets de modernisation des outils et pratiques administratives : gestion documentaire, outils collaboratifs, automatisation, intelligence artificielle, etc.
• Participer à la diffusion des bonnes pratiques et à l’accompagnement des utilisateurs.

Pour réussir dans ces missions, vous vous appuierez sur votre sens de l’organisation, votre capacité d’analyse et votre intérêt pour les outils numériques et l’amélioration des pratiques.