Chargé de protocole (H/F)

TN France; Provence-Alpes-Côte d'Azur; Sur place; EUR 32 000 - 48 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise dynamique recherche un Chargé de protocole passionné pour organiser des événements en respectant les règles protocolaires. Vous serez responsable de la gestion des invitations et de l'accueil des personnalités lors de manifestations publiques. Ce rôle vous permettra de mettre à profit vos compétences en communication et en organisation tout en contribuant à des événements significatifs. Si vous êtes méthodique, réactif et avez un sens aigu de l'accueil, cette opportunité est faite pour vous. Rejoignez une équipe engagée dans un environnement stimulant où chaque événement est une occasion de briller.

Qualifications

• Connaissance approfondie du protocole républicain et de l'organisation régionale.
• Capacité à gérer des événements publics et à accueillir des personnalités.

Responsabilités

• Organiser des manifestations en conformité avec le protocole républicain.
• Gérer les invitations et l'accueil des invités lors des événements.

Connaissances

Connaissance du protocole républicain

Maîtrise de l'anglais

Techniques de gestion de conflits

Aisance rédactionnelle

Techniques de gestion de stress

Formation

Niveau Bac + 4

Outils

Outils bureautiques

Bases de données

Description du poste

Chargé de protocole (H/F), Bouches-du-Rhone

Détails de l'offre

Famille de métiers : Communication > Stratégies de communication

Grade(s) recherché(s) : Attaché, Attaché hors classe, Attaché principal

Ouvert aux contractuels : Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires. Un contractuel peut être recruté pour les besoins des services ou selon la nature des fonctions, lorsque aucune candidature de fonctionnaire n'a abouti. Le contrat ne peut excéder trois ans, renouvelable jusqu'à une durée maximale de six ans.

Temps de travail : Temps complet

Descriptif de l'emploi

Chargé de protocole (H/F)

Missions / conditions d'exercice

1. Organiser et mettre en œuvre les manifestations en conformité avec le positionnement de la Région et les règles du protocole républicain
2. Assurer la gestion des invitations et l'organisation de l'accueil des invités lors des manifestations de relations publiques
3. Participer à l'organisation protocolaire des grands événements nécessitant la contribution de tout le service
4. Assurer l'accueil de hautes personnalités

Missions et activités

• Garantir la préparation, la mise en œuvre et le suivi d'organisation d'événements, réceptions, soirées, inaugurations...
• Assurer la gestion du protocole (accueil et placement des autorités...)
• Accueillir et accompagner les élus régionaux et les délégations étrangères
• Réaliser divers documents relatifs aux manifestations (plaques commémoratives, déroulés) en conformité avec le protocole républicain
• Valider les documents proposés à la Région par les partenaires
• Déterminer et gérer les prestations à commander aux fournisseurs
• Établir un cahier des charges pour l'élaboration de marchés publics
• Organiser le dispositif protocolaire nécessaire à une manifestation (accueil, signalétique, buffets...)
• Établir et gérer des listes d'invités, créer des cartons d'invitation et suivre les invitations
• Préparer des programmes culturels en marge des événements officiels

L’agent peut être amené à réaliser toute activité nécessaire au service ou à la continuité de service. Certaines compétences pourront être acquises lors de la prise de poste ou par formation.

L’agent doit exercer ses fonctions dans le respect des règles de déontologie de la fonction publique, avec dignité, impartialité, intégrité et probité, en faisant preuve de neutralité et en respectant le principe de laïcité ainsi que les règles de cumul d'activité.

Profils recherchés

Savoirs

• Connaissance du protocole républicain en vigueur
• Connaissance du territoire et de l'organisation de la collectivité
• Maîtrise de l'anglais
• Connaissance d'une langue méditerranéenne souhaitée (arabe, italien, espagnol...)
• Techniques et outils de gestion des bases de données
• Connaissance des procédures de transmission des demandes
• Techniques de gestion de conflits et de stress
• Aisance rédactionnelle et orale

Savoir-faire

• Coordonner l'intervention de partenaires
• Analyser et traduire les demandes en besoins
• Conseiller et aider à la décision
• Comprendre et appliquer réglementations et procédures
• Maîtriser la communication orale et écrite
• Développer et entretenir un réseau relationnel
• Analyser l'environnement et les contraintes
• Conduire une réunion et rendre compte
• Gérer l'accueil téléphonique et les messages
• Utiliser les outils bureautiques et internet

Savoir-être

• Faire preuve de méthode, d'organisation et de confidentialité
• Anticipation, réactivité, sens de l'initiative
• Politesse, diplomatie, rigueur
• Aptitudes relationnelles et sens de l'accueil
• Résistance au stress et au travail de terrain
• Autonomie et esprit d'équipe

Formations et diplômes

Niveau Bac + 4, Permis obligatoire