Chargé de projet déménagement

UFCV; Paris; Sur place; EUR 55 000 - 85 000; Plein temps

Résumé du poste

L’UFCV recrute un chef de projet opérationnel pour piloter le regroupement du siège et d’une délégation régionale sur un site unique. Vous organisez le transfert, coordonnez les intervenants et assurez le suivi des travaux, du déménagement et de l’aménagement des espaces.

Vous veillez au respect du planning et du budget, communiquez régulièrement sur l’avancement et accompagnez les équipes dans le changement.

Qualifications

• Formation supérieure en gestion de projet, immobilier, logistique ou organisation et expérience confirmée dans la conduite de déménagements ou réorganisations de sites.
• Maîtrise des outils de planification et de suivi (planning, reporting, comités de suivi).
• Capacité à coordonner des interlocuteurs multiples (nationale, régionale, services supports, prestataires).

Responsabilités

• Piloter le regroupement du siège et de la délégation régionale sur un site unique.
• Coordonner les intervenants et superviser les prestataires: déménagement, travaux, informatique, mobilier, sécurité.
• Préparer le plan de transfert logistique et veiller à l’implantation des espaces.
• Accompagner les équipes et conduire le changement, informer l’avancement et traiter les besoins.
• Suivre le budget et les ressources, garantir la continuité d’activité et réaliser le bilan de mission.

Connaissances

Gestion de projet

Pilotage

Coordination

Planification

Reporting

Formation

Formation supérieure en gestion de projet, immobilier, logistique ou organisation

Outils

MS Project

Excel

Description du poste

Dans le cadre d’une acquisition immobilière de l’UFCV, l’association engage une opération de regroupement de son siège et d’une délégation régionale sur un même site.

Actuellement implantés sur trois sites distincts en location, les 2 entités seront transférées dans de nouveaux locaux afin de :

• Mutualiser les espaces et les moyens
• Améliorer les conditions de travail
• Optimiser les coûts de fonctionnement
• Renforcer les synergies entre les équipes
• Développer la convivialité sur le site entre les équipes et « l’extérieur »
• Renforcer la « visibilité » de l’UFCV.

Le chef de projet aura pour mission de piloter et coordonner l’ensemble des opérations nécessaires à la préparation, à l’organisation et à la réalisation du déménagement jusqu’à pleine mise en service du nouveau site, en partenariat avec la société d’aménagement du site.

Vos principales missions sont les suivantes :

1. Pilotage du projet de regroupement

• Elaborer le planning global du projet
• Identifier les contraintes techniques, organisationnelles et humaines
• Assurer le suivi budgétaire de l’opération
• Mettre en place les outils de pilotage et de reporting
• Préparer et animer le comité de suivi du projet

2. Coordination des intervenants

• Assurer la coordination entre :
  • La direction nationale
  • La délégation régionale
  • Les services supports
  • Les prestataires externes
• Superviser les interventions des différents prestataires
• Déménagement
• Travaux et aménagement
• Informatique et téléphonie
• Mobilier
• Sécurité et maintenance

3. Préparation et organisation du déménagement

• Recenser les besoins des différents services
• Organiser les plans d’implantation des équipes et des espaces communs
• Superviser l’aménagement des nouveaux locaux
• Veiller à la conformité des installations :
  • Réseaux informatiques
  • Equipements techniques
  • Accessibilité
  • Sécurité
  • Signalétique
• Organiser les transferts des équipements, archives et matériels
• Organiser le réemploi du matériel et l’évacuation du mobilier obsolète

4.Accompagnement des équipes et conduite du changement

• Informer régulièrement sur l’avancement du projet
• Accompagner les équipes dans la préparation du transfert
• Identifier et traiter les besoins spécifiques des utilisateurs
• Faciliter l’appropriation du nouveau site et des nouveaux modes de fonctionnement liés au regroupement.

5. Mise en service et clôture du projet

• Superviser l’installation opérationnelle des services
• Garantir la continuité d’activité pendant la phase de transition
• Assurer le traitement des réserves après installation
• Réaliser un bilan de mission.

Livrables attendus

• Planning détaillé du projet
• Budget et tableaux de suivi
• Cartographie des implantations et des plans d’occupation
• Compte-rendu des comités
• Plan de transfert logistique
• Tableau de gestion des risques et actions correctives
• Rapport final de clôture

Titulaire d’une formation supérieure en gestion de projet, en immobilier, en logistique ou en organisation, vous justifiez d’une expérience confirmée dans la conduite de projets de déménagement, de transfert ou de réorganisation de sites.

Vous savez piloter un projet dans toutes ses dimensions et coordonner efficacement de multiples interlocuteurs, internes comme externes. Vous maîtrisez les outils de planification et de suivi nécessaires au respect des différentes étapes, des délais et des objectifs fixés.

Reconnu(e) pour vos qualités relationnelles, organisationnelles et rédactionnelles, vous faites preuve de rigueur, d’autonomie et d’un réel sens de l’anticipation. Votre capacité à hiérarchiser les priorités et à vous adapter aux imprévus constituera un atout essentiel pour réussir dans cette fonction.