Chargé de planification & administratif H / F

Réseau GES; Bordeaux; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Rejoignez un réseau d'enseignement supérieur dynamique et en pleine croissance en tant que Chargé de planification. Ce poste clé vous permettra de gérer l'organisation des cours, d'optimiser les emplois du temps et d'assurer la liaison avec les intervenants. Vous serez au cœur d'une équipe qui accompagne les étudiants dans leur parcours académique. Si vous êtes proactif, autonome et avez un bon sens de la communication, cette opportunité est faite pour vous. Profitez d'un environnement stimulant où votre contribution aura un impact direct sur la réussite des étudiants.

Prestations

Mutuelle

Réductions tarifaires

Remboursement des transports à 50%

Chèques cadeaux

Tickets restaurants

Qualifications

• Expérience en gestion ou logistique avec une formation Bac+2/3.
• Compétences en planification et gestion des intervenants.

Responsabilités

• Préparer les documents de disponibilité des intervenants.
• Gérer les absences et optimiser les emplois du temps.
• Anticiper les goulots d'étranglement sur un site.

Connaissances

Proactivité

Maîtrise des logiciels de planification

Excel

Gestion des intervenants

Formation

Bac+2/3 en gestion ou logistique

2 ans d'expérience dans un poste similaire

Outils

Gesplanning

Hyperplanning

Description du poste

Le réseau GES & EDUCTIVE forme un réseau d’enseignement supérieur composé de 23 écoles spécialisées réparties sur 25 campus en France, regroupant près de 22 000 étudiants.

Implantés à Paris, Lille, Lyon, Reims, Grenoble, Aix-en-Provence, Toulon, Toulouse, Nantes, Rennes et Bordeaux, nous occupons une place importante dans le secteur de l’éducation supérieure en France.

Nous proposons des programmes BTS, Bachelors, Mastères et MBA dans de nombreux domaines : Management, Commerce, Marketing, Communication, Immobilier, Audit & Finance, Ressources Humaines, Comptabilité, Digital, Informatique, Design, Architecture, Journalisme, Audiovisuel, Conseil en Image, Luxe et Mode.

Rejoindre notre réseau, c’est intégrer une organisation dynamique et ambitieuse en pleine croissance, et accompagner de nombreux étudiants dans leur insertion professionnelle.

Avantages :

• Mutuelle
• Réductions tarifaires
• Remboursement des transports à 50%
• Chèques cadeaux
• Tickets restaurants

Dans le cadre du développement du réseau GES & EDUCTIVE, notre école supérieure Eductive à Bordeaux recherche un Chargé de planification H/F, chargé de faire le lien avec les enseignants pour l'organisation des cours des étudiants.

Vos missions principales seront :

Préparation de l’année scolaire

• Préparer les documents de disponibilité des intervenants en lien avec la direction des études
• Envoyer les demandes de disponibilités aux intervenants, hiérarchiser selon priorité ou contrainte
• Réaliser et optimiser la programmation des cours selon disponibilités intervenants et moyens (salles, informatique…)
• Gérer les contraintes de cours communs et d’électifs : anglais, informatique, électifs
• Gérer les contraintes matérielles : amphithéâtres, salles informatiques, vidéoprojecteurs

Gestion des contraintes et planification

• Anticiper les goulots d’étranglement sur un site
• Vérifier l’adéquation entre taille des salles et groupes, ainsi que le nombre de salles et de groupes
• Planifier les examens
• Confirmer les plannings aux intervenants
• Veiller au respect des volumes horaires

Gestion quotidienne

• Gérer les absences, repositionner les heures manquantes
• Informer les attachés de promotion et tenir à jour le logiciel de planning « Gesplanning »
• Fournir les feuilles de présence
• Optimiser les emplois du temps en cas d’absences ou de trous
• Alerter sur les engorgements et indisponibilités
• Communiquer avec les intervenants sur leur planning
• Réserver des salles pour événements
• Soutenir ponctuellement les attachés de promotion ou coordinateurs pédagogiques

Missions RH

• Gérer les intervenants (contrats, facturation, dossiers administratifs)
• Créer fiches intervenants, relayer avec le service RH
• Préparer les variables de paie mensuelles
• Participer à l’accueil des nouveaux salariés

Compétences recherchées

• Proactivité, initiative, bon dialogue
• Disponibilité lors d’activités intenses
• Maîtrise des logiciels de planification (hyperplanning), Excel, processus de paie, environnement école

Qualités personnelles

• Rigueur, autonomie, réactivité, adaptabilité
• Bon relationnel, sens de l’écoute, résistance au stress, bonne communication

Critères de performance

• Respect des délais, emploi du temps équilibré, taux d’occupation optimal, adéquation groupes/salles, rapidité de modification, positionnement des cours communs et électifs, respect des contraintes matérielles

Profil

Bac+2/3 en gestion ou logistique, ou 2 ans d’expérience dans un poste similaire. Rythme de travail du lundi au vendredi. Contrat de 39H, pas de télétravail.