Chargé de mission actes administratifs et financements extérieurs DSD VQ (F/H)

Communauté urbaine Grand Paris Seine & Oise; Magnanville; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité territoriale dynamique recherche un Chargé de mission Actes administratifs et financements extérieurs. Vous serez responsable de la rédaction des actes administratifs et du suivi des financements extérieurs. Le candidat idéal a une maîtrise des règles administratives et budgétaires ainsi qu'une capacité à travailler en équipe. Le poste offre une rémunération attractive et des possibilités de télétravail.

Prestations

Rémunération attractive sur étude individualisée

Télétravail possible

Carte restaurant avec contribution employeur de 60%

Prise en charge du titre de transport à hauteur de 75%

Prévoir des prestations sociales et culturelles

Qualifications

• Expérience professionnelle avérée souhaitée.
• Connaissance des règles budgétaires et comptables publiques.
• Capacités d'accompagnement au changement.

Responsabilités

• Rédiger et contrôler les actes administratifs pour les directions opérationnelles.
• Participer à l'élaboration et au suivi budgétaire des financements extérieurs.
• Assurer un suivi administratif et financier des projets.

Connaissances

Maîtrise de l'environnement de la fonction publique territoriale

Capacité à conduire des projets

Aptitudes à appliquer des règles et procédures

Maîtrise des outils de gestion bureautique (Microsoft 365)

Formation

Diplôme de niveau équivalent à une licence en comptabilité et/ou finances

Outils

Oxyad

Civil Finances

Description du poste

Missions

Née en 2016 sur les deux rives de la Seine, notre jeune Communauté urbaine rassemble 73 communes du nord des Yvelines et un peu plus de 437 400 habitants. Le territoire de GPS&O conjugue dynamisme industriel, innovation économique et qualité de vie grâce à un équilibre entre biodiversité et aménagements urbains. Une identité que nous portons fièrement dans nos missions de service public au quotidien et dans nos projets futurs ! Nous recherchons des collaboratrices et des collaborateurs passionnés qui ont envie de travailler en équipe et de s’investir de façon concrète pour ce territoire et ses habitants.

La Direction des Supports Décentralisés (DSD) de la DGA Vie Quotidienne a été créée dans le souci de renforcer à la fois la proximité opérationnelle des directions métiers et la vision stratégique, le pilotage et la veille assurés par les directions ressources. Au sein de l’unité Gestion administrative rattachée à la DSD Vie Quotidienne, le Chargé de mission Actes administratifs et financements extérieurs est placé sous l’autorité du responsable de l’unité.

L’Unité Gestion Administrative assure les fonctions administratives de l’ensemble des directions opérationnelles de la DGA Vie Quotidienne (hors Cycle de l’eau), à savoir :

• La direction de la Voirie ;
• La direction des Bâtiments et Equipements Communautaires ;
• La direction de l’Energie ;
• La direction de la Maîtrise des Déchets ;
• La direction de la Maîtrise d’Ouvrage.

Les activités du Chargé de mission Actes administratifs et financements extérieurs consistent à rédiger, relire, contrôler et centraliser les actes administratifs ainsi qu’à appuyer au montage des dossiers de demande de financements extérieurs, puis à déposer les demandes de versements et soldes selon les règles et les attendus en termes de délai et de qualité, imposés par les financeurs. Pour ce faire, le chargé de mission sollicite les pilotes des directions opérationnelles pour obtenir les informations et documents nécessaires et l’appui du référent subvention du service financements externes des projets en charge de la DGA VQ.

La bonne exécution de ces missions doit permettre au titulaire du poste d’anticiper et d’informer les interlocuteurs appropriés sur les difficultés qui pourraient apparaître et les accompagner à leur résolution. Son intervention auprès des différents interlocuteurs doit permettre de présenter des actes administratifs consolidés et rendre possible le versement effectif des financements extérieurs au bénéfice de la CU.

Le titulaire du poste doit veiller à alimenter soigneusement les outils et suivre les processus en vigueur afin de permettre une gestion administrative rigoureuse de son périmètre d’activité. Ainsi, le titulaire du poste assure le reporting régulier auprès du responsable de l’unité Gestion administrative et l’alerte en anticipation des difficultés qui pourraient apparaître. Il est force de proposition pour accompagner leur résolution. Il assure également le reporting auprès du service Financements externes des projets qui consolide les informations au niveau de la Communauté urbaine.

La réussite de ses missions tient notamment à la qualité et à la transversalité des échanges avec l’ensemble des interlocuteurs, internes à la Communauté urbaine (en particulier au sein des services de la DSD mais aussi auprès des chargés d’opérations, des directions ressources et métiers, …) et externes (financeurs, TP, …) ainsi qu’à l’anticipation des échéances.

Vos Missions Principales Seront

• Rédaction des actes administratifs :
• Rédiger ou relire et contrôler les actes administratifs de la DGA VQ : décisions, arrêtés, délibérations selon les procédures internes et le calendrier annuel des instances, en lien avec les directions opérationnelles et le service des Assemblées.
• Centraliser les actes administratifs, les gérer dans l’outil (Oxyad) et les suivre à l’aide de tous les outils partagés.

Participation au Pilotage Global des Financements Extérieurs

• Participer activement aux revues portées par le service Financements externes des projets, et notamment en lien avec la Feuille de route annuelle financements extérieurs.
• Participer à l’élaboration du rétroplanning de financements externes, assurer son suivi et communiquer auprès des interlocuteurs ayant intérêt dès la notification.
• Participer à l’élaboration et au suivi de l’exécution budgétaire des financements extérieurs en lien fonctionnel avec le service Budget et comptabilité de la DGA VQ et le service Financements externes des projets.

Appui au montage des dossiers de demande de financements extérieurs

• Participer à l’identification des projets ou opérations qui feront l’objet de demande de financements externes en lien avec le service Financements externes des projets et les directions opérationnelles dans le cadre du travail d’accompagnement mené au fil de l’eau.
• Appuyer et centraliser les dossiers de demande de financements externes en collaboration avec les différents interlocuteurs appropriés (pilotes ou chargés d’opérations, services de la DSD ou service Financements externes des projets) : préparation, complétude avant envoi des dossiers.
• Rédiger les actes administratifs nécessaires aux dossiers.

Suivi Global des Financements Extérieurs

• Assurer un suivi administratif et financier (avancement des projets, demandes de versements d’acomptes ou de soldes, montants versés, validité des conventions…), remonter les éventuels écarts en termes de délais ou de montants.
• Assurer le suivi et le reporting des financements extérieurs à percevoir par les outils appropriés.
• Assurer la communication sur les rétroplannings et les actions associées.
• S’assurer de la complétude des dossiers avant clôture.

Demandes de Versements des Financements Extérieurs

• Solliciter les interlocuteurs adéquats en interne (opérationnels ou financiers) pour finaliser les dossiers (pièces techniques et financières) de demande de versements.
• Participer à la réalisation et transmettre aux financeurs les bilans dans les délais impartis, en respectant le formalisme.
• Saisir les engagements de recettes et joindre les pièces annexes, selon les process en vigueur.
• Remettre la notification de versement aux services opérationnels et financiers concernés.
• Préparer l’état des dépenses mandatées en vue de l’intégration dans le portail demarches-simplifiees puis la signature de la Trésorerie.

Activités Associées Ou Connexes

• Réaliser des activités en soutien à l’équipe de l’unité en fonction des nécessités et impératifs (délais) et/ou complémentaires en fonction des actualités de la direction sur demande de sa hiérarchie.

Profil

Votre profil nous intéresse si vous avez :

• Une maîtrise de l’environnement et du fonctionnement de la fonction publique territoriale ;
• un diplôme de niveau équivalent à une licence en comptabilité et/ou finances voire administration publique
• une expérience professionnelle avérée appréciée
• une maîtrise des règles de rédaction des actes administratifs
• une connaissance fine des règles budgétaires et comptables publiques (notamment la nomenclature M57)
• des aptitudes à appliquer des règles et des procédures
• une capacité à conduire des projets et à accompagner dans la conduite du changement
• une maîtrise des outils de gestion bureautique (Microsoft 365), des applicatifs Civil Finances et Oxyad.

La Communauté Urbaine Vous Propose

• Une rémunération attractive sur étude individualisée
• Différentes formules de télétravail possibles et espaces de coworking à disposition selon les missions exercées
• Parking gratuit, forfait mobilité durable sous conditions
• Carte restaurant avec contribution employeur de 60%
• Possibilité de souscrire à une mutuelle et prévoyance avec participation employeur
• Prestations sociales, culturelles et sportives CNAS (Centre National d’Action Sociale)
• Environnement 100% cloud - Politique de développement des compétences
• Engagements : plan d’égalité femmes/hommes, apprentissage, handicap
• Qualité de vie au travail : moment de convivialité, mise en place d’un baromètre de la QVCT
• Prise en charge du titre de transport à hauteur de 75%
• Forfait mobilité durable