Chargé d'Administration des Ventes F/H

Kosmos; Nantes; Sur place; EUR 30 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise innovante dans le secteur de l'éducation recherche un administrateur des ventes pour rejoindre une équipe dynamique à Nantes. Dans ce rôle, vous serez responsable de la gestion complète de l'administration des ventes, allant du suivi des contrats à la facturation. Vous aurez l'opportunité de travailler dans un environnement collaboratif où l'esprit d'entraide et une bonne ambiance de travail sont primordiaux. Si vous êtes organisé, rigoureux et passionné par le service client, cette opportunité est faite pour vous. Rejoignez une équipe qui valorise l'innovation et le développement professionnel.

Prestations

Jours de RTT

Télétravail possible

Mutuelle et prévoyance

Qualifications

• Diplôme Bac +2 minimum en gestion, commerce ou administration des ventes.
• Expérience d’au moins 2 ans dans une fonction similaire.

Responsabilités

• Assurer le suivi des contrats clients et mettre à jour les données dans les outils internes.
• Établir les devis et suivre le cycle de vie contractuel.
• Émettre les factures et mener les actions de recouvrement.

Connaissances

Gestion administrative

Compétences organisationnelles

Maîtrise des outils bureautiques

Service client

Anglais écrit

Formation

Diplôme en gestion, commerce ou administration des ventes

Outils

Excel

ERP

CRM

Description du poste

Le Groupe Ontolia regroupe 3 entités : Kosmos (spécialistes du numérique pour l'éducation), LMS Factory (formation e-learning), et NFrance (hébergement web et infogérance) dont le siège social est situé à Nantes.

Nous comptons plus de 150 collaborateurs dans l'ensemble du groupe, et réalisons un CA consolidé de 13 M€. Leader dans notre secteur d’activité et acteur incontournable de la EdTech. Nous travaillons à développer des solutions innovantes adaptées pour l'enseignement et la formation.

Vous rejoignez l’équipe en charge de l’administration des ventes (4 personnes), rattachée à la Direction Administrative et Financière.

C’est une équipe dynamique et soudée, où la bonne ambiance et l’esprit d’entraide font partie du quotidien. Vous contribuerez au cycle complet de l'administration des ventes, du devis au recouvrement pour les différentes sociétés du groupe.

Les principales missions de ce poste sont :

1. Gestion administrative des ventes
   • Assurer le suivi des contrats clients, avenants et création des comptes clients.
   • Contrôler la qualité des données contractuelles : vérification de la complétude, conformité et exactitude des informations reçues.
   • Mettre à jour de façon rigoureuse les données clients et les commandes dans les outils internes.
2. Gestion du portefeuille client
   • Etablir les devis sur la base des propositions commerciales.
   • Suivre le cycle de vie contractuel (signature, renouvellement, résiliation, reconduction tacite).
   • Contribuer à la préparation et à la remise des dossiers d’appels d’offres.
   • Être le point de contact clients lors des sollicitations en lien avec la facturation.
3. Facturation et suivi des encaissements
   • Animer les points mensuels de préparation de la facturation.
   • Emettre les factures clients pour les projets et les abonnements de services numériques.
   • Enregistrer les paiements e-commerce.
   • Mener les actions de recouvrement.
   • Etablir le suivi trimestriel du chiffres d'affaires.
   • Garantir la fiabilité du reporting en lien avec les équipes opérationnelles.

Profil recherché

Vous êtes Diplômé(e) en gestion, commerce ou administration des ventes (Bac +2 minimum).

Vous pouvez possédez une expérience d’au moins 2 ans dans une fonction similaire.

Vous êtes à l’aise avec les chiffres et les outils digitaux, et vous maîtrisez des outils bureautiques (notamment Excel) ainsi que les logiciels de gestion commerciale (ERP, CRM, etc.).

Vous êtes reconnu(e) pour votre excellente compétence organisationnelle et votre rigueur dans le traitement des dossiers.

Vous avez le sens du service client, un esprit d’équipe et vous savez gérer les priorités.

A noter que la pratique de l’anglais écrit est un plus.

• Locaux en plein centre-ville de Nantes
• Jours de RTT
• Télétravail possible à hauteur de 2 jours par semaine, dès la validation de la période d’essai
• Mutuelle et prévoyance

Notre processus de recrutement

• Tout commence avec un échange téléphonique de découverte avec notre équipe RH (30 min).
• Dans un second temps, vous rencontrerez notre Responsable ADV puis notre DAF (environ 1h30) : échange autour de vos expériences, motivation, présentation plus détaillée du poste, mises en situation…
• Nous vous faisons part de notre décision finale sous 2 semaines.
• Nous planifions ensemble une date pour vous faire rencontrer votre future équipe et découvrir les locaux avant votre prise de fonction.