Chargé d'accueil F/H

Université de Bordeaux; Pessac; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université dynamique cherche un membre pour son Bureau de la Vie Étudiante à Talence. Le poste implique d'accueillir et d'accompagner les étudiants dans leur vie universitaire, de faciliter les démarches administratives et de contribuer à l'organisation d'événements. Vous évoluerez dans un environnement stimulant, en interaction avec divers services, avec une grande disponibilité attendue.

Prestations

50 jours de congés annuels

Prise en charge à 75% des transports en commun

Participation à la mutuelle

Offres loisirs, sport et culture

Possibilité de parking

Forfait 'mobilités durables'

Parcours d’accueil et formations

Qualifications

• Capacité à travailler en équipe dans un environnement dynamique.
• Connaissance de l'environnement universitaire et des réseaux.
• Anglais B1/B2 souhaité pour interagir avec des étudiants internationaux.

Responsabilités

• Assurer un accueil chaleureux et orienter les usagers.
• Faciliter les démarches administratives des étudiants.
• Gérer le secrétariat et assurer le suivi des flux d’usagers.

Connaissances

Communication

Accueillant

Organisation

Dynamisme

Outils

Word

Excel

Outlook

Description du poste

À propos de nous

L’université de Bordeaux est une grande université dynamique, responsable, attentive au bien-être de ses personnels. La rejoindre, c’est travailler dans un cadre privilégié au sein d’une communauté professionnelle particulièrement diverse et ouverte, en bénéficiant de dispositifs d’accueil et d’inclusion, de formation et de mobilité interne. C’est participer à une aventure académique, scientifique et humaine. C’est s’engager à relever les défis du XXIe siècle.

Le pôle formation, insertion professionnelle et vie universitaire (FIPVU) met en œuvre la politique d'orientation et de formation en lien avec les composantes de l'université de Bordeaux.

Parmi ses composantes, la direction de la vie universitaire, ressource de l'expérience étudiante, regroupe les services dédiés à la vie étudiante et de campus qui portent les activités culturelles, sportives, sociales ou associatives offertes aux étudiants.

Au titre de ces différentes missions, le pôle FIPVU est en charge de la commission de la formation et de la vie universitaire (CFVU).

Au sein de la direction de la vie universitaire, le service de la vie étudiante développe une offre de services aux étudiants et aux associations. Spécialisé dans l’accueil, l'accompagnement (notamment social) et l’intégration des primo-entrants, en particulier internationaux, il est également en charge de la coordination du dispositif de rentrée, du soutien à la vie associative et du renforcement de l’engagement étudiant, mais aussi de l'amélioration de la qualité de vie sur les campus, en lien avec le développement durable.

Il met en œuvre la politique de vie étudiante de l’établissement, et a pour mission de dynamiser la vie de campus, et améliorer le bien-être étudiant. Il collabore avec les instances universitaires et assure le secrétariat des conseils de vie de campus.

Mission

En Tant Que Membre Essentiel Du Bureau De La Vie Étudiante De Talence, Vous Serez Au Cœur De L’accueil Et De L’accompagnement Des Usagers, En Particulier Des Étudiants. Vos Missions Principales Consisteront à

• Assurer un accueil chaleureux, que ce soit en présentiel, par téléphone ou par mail, et orienter chaque usager vers le bon interlocuteur.
• Faciliter les démarches administratives des étudiants, répondre à leurs questions et les accompagner dans leurs besoins quotidiens.
• Gérer le secrétariat courant du service, assurer le suivi des flux d’usagers et garantir l’archivage et la délivrance des documents diplômants.
• Prendre en charge le prêt de matériel (calculatrices, clés pour les associations...), ainsi que la gestion des stocks et des demandes émanant des étudiants ou des services.
• Participer à la communication en actualisant les supports d'information destinés au public (affiches, plaquettes, etc.) et à la gestion des ventes de goodies universitaires.
• Contribuer à l'organisation logistique des événements et sorties destinés aux étudiants internationaux, ainsi qu’à l’accueil et l’installation des foodtrucks sur les campus.
• Assurer la gestion des foyers étudiants (suivi, état des lieux, ouverture) et être un appui actif dans la mise en œuvre de projets portés par l’équipe.
  
  

Ce poste, en constante interaction avec les services de l’Université (scolarité, BVE, communication, santé, bibliothèques...), exige une grande disponibilité et une forte adaptabilité, notamment en raison d’événements ponctuels en soirée ou le week-end.

Vous serez amené·e à évoluer au sein d’un environnement riche, stimulant et tourné vers le public étudiant. En raison de la nature des missions, le télétravail n’est pas envisageable : votre présence sur site est essentielle pour assurer la qualité de service attendue.

Profil

Pour réussir dans ce poste, vous mobilisez des compétences techniques solides, un réel sens du service et une capacité à travailler en équipe dans un environnement dynamique.

Vos savoirs

Vous connaissez ou êtes en mesure de vous approprier rapidement l’environnement universitaire et ses réseaux. Vous maîtrisez les bases de la culture internet, les techniques de communication et d’accueil, aussi bien physique que téléphonique. Vous savez élaborer des documents adaptés au public étudiant.

Vos savoir-faire

Vous êtes capable de rédiger des comptes rendus ou procédures clairs, de classer et d’archiver des documents avec rigueur, et de rendre compte de votre activité. Vous utilisez aisément les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook...) et savez vous adapter à des logiciels spécifiques. Vous travaillez efficacement en équipe, en toute autonomie, et êtes à l’aise dans l’accueil et l’orientation des publics. Un niveau d’anglais B1/B2 est souhaité pour interagir avec les étudiants internationaux.

Vos savoir-être

Organisé·e, réactif·ve et doté·e d’un bon relationnel, vous faites preuve de dynamisme et de disponibilité, notamment lors des temps forts de la vie étudiante.

Une première expérience en contact avec le public ou les étudiants sera un véritable atout pour votre candidature.

Plus D’informations

Basé à Talence - accès tram B (arrêt Peixotto) bus, vélo.

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels.

Si Contractuel

CDD de 12 mois.

Rémunération mensuelle brute entre 1 925 € et 1 940 € selon profil et expérience et selon grilles des agents contractuels Université de Bordeaux (prime contractuelle incluse).

Avantages Liés Au Poste

• 50 jours de congés annuels dès la première année (au prorata de votre date d’arrivée)
• Prise en charge à 75% de l’abonnement aux transports en commun de Gironde
• Participation à la mutuelle à hauteur de 15€ / mois
• Des offres loisirs, sport et culture pour tous les personnels
• Possibilité de parking du personnel
• Forfait "mobilités durables" sur trajet domicile – travail
• Parcours d’accueil et formations
  
  

Processus De Recrutement

Après la période de publication de l'annonce, nous prendrons contact avec les candidats retenus pour un entretien organisé avec le(s) manager(s) et le chargé(e) de recrutement.

Conseil : votre lettre de motivation est lue et nous apporte des éléments complémentaires à votre CV !

Référence de l'offre : o7cl7aiwn0