Chargé d'accueil et d'information - H/F

Escci; Évreux; Sur place; EUR 60 000 - 80 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs, ainsi que diverses tâches administratives. Le poste demande d'excellentes compétences en services, organisation et rigueur, avec un esprit d'équipe. L’agent contribuera à la gestion des ressources matérielles et au fonctionnement du site.

Qualifications

• Bonne maîtrise des outils de bureautique.
• Organisation, rigueur, méthode, autonomie, discrétion.
• Bonne capacité d’anticipation et de réaction.

Responsabilités

• Tenir le standard téléphonique et orienter les appels.
• Accueillir les visiteurs et gérer l'espace d'accueil.
• Réceptionner et enregistrer le courrier quotidien.

Connaissances

Sens du service

Outils de bureautique

Organisation

Rigueur

Autonomie

Esprit d’équipe

Description du poste

Description

Rattaché(e) à la coordinatrice du pôle administratif, vos missions seront les suivantes :

Missions:

• Accueil téléphonique : tenir le standard téléphonique aux horaires définis et orienter les appels,


• Accueil physique : accueillir les visiteurs internes et externes, communiquer une information de premier niveau et orienter les visiteurs vers le bon interlocuteur, s’assurer de la bonne gestion de l’espace d’accueil (documentation, affichage, propreté, confort...)


• Secrétariat :
  
  
  
  • Réceptionner ouvrir et enregistrer le courrier quotidien,
  
  
  • Relever et diffuser les documents reçus sur la messagerie générale,
  
  
  • Mener des missions administratives (Edition des cartes étudiantes, Gestion des comptes sur le logiciel…),
  
  
  • Gérer les commandes générales sur Web engagement,
  
  
  
  


• Appui des chargées de relations entreprises sur la convocation des candidats aux entretiens


• Gestion des ressources matérielles :
  
  
  
  • Informer sur les équipements disponibles,
  
  
  • Gérer et mettre à jour les réservations/la planification de salles et de matériels sur YPAREO,
  
  
  • Centraliser le registre de suivi de maintenance du site,
  
  
  • Centraliser les incidents et risques identifiés sur le site,
  
  
  • Recueillir les dysfonctionnements et les diffuser,
  
  
  
  


• Participation à la vie du site : se tenir informé sur les produits et actions de communication du site, faire respecter les consignes, participer au fonctionnement et au développement de l’établissement

Profil recherché

Profil :

• Excellent sens du service


• Bonne maîtrise des outils de bureautique


• Organisation, rigueur, méthode, autonomie, discrétion


• Bonne capacité d’anticipation et de réaction


• Esprit d’équipe