Chargé d'accueil et assistant administratif (h/f)

Chargé d'accueil et assistant administratif (h/f), Alpes-Maritimes

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s) : Adjoint administratif

Contrats et conditions

Ouvert aux contractuels : Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires. Un contractuel peut être recruté en attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Temps de travail : Temps complet

Télétravail : Non

Management : Non

Expérience souhaitée : Confirmé

Descriptif de l'emploi

Sous l'autorité hiérarchique du directeur des services techniques, vous aurez pour mission la gestion administrative du service. Vous assisterez les sous-directions dans leur organisation administrative et serez référent(e) ressources humaines.

Sous l'autorité de la directrice de la citoyenneté et des affaires générales, vous assurerez l'accueil téléphonique et physique de l'hôtel de ville pour renseigner et orienter le public.

Missions / conditions d'exercice

Activités au sein de la direction des Services Techniques (3 jours/semaine) :

• Accueillir, renseigner et orienter le public
• Réceptionner et enregistrer les demandes sur le logiciel ASTECH
• Transmettre les doléances et répartir/attribuer les petits travaux urgents
• Gérer la boîte mail du service
• Rédiger des courriers
• Assurer le suivi du courrier entrant et sortant
• Gérer l'agenda et la prise de rendez-vous des cadres
• Assister le directeur et ses adjoints
• Établir et transmettre le tableau mensuel des besoins en matériel pour les manifestations
• Gérer les demandes, élaborer un planning, transmettre la liste des encombrants
• Réaliser les plannings avec le responsable de la régie municipale, diffuser aux chefs de cellules
• Assurer le lien avec la direction des ressources humaines
• Préparer, contrôler et transmettre les variables de paie
• Gérer les demandes d'absences et soumettre à validation
• Établir et transmettre le planning des astreintes
• Suivre le plan de formation et accompagner les agents
• Préparer les commandes de vêtements et équipements
• Gérer le magasin habillement / EPI
• Assister dans la gestion des dossiers ERP/ERT
• Créer les bons de commandes, assurer le suivi, rapprocher les factures
• Enregistrer et suivre les demandes de travaux ou interventions
• Gérer le classement et le rangement des archives
• Assurer la conservation des archives communales

Activités au sein de la direction Citoyenneté et Affaires Générales (2 jours/semaine) :

• Accueil physique et téléphonique, transmission des appels, identification des demandes, gestion des urgences
• Prendre des messages
• Actualiser les informations pour le public
• Aider dans les démarches administratives
• Soutien administratif et logistique aux agents
• Participer aux manifestations organisées
• Gérer le courrier si nécessaire

Rémunération et conditions d'emploi

Statutaire + régime indemnitaire + prime de fin d'année. Adhésion possible au Comité des œuvres sociales. Poste à temps complet (37h30 hebdomadaires), avec dépassements possibles. 5 semaines de congés + 15 jours ARTT (révisables).

Profils recherchés

Connaissances en accueil physique et téléphonique, gestion du temps, secrétariat, gestion de dossiers, maîtrise de Word et Excel, connaissance des logiciels ASTECH et CIRIL GF appréciée, habilitation Aidant Connect appréciée. Capacité à adapter son discours, gérer des publics difficiles, travailler en équipe, faire preuve d'initiative, d'autonomie, d'organisation, rendre compte, être rigoureux, réactif, discret, rechercher des informations, classer et archiver. Sens du service public.