CHARGE D'ACCUEIL DES PUBLICS H/F

Description

Le poste concerne les accueils sur les sites de l'Immeuble des bureaux de l'Esplanade Martial Taugourdeau à Mainvilliers et l'Hôtel du Département à Chartres. Vous devrez, par vos compétences techniques, assurer un accueil qualitatif auprès de toute personne se présentant sur site ou contactant la collectivité. Des missions transverses, rattachées à la vie dans les locaux, seront à mener.

Activités principales :

1. Accueillir toute personne (usagers, agents, élus, partenaires et entreprises prestataires);
2. Gérer les appels entrants et sortants des deux sites;
3. Tenir à jour les mains courantes et réaliser les statistiques (nombres d'appels, visiteurs);
4. Travailler en équipe tournante sur les 2 sites concernés;
5. Gérer et suivre les demandes de réservation de salles internes et externes et participer au suivi du bon déroulement des réunions (check-in et check-out);
6. Gérer et suivre le pool auto de l'EMT;
7. Gérer et suivre les stocks de consommables d'hygiène et fournitures de bureau, en concertation avec les équipes administratives concernées;
8. Participer à la sécurisation des locaux en réalisant les levées de doute des systèmes d'alarme incendie;
9. Assurer le lien avec le prestataire de gardiennage;
10. Participer aux différentes missions du service Maintenance et Exploitation.

Activités spécifiques ou occasionnelles :

1. Faire le lien avec les services du CEM pour l'entretien des véhicules;
2. Assurer la bonne collecte par les prestataires des papiers et cartons à recycler;
3. Gérer le suivi des clés à café;
4. Réaliser les mises à jour des plaques de porte;
5. Missions polyvalentes en renfort de l'équipe;
6. Participer à des groupes de travail sur l'élaboration et le suivi de process.

Vos connaissances :

1. Connaître le fonctionnement du Conseil Départemental et des services;
2. Connaître l'organigramme agents et Elus;
3. Connaitre les méthodes d'accueil.

Savoir-faire :

1. Accueillir du public avec amabilité;
2. Utiliser un standard téléphonique;
3. Appliquer les procédures;
4. S'adapter à une organisation polyvalente;
5. Utiliser les outils bureautiques et/ou informatiques;
6. Savoir investiguer pour une bonne orientation des demandes;
7. Savoir gérer des situations conflictuelles;
8. Avoir des capacités rédactionnelles;
9. Apprécier l'urgence d'une situation/Savoir alerter sa hiérarchie de manière adaptée.

Savoir être :

1. Sens du service;
2. Discrétion professionnelle;
3. Force de proposition;
4. Esprit d'équipe.

Avantages :

1. RTT;
2. Mutuelle/Prévoyance;
3. Titres restaurant.

PROFIL SOUHAITÉ

Expérience

• Débutant accepté.