CHARGE D'ACCUEIL - COMMUNAUTE DE COMMUNES DE LA MOSSIG ET DU VIGNOBLE

Structures de coopération territoriale; Grand Est; Sur place; EUR 25 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Structures de coopération territoriale recherche un Chargé d'Accueil pour assurer l'accueil des visiteurs et le secrétariat administratif. Les tâches comprennent la gestion des appels entrants, le suivi des dossiers et l'organisation logistique des conseils communautaires. Ce rôle exige rigueur, autonomie et bonnes compétences relationnelles, tout en travaillant sous pression.

Qualifications

• Connaissance des procédures administratives requise.
• Gestion efficace de l'accueil et du standard téléphonique.
• Capacité à établir une bonne relation avec les visiteurs.

Responsabilités

• Gestion de l'accueil physique et téléphonique.
• Secrétariat pour les responsables et gestion des dossiers administratifs.
• Coordination avec les services techniques pour les demandes.

Connaissances

Connaissance des procédures administratives

Maîtrise des logiciels bureautiques

Sens de l'organisation

Qualités relationnelles

Autonomie

Capacité à travailler dans l'urgence

Description du poste

CHARGE D'ACCUEIL - COMMUNAUTE DE COMMUNES DE LA MOSSIG ET DU VIGNOBLE

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• Fonction publique : Fonction publique Territoriale
• Employeur : Structures de coopération territoriale
• Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
• Expérience souhaitée Non renseigné

Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée

• Catégorie Catégorie C (employé)
• Management Non renseigné
• Télétravail possible Non renseigné

L'agent accueille les visiteurs et traite les appels téléphoniques entrants du siège. Il recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la collectivité. Il suit les dossiers administratifs et assure la relation avec les fournisseurs.

1. Accueil
o Accueil physique des visiteurs
o Assure le standard téléphonique et le lien avec les services administratifs
o Assure la prise de rendez-vous pour France Services

2. Secrétariat et gestion administrative
o Secrétariat du président : prise de rendez-vous, suivi du calendrier, traitement des invitations, correspondance
o Secrétariat du DGS, du DGA et des services administratifs : courriers, gestion des rendez-vous, invitations, liste de présence, comptes-rendus, invitations diverses, réalisation de PowerPoint
o Participe à la gestion des accès des salles de sport (conventions utilisateurs et facturation)
o Gestion du courrier entrant et sortant
o Logistique des conseils communautaires
o Commande et suivi des achats de fournitures en lien avec le service comptabilité
o Archivage et classement

3. Gestion des demandes de la banque de matériel intercommunale
o Réception et instruction des demandes en lien avec les services techniques
o Tableau des réservations
o Courrier aux usagers
o Assurer le lien avec les services techniques pour la réception / retour

Profil recherché

- connaissances des procédures administratives
- connaissances des missions de secrétariat
- maîtrise des logiciels bureautiques
- sens de l'organisation, méthode et rigueur
- qualités relationnelles
- autonomie
- capacité à travailler dans l'urgence

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