CHARGE D'ACCUEIL

TN France; Grand Est; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une opportunité passionnante dans une collectivité dynamique qui recherche un agent administratif polyvalent. Dans ce rôle, vous serez le premier point de contact pour les visiteurs et jouerez un rôle clé dans la gestion des informations administratives. Vous aurez l'occasion de travailler dans un environnement stimulant, où votre sens de l'organisation et vos compétences relationnelles seront mises à profit. Ce poste offre une chance unique de contribuer à l'efficacité des services administratifs tout en développant vos compétences dans un cadre professionnel enrichissant.

Qualifications

• Connaissance des procédures et missions administratives requise.
• Maîtrise des logiciels bureautiques est essentielle.

Responsabilités

• Accueillir les visiteurs et gérer les appels entrants.
• Assurer le secrétariat et la gestion administrative.
• Gérer les demandes de la banque de matériel intercommunale.

Connaissances

Connaissance des procédures administratives

Connaissance des missions de secrétariat

Maîtrise des logiciels bureautiques

Sens de l’organisation

Qualités relationnelles

Autonomie

Capacité à travailler dans l’urgence

Description du poste

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

• Adjoint administratif
• Adjoint adm. principal de 2ème classe
• Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s) Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires. Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou en raison de la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Il est également possible de recruter une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C permettant un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Description de l'emploi

L’agent accueille les visiteurs et traite les appels téléphoniques entrants du siège. Il recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la collectivité. Il suit les dossiers administratifs et assure la relation avec les fournisseurs.

Missions / conditions d'exercice

1. Accueil
   • Accueil physique des visiteurs
   • Assure le standard téléphonique et le lien avec les services administratifs
   • Assure la prise de rendez-vous pour France Services
2. Secrétariat et gestion administrative
   • Secrétariat du président : prise de rendez-vous, suivi du calendrier, traitement des invitations, correspondance
   • Secrétariat du DGS, du DGA et des services administratifs : courriers, gestion des rendez-vous, invitations, liste de présence, comptes-rendus, invitations diverses, réalisation de PowerPoint
   • Participe à la gestion des accès des salles de sport (conventions utilisateurs et facturation)
   • Gestion du courrier entrant et sortant
   • Logistique des conseils communautaires
   • Commande et suivi des achats de fournitures en lien avec le service comptabilité
   • Archivage et classement
3. Gestion des demandes de la banque de matériel intercommunale
   • Réception et instruction des demandes en lien avec les services techniques
   • Tableau des réservations
   • Courrier aux usagers
   • Assurer le lien avec les services techniques pour la réception / retour

Profils recherchés

• Connaissance des procédures administratives
• Connaissance des missions de secrétariat
• Maîtrise des logiciels bureautiques
• Sens de l’organisation, méthode et rigueur
• Qualités relationnelles
• Autonomie
• Capacité à travailler dans l’urgence