Chargé ADV & Facturation – Encaissements & Reporting

Maison Lutetia; Paris; Hybrid; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Titre-restaurant (10€/jour prise en en

Remise sur les prestations et produits

Job summary

Maison Lutetia est une référence parisienne dans la beauté et l’esthétique. Nous recrutons un Chargé(e) ADV & Facturation pour assurer le cycle administratif et financier.

Rattaché(e) à la Responsable des Finances, vous gérez les encaissements, la facturation et le recouvrement, et vous assurez le suivi des dossiers clients avec rigueur et sens du service.

Qualifications

• Rigueur, organisation et sens du service exigés.
• À l’aise avec les chiffres et le suivi administratif.
• Diplomatie et empathie dans les échanges avec les patients, tout en étant ferme et professionnel lors du recouvrement.
• Autonomie, fiabilité et capacité à travailler dans un environnement exigeant et bienveillant.
• Première expérience en administration/gestion/ comptabilité ADV est un plus mais non indispensable.

Responsibilities

• Gérer les encaissements et les comptes clients.
• Réaliser la facturation via les outils comptables et le CRM.
• Suivre le recouvrement et les impayés.
• Contrôler l’affectation des encaissements et assurer le reporting financier.
• Préparer les ordres de virements et les rétrocessions des honoraires.

Skills

Rigueur

Organisation

Sens du service

Diplomatie

Empathie

Autonomie

Fiable

Education

Bac+2 à Bac+3 en gestion/comptabilité/finance

Job description

L’excellence du geste. Le sens du détail. L’art de recevoir.

Maison Lutétia est une adresse parisienne de référence dans l’univers de la beauté, de l’esthétique et de l’expertise capillaire. Notre Maison accompagne une clientèle française et internationale à la recherche d’un service d’exception, dans un environnement où l’exigence, la discrétion, le savoir-faire et l’expérience client sont au cœur de chaque prise en charge.

Dans le cadre de notre développement, nous recherchons un(e) Chargé(e) ADV & Facturation pour rejoindre nos équipes et assurer la bonne gestion du cycle administratif et financier lié à notre activité.

Rattaché(e) à la Responsable des Finances, vous êtes garant(e) du suivi administratif et financier des dossiers clients, de la préparation de la facturation jusqu’au suivi des encaissements et du recouvrement.

Vous êtes un interlocuteur clé entre les clients, les équipes internes, les médecins et les partenaires comptables.

Vos principales missions

Gestion des encaissements et des comptes clients

• Contacter les patients en amont de leur visite afin d’anticiper les modalités de règlement.

• Traiter et contrôler les paiements, quel que soit le mode de règlement.

• Assurer la bonne affectation des encaissements aux comptes patients.

• Assurer le suivi du recouvrement et des impayés.

• Effectuer les opérations de lettrage et assurer le suivi des comptes clients.

Facturation

• Gérer la facturation dans les outils comptables et CRM.

• Contrôler les éléments nécessaires à la facturation et à leur intégration dans les outils.

• Vérifier la cohérence entre prestations, facturation et encaissements.

• Identifier et traiter les éventuelles anomalies ou régularisations.

• Assurer la fiabilité et l’exhaustivité des données de facturation.

Facilités de paiement

• Proposer et mettre en place des solutions de paiement adaptées aux besoins des patients.

• Accompagner les patients dans la mise en place et le suivi de leur échéancier.

• Assurer le suivi des échéances et effectuer les relances nécessaires.

Règlements et rétrocessions

• Préparer et contrôler les ordres de virements à destination des fournisseurs, médecins et prestataires.

• Préparer les éléments nécessaires aux rétrocessions d’honoraires des médecins.

• Contrôler les données et assurer le suivi des règlements.

Reporting financier

• Préparer et suivre les reportings liés aux encaissements, à la facturation et au recouvrement.

• Analyser les soldes clients et identifier les anomalies.

• Participer aux travaux de clôture en lien avec le cabinet comptable.

• Contribuer à l’amélioration continue des processus administratifs et financiers.

Le profil que nous recherchons

Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre organisation et votre sens du service.

Vous êtes à l’aise avec les chiffres, les outils de gestion et le suivi administratif. Vous savez également faire preuve de diplomatie et d’empathie dans vos échanges avec les patients, tout en sachant être ferme et professionnel(le) lorsqu’il s’agit du recouvrement.

Vous êtes autonome, fiable et appréciez les environnements exigeants où la qualité d’exécution et le sens du détail sont essentiels.

Formation : Bac+2 à Bac+3 en gestion, comptabilité, finance, administration ou domaine équivalent.

Débutant(e) ou expérimenté(e), votre motivation et votre envie d’apprendre sont essentielles. Une première expérience en administration, gestion, comptabilité, ADV ou relation client est un plus, mais n’est pas indispensable.

Nous recherchons avant tout une personne fiable, impliquée, curieuse et désireuse de développer ses compétences dans un environnement exigeant et bienveillant.

Personne disponible les samedis, la clinique est ouverte les samedis.

Avantages :

• Titre-restaurant (10€/jour prise en charge à 50% par l'employeur)

• Remise sur les prestations des soins de la clinique et les produits, pour vous et vos proches