Chargé administratif et de synthèse H/F

Ordre de Malte France; Paris; Hybrid; EUR 30,000 - 35,000; Full time

Job summary

L’Ordre de Malte France recherche un chargé administratif et synthèse pour soutenir la Directrice de la DHI et orchestrer les flux d’information au siège et sur le terrain à Paris.

Vous assurerez l’organisation des réunions, le suivi des dossiers, la rédaction de notes pour la gouvernance et le bulletin international destiné aux Ambassadeurs, tout en garantissant discrétion et autonomie.

Qualifications

• Capacité d’organisation et gestion des priorités.
• Polyvalence et rigueur dans l’exécution des tâches confiées.
• Qualités rédactionnelles et excellentes capacités de communication.
• Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office) et de SharePoint.
• Expérience ≥5 ans dans un poste similaire.

Responsibilities

• Assister la Directrice de la DHI et gérer les flux d’information.
• Organiser les réunions, planifier et rédiger les comptes‑rendus.
• Gérer les missions des membres et les notes de frais.
• Coordonner les voyages et les missions des bénévoles et experts.
• Assurer l’interface SharePoint DHI et l’archivage des documents.
• Concevoir des notes et rapports synthétiques pour la gouvernance et la communication.
• Rédiger le bulletin international destiné aux Ambassadeurs de l’OSM.

Skills

Organisation

Gestion des priorités

Rigueur

Communication écrite

Esprit d’équipe

Autonomie

Tools

SharePoint

Pack Office

Job description

# Chargé administratif et de synthèse H/F* Paris, 75015* CDI* 01/12/2026* 30000€- 35000€## Description**Rejoignez l’Ordre de Malte France, une institution caritative emblématique au service des plus fragiles**Emanation française d’une institution caritative quasi millénaire, nous sommes une association catholique hospitalière, qui place la Charité au cœur de son engagement. Nous agissons auprès des plus fragiles à travers des initiatives de terrain dans les secteurs de la solidarité, de la santé, du médico-social, et du secourisme. Reconnue d’utilité publique depuis 1928, notre association est également agréée de sécurité civile.Nous intervenons en France et dans 36 pays avec un budget d’environ 92,6 M€, 2 000 collaborateurs, et grâce à un réseau de 14 900 bénévoles.**Contexte**Au sein de l’Ordre de Malte France (OMF), la Direction Hospitalière Internationale (DHI) assure le soutien et/ou la gestion de structures hospitalières et de programmes de santé qui sont placés sous la responsabilité de l’OMF à l’étranger. Les programmes et structures hospitalières interviennent, dans le cadre des politiques nationales de santé.Présent dans 30 pays, l’OMF gère ainsi directement 5 hôpitaux, 2 maternités, 6 centres de santé et 2centres de secourisme, tout en soutenant 130 dispensaires. Elle agit également dans le cadre de programmes spécifiques (lèpre, populations autochtones, lutte contre la cécité...).Pour assurer sa mission, la DHI est organisée en différents pôles (Projets, Soutien, Finances, Hôpitaux et Centres de santé) qui interagissent sous la coordination de la Directrice internationale.## MissionsDans ce cadre, sous la conduite de la directrice de la DHI, le chargé administratif/synthèse apporte d’une part un soutien administratif, technique et relationnel à la DHI et accompagne le développement de ses activités.Outre le fait d’être intégré au cœur de l’équipe de la DHI, au siège et sur le terrain, et d’avoir une vision globale des activités de la Direction, vous avez pour principales missions :**Volet assistante de direction*** Assister la Directrice de la DHI dans l’ensemble de ses missions* Gérer et traiter les flux d’information pour permettre les prises de décision stratégique et diffuser les informations en interne et en externe* Participer à l’organisation et au management de la Direction : + Gestion courante : assurer lien avec autres directions – moyens généraux, comptabilité, ...) centraliser les procédures + Gestion des réunions, suivi planning et agenda, préparation des dossiers, réservation des salles et compte-rendu de réunions + Préparer les dossiers pour les décorations en collaboration avec l’association française des membres + Organisation des missions des membres de la DHI, VSI, Directeurs, Experts et bénévoles : billets, notes de frais, passage institut pasteur* Organisation des \"Journées Internationales de l’Ordre de Malte\" (JIOM) + Organisation logistique et assurer le suivi des présentations* Etre l’interface du sharepoint DHI : suivi duclassement, archivage**Volet Synthèse*** Mise en œuvre de la communication de la DHI : Diffusion et promotion des informations des établissements gérés et soutenus notamment auprès de la direction de la communication/ gouvernance/ autorités* Diffusion et promotion des informations des établissements gérés et soutenus notamment auprès de la direction de la communication* Compilation de données, vérification cohérence des informations, rédaction de documents synthétiques pour communication DHI ; conception, rédaction et diffusion du contenu* Rédaction de notes à destination de la gouvernance (fiches pays)* Elaboration et supervision du rapport d’activités de la DHI* Rédaction du bulletin international destiné aux Ambassadeurs de l’OSM## Profil* Capacité d’organisation et de gestion des priorités* Polyvalence et rigueur dans l’exécution des tâches confiées* Qualités rédactionnelles synthétiques et excellentes capacités de communication* Connaissances outils de communication* Esprit d’équipe, dynamisme et réactivité* Capacité d’adaptation et intelligence de situation* Autonomie et initiative* Aisance relationnelle avec tout type d’interlocuteur (salariés, bénévoles et ambassadeurs), qualité d’écoute,* Discrétion* Adhésion aux valeurs de l’OMF* Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office...)* Expérience souhaitée de 5 ans minimum dans un poste similaire