Chargé administratif et de synthèse H/F

Siège de l'Ordre de Malte; Paris; Presencial; EUR 42.000 - 54.000; Tempo integral

Resumo da vaga

L’Ordre de Malte France (OMF) recherche un chargé administratif/synthèse pour soutenir la Direction Hospitalière Internationale (DHI). Vous assurerez le lien entre les directions, centraliserez les procédures et contribuerez à l’élaboration des rapports et notes à destination de la gouvernance.

Vous aurez en charge l’organisation logistique, le suivi des dossiers et le reporting, avec une collaboration étroite avec les membres, bénévoles et ambassadeurs, dans un cadre international et

Qualificações

• Expérience requise dans un poste similaire (5 ans minimum).
• Maîtrise des outils bureautiques et de rédaction de documents synthétiques.

Responsabilidades

• Assister la Directrice de la DHI dans l’ensemble de ses missions.
• Gérer et structurer les flux d’information pour les décisions stratégiques.
• Organiser et piloter les réunions et dossiers de la DHI, réserver les salles et préparer les comptes-rendus.
• Préparer les dossiers pour les décorations et les voyages/missions des membres.
• Assurer l’interface et le classement du SharePoint DHI et le suivi de l’archivage.

Conhecimentos

Gestion de projets

Rédaction synthèse

Communication

Discrétion

Esprit d’équipe

Réactivité

Ferramentas

Pack Office

Descrição da vaga

Rejoignez l’Ordre de Malte France, une institution caritative emblématique au service des plus fragiles

Emanation française d’une institution caritative quasi millénaire, nous sommes une association catholique hospitalière, qui place la Charité au cœur de son engagement. Nous agissons auprès des plus fragiles à travers des initiatives de terrain dans les secteurs de la solidarité, de la santé, du médico-social, et du secourisme. Reconnue d’utilité publique depuis 1928, notre association est également agréée de sécurité civile.

Nous intervenons en France et dans 36 pays avec un budget d’environ 92,6 M€, 2 000 collaborateurs, et grâce à un réseau de 14 900 bénévoles.

Au sein de l’Ordre de Malte France (OMF), la Direction Hospitalière Internationale (DHI) assure le soutien et/ou la gestion de structures hospitalières et de programmes de santé qui sont placés sous la responsabilité de l’OMF à l’étranger. Les programmes et structures hospitalières interviennent, dans le cadre des politiques nationales de santé.

Présent dans 30 pays, l’OMF gère ainsi directement 5 hôpitaux, 2 maternités, 6 centres de santé et 2centres de secourisme, tout en soutenant 130 dispensaires. Elle agit également dans le cadre de programmes spécifiques (lèpre, populations autochtones, lutte contre la cécité…).

Pour assurer sa mission, la DHI est organisée en différents pôles (Projets, Soutien, Finances, Hôpitaux et Centres de santé) qui interagissent sous la coordination de la Directrice internationale.

Dans ce cadre, sous la conduite de la directrice de la DHI, le chargé administratif/synthèse apporte d’une part un soutien administratif, technique et relationnel à la DHI et accompagne le développement de ses activités.

Outre le fait d’être intégré au cœur de l’équipe de la DHI, au siège et sur le terrain, et d’avoir une vision globale des activités de la Direction, vous avez pour principales missions :

Assister la Directrice de la DHI dans l’ensemble de ses missions

Gérer et traiter les flux d’information pour permettre les prises de décision stratégique et diffuser les informations en interne et en externe

Participer à l’organisation et au management de la Direction :

Gestion courante: assurer lien avec autres directions – moyens généraux, comptabilité, …) centraliser les procédures

Gestion des réunions, suivi planning et agenda, préparation des dossiers, réservation des salles et compte-rendu de réunions

Préparer les dossiers pour les décorations en collaboration avec l’association française des membres

Organisation des missions des membres de la DHI, VSI, Directeurs, Experts et bénévoles: billets, notes de frais, passage institut pasteur

Organisation des "Journées Internationales de l’Ordre de Malte" (JIOM)

Organisation logistique et assurer le suivi des présentations

Etre l’interface du sharepoint DHI: suivi duclassement, archivage

Volet Synthèse

Mise en œuvre de la communication de la DHI: Diffusion et promotion des informations des établissements gérés et soutenus notamment auprès de la direction de la communication/ gouvernance/ autorités

Diffusion et promotion des informations des établissements gérés et soutenus notamment auprès de la direction de la communication

Compilation de données, vérification cohérence des informations, rédaction de documents synthétiques pour communication DHI; conception, rédaction et diffusion du contenu

Rédaction de notes à destination de la gouvernance (fiches pays)

Elaboration et supervision du rapport d’activités de la DHI

Rédaction du bulletin international destiné aux Ambassadeurs de l’OSM

Capacité d’organisation et de gestion des priorités

Polyvalence et rigueur dans l’exécution des tâches confiées

Qualités rédactionnelles synthétiques et excellentes capacités de communication

Connaissances outils de communication

Esprit d’équipe, dynamisme et réactivité

Capacité d’adaptation et intelligence de situation

Autonomie et initiative

Aisance relationnelle avec tout type d’interlocuteur (salariés, bénévoles et ambassadeurs), qualité d’écoute,

Discrétion

Adhésion aux valeurs de l’OMF

Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office…)

Expérience souhaitée de 5 ans minimum dans un poste similaire