CDI Secrétaire H/F - Dispositif Enfance Education

CONSULTIM GROUPE; Villefranche-sur-Saône; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une association dans le secteur social recherche un(e) secrétaire expérimenté(e) en CDI à temps plein à Villefranche-sur-Saône. Les missions incluent l'accueil des familles, la gestion des dossiers administratifs et le suivi des transports et repas. Un diplôme de secrétariat et une expérience dans le handicap mental sont souhaités. La rémunération suit la Convention collective nationale 66.

Qualifications

• Expérience dans le domaine du handicap mental souhaitée.
• Capacité à travailler en coordination avec les différents services.
• Gestion efficace des priorités et respect des délais.

Responsabilités

• Accueil téléphonique et physique des familles et partenaires.
• Gestion et archivage des documents administratifs.
• Suivi administratif lié aux transports et repas.

Connaissances

Esprit d’équipe

Adaptabilité

Qualités de communication

Maîtrise des outils bureautiques

Rigueur

Discrétion

Autonomie

Formation

Diplôme de secrétariat

Outils

Microsoft Office

Description du poste

L’AGIVR est une association implantée depuis plus de 60 ans dans le nord du département du Rhône. Elle compte aujourd’hui plus de 350 salariés engagés dans l’accompagnement de personnes en situation de handicap.

Au sein de l’AGIVR, le DIME Les Grillons accueille 110 enfants, adolescents et jeunes adultes âgés de 6 à 20 ans (IMP/IMPRO), répartis sur trois sites situés à Villefranche-sur-Saône et Belleville-en-Beaujolais. Les jeunes accompagnés présentent une déficience intellectuelle, un retard de développement, et pour certains, des troubles associés.
Il est également doté d’un SESSAD, d’un PCPE et d’un SESSAD Renforcé.

Une équipe pluridisciplinaire (éducative, sociale, paramédicale, pédagogique et scolaire) assure un accompagnement global et individualisé.

Dans ce cadre, l’AGIVR recrute pour son Dispositif Enfance Éducation un(e) secrétaire expérimenté (e) en CDI à temps plein. Le poste est basé à Villefranche-sur-Saône.


Missions administratives générales:
- Accueil téléphonique et physique des familles, professionnels, partenaires...
- Gestion du courrier (réception, envoi, classement)
- Rédaction, mise en forme et envoi de courriers, comptes rendus, convocations, etc.
- Classement et archivage des documents
- Mise à jour et suivi de tableaux divers
Gestion des dossiers des usagers:
- Création et mise à jour des dossiers administratifs des jeunes accueillis
- Saisie des événements dans les logiciels métiers (IMAGO DU.)
Suivi administratif lié aux transports et aux repas :
- Préparation des éléments de facturation
- Collaboration avec la comptabilité
Appui à la direction et aux équipes:
- Appui à la préparation des réunions (ordre du jour, convocations, logistique)
- Rédaction et diffusion de comptes rendus
- Soutien logistique pour les événements de l’établissement
- Interface entre les équipes éducatives, la direction et les familles

Compétences clés:
- Esprit d’équipe : capacité à travailler en coordination avec les différents services de du DIME (éducatif, médical, direction…).
- Adaptabilité et sens de l’écoute : savoir s’ajuster aux besoins des usagers, des familles et des professionnels
- Qualités de communication : transmettre les informations de manière claire, structurée et adaptée aux interlocuteurs (familles, partenaires, équipes pluridisciplinaires).
- Maîtrise des outils bureautiques : excellente connaissance de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
- Rigueur et sens de l’organisation : gestion efficace des priorités, respect des délais, classement rigoureux des documents.
- Discrétion et respect de la confidentialité : application des règles liées au secret professionnel et à la protection des données (RGPD). Respect des données des familles et des jeunes
- Autonomie de travail: dans la gestion des tâches. Capacité à interpeller l’équipe de direction ou les professionnels si nécessaire.

Diplôme requis: diplôme de secrétariat souhaité
Expérience(s)dans le domaine du handicap mental souhaité
Autres éléments: Rémunération selon la Convention collective nationale 66