CDD Secrétaire d'Unité éducative (H/F)

CONSULTIM GROUPE; Marseille; Sur place; EUR 25 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise recherche un(e) Secrétaire d’unité éducative pour assurer l'accueil et le secrétariat au sein d'une équipe dynamique. Le candidat idéal aura un diplôme niveau IV et une expérience solide dans un poste similaire, avec une maîtrise des outils informatiques. Ce rôle implique de nombreuses responsabilités, allant de la gestion documentaire à l'organisation logistique, dans un environnement favorisant l'écoute et le contact humain.

Qualifications

• Expérience de 3 ans sur un poste similaire demandée.
• Maîtrise de l'outil informatique requise.
• Bon relationnel et capacité d'écoute appréciés.

Responsabilités

• Assurer l'accueil physique et téléphonique.
• Centraliser les informations et générer des documents administratifs.
• Tenir à jour le logiciel LUCIE.

Connaissances

Sens de l'organisation

Capacités rédactionnelles

Communication

Formation

Diplôme niveau IV (BAC)

Outils

Excel

Word

Outlook

Description du poste

Le/La Secrétaire d’unité éducative exerce ses fonctions sous la responsabilité de la cheffe de service éducative dont elle dépend. Dans le cadre de ses missions il ou elle assure une fonction d'accueil et de secrétariat :

Fonction ACCUEIL :

• Assure l'accueil physique et téléphonique (renseigne et oriente, recueille et transmet les premiers éléments d'information, prend note des messages et les transmets)
• Distribue et met à jour les documents institutionnels et les panneaux d'affichage, - Assure la reprographie et la reliure des documents, - Enregistre le courrier entrant et sortant de toute nature,
• Veille au bon fonctionnement des unités éducatives sur les plans logistique et matériel (anticipe les besoins, établit les devis d'achats de fournitures, signale tout dysfonctionnement et propose des axes d'amélioration, tient à disposition les registres obligatoires)

Fonction SECRETARIAT :

• Centralise les informations relatives à l'unité,
• Assure la transmission des documents administratifs et juridiques,
• Enregistre les jugements, ordonnances dès réception et constitue le dossier (papier et informatique), l'actualise en fonction des besoins et informations transmises, et scanne toutdocument relatif aux dossiers.
• Enregistre et diffuse les courriers postaux et électroniques,
• Assure la formalisation et la valorisation des écrits professionnels, participe aux réunions de service et/ou d'équipe eten rédige le compte rendu,
• Assure le classement et l'archivage des dossiers,
• Génère les cartes professionnelles
• Organise, avec ses collègues de travail, des propositions de planning visant à garantir la continuité du service en cas d’absence,
• Génère les bordereaux de transmission des rapports pour navette au TPE,
• Tient à jour le logiciel LUCIE pour ce qui relève de ses attributions, veille à la bonne saisie des informations et est garant de leur traçabilité.

• Être titulaire d’un diplôme niveau IV (BAC) minimum, secrétariat – Technicien qualifié
• Une expérience de 3 ans sur un poste similaire,
• Maîtriser l'outil informatique (Excel, Word, Outlook),
• Avoir le sens de l'organisation,
• Savoir diffuser une information,
• Faire preuve de bonnes capacités rédactionnelles,
• Capacité à la communication (écoute, disponibilité, sens du contact et excellent relationnel)