CDD Assistant(e) de direction - gestionnaire

CONSULTIM GROUPE; Champs-sur-Marne; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement prestigieux recherche un secrétariat de direction au sein de la Direction de la documentation, des archives et du patrimoine. Vous serez responsable de la gestion de l’agenda de la Directrice et du suivi budgétaire, tout en contribuant aux missions administratives de l'organisation. Un environnement dynamique et une grande variété de tâches vous attendent, idéal pour un professionnel organisé et diplomate.

Prestations

Ouvert aux personnes en situation de handicap

Qualifications

• Expérience en secrétariat ou gestion administrative souhaitée.
• Connaissance des procédures budgétaires et des marchés publics.

Responsabilités

• Gestion de l’agenda et organisation des rendez-vous.
• Suivi des dépenses et des recettes liées au budget.
• Préparation et suivi des dossiers de direction.

Connaissances

Connaissances en comptabilité

Diplomatie

Discrétion

Maîtrise des outils bureautiques

Secrétariat

Formation

Bac+2

Description du poste

L'École nationale des ponts et chaussées est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche dans le domaine des sciences, des usages et de l’économie pour répondre aux enjeux du développement durable. Sous tutelle du Ministère de la transition écologique et sous statut d’EPSCP (Établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel), ses missions concernent la formation initiale et continue, la recherche, la diffusion des connaissances, le transfert vers les secteurs économiques et l’aide à la création d’entreprises. Ses activités s’inscrivent sur le plan national et international.

Avec un effectif de 500 personnes, elle est principalement organisée autour d’un pôle Enseignement et Recherche (12 laboratoires, 2000 étudiants et 2000 intervenants) et d’un autre pôle regroupant les ressources et les services permettant de mener à bien sa mission première d’enseignement et de recherche.

Depuis sa création en 1747, la plus ancienne école d’ingénieurs ne cesse d’être à la pointe de l’innovation dans l’organisation et le contenu des cursus, en liaison permanente avec une recherche d’un niveau d’excellence reconnu et qu’elle veut porteuse de valorisation.

Depuis 2023, l’école s’inscrit dans une démarche stratégique « Les Ponts Ambition 2030 » pour devenir un centre international de recherche et de formation sur la transition écologique. En juillet 2024, l’ENPC a rejoint l’Institut Polytechnique de Paris en tant qu’établissement composant.

Présentation du service

La Direction de la documentation, des archives et du patrimoine remplit une mission de diffusion des connaissances. Elle élabore et met en œuvre la politique documentaire de l’École en lien étroit avec les directions de la recherche et de l’enseignement. En matière de pédagogie, elle offre aux étudiants et enseignants un accompagnement efficace dans l’utilisation des ressources et des services documentaires, sur place au sein du Learning Centre La Source, et via les dispositifs de diffusion numérique. Elle met en place de nombreuses innovations en matière de services à la recherche, d’accès ouvert aux publications et aux données de la recherche, s’appuyant sur le plan Science Ouverte adopté en 2019 par l’établissement. Elle est en charge de la conservation et de la valorisation du patrimoine et des archives de l’Ecole.

Descriptif du poste

Au sein de la Direction de la documentation, des archives et du patrimoine, vous assurez auprès de la Directrice des missions de secrétariat ainsi que le suivi régulier du budget et de son exécution.

Vous serez rattaché·e hiérarchiquement à la Directrice de la documentation, des archives et du patrimoine. Vous interviendrez en lien avec l’ensemble des services internes ainsi qu’avec les prestataires et partenaires externes de l’établissement.

Àce titre, vous serez principalement en charge de :

Secrétariat de direction:

Vous assurez un appui quotidien à la Directrice de la documentation, des archives et du patrimoine dans l’ensemble de ses fonctions :

• Gestion de l’agenda et organisation des rendez-vous, réunions et déplacements.

• Préparation et suivi des dossiers de direction (classement, archivage, mise à jour).

• Organisation de réunions : convocations, réservation de salles, préparation logistique et diffusion des documents nécessaires.

• Suivi du planning de l’unité 'la Source' en lien avec les équipes concernées.

• Accueil et accompagnement administratif des nouveaux arrivants.

• Appui ponctuel à l’organisation d’évènements (logistique, courriers, relations avec les prestataires, suivi de planning).

Gestion budgétaire:
Vous assurez un rôle de relais dans la gestion des moyens administratifs et financiers du service :

• Suivi des dépenses et des recettes en lien avec le Secrétariat Administratif et Budgétaire de la Formation (SABF).

Poste de catégorie B. Fonctionnaire ou contractuel (CDD 3 ans renouvelable), possibilité d’accueil en détachement. Temps plein.
Formation de niveau Bac+2 avec expérience en secrétariat ou gestion administrative ou gestion comptable

Connaissances/compétences :

• Connaissances en comptabilité, procédures et réglementation budgétaire
• Connaissance des marchés publics
• Secrétariat
• Maîtrise des outils bureautiques
• Diplomatie et discrétion

Ce poste est ouvert aux personnes en situation de handicap.