B -Assistant(e) de direction pour la sous-dir des missions foncières et de la fiscalité du patr[...]

Ministère de l-Économie, des Finances et de la Souveraineté industrielle et numérique; Paris; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une administration publique française recherche un(e) assistant(e) de direction à Paris. Le poste implique la gestion de l'agenda, l'organisation de réunions et le suivi des sollicitations. Les candidats doivent avoir des compétences en bureautique et de bonnes capacités d'organisation et de communication. Ce rôle exige également de la discrétion et une bonne réactivité.

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques (suite Libre Office).
• Capacités d'organisation et de communication.
• Aptitude à assurer la confidentialité des informations.

Responsabilités

• Gestion de l'agenda et des réunions.
• Centralisation et suivi des sollicitations.
• Gestion des événements liés aux personnels.

Connaissances

Organisation

Communication

Bureautique

Réactivité

Outils

Libre Office

Dossiel

Description du poste

B -Assistant(e) de direction pour la sous-dir des missions foncières et de la fiscalité du patrim H/F, Paris

Ministère de l-Économie, des Finances et de la Souveraineté industrielle et numérique

Description du poste

Le poste d’assistant de sous-direction s’inscrit dans un pôle d’assistants de 3 personnes (dont 1 rattaché au bureau GF3A). Ce pôle prend en charge toutes les tâches transverses permettant de fluidifier et faciliter le fonctionnement au quotidien de la sous-direction et du DESF.
Directement rattaché au sous-directeur, l’assistant de direction prend en charge des tâches pratiques de suivi et d’organisation: gestion de l’agenda, préparation des conditions de réalisation de réunions (présentiel ou visio), gestion des appels téléphoniques, gestion du courrier. Une tâche importante dans ce cadre est la gestion des boites à lettres fonctionnelles, pour les sollicitations internes et externes arrivant par courriel.

En outre, la gestion des événements de vie opérationnels liés aux mouvements des personnels au sein des 2 bureaux et du DESF est prise en charge: gestion des départs et arrivées, installation matérielle comme la préparation des cartes d’accès, etc. L’assistant(e) de direction assure aussi le suivi rigoureux des sollicitations (questions écrites, courriers adressés aux ministres ou direction générale) et relance les équipes si nécessaire. Enfin, des tâches de centralisation, collationnement de réponses des directions départementales des finances publiques, etc, peuvent être ponctuellement à réaliser.

Le poste requiert une maîtrise des outils bureautiques (suite Libre office notamment) dans ses fonctionnalités classiques. Divers outils spécifiques sont à appréhender (Dossiel pour le suivi des dossiers en instance, etc), qui ne revêtent pas une difficulté particulière pour un profil habitué aux outils bureautiques.

Conditions d'exercice particulières

sans objet

Description du profil recherché

Compétences requises :
• Capacités d’organisation;
• Communication et dialogue, écoute;
• compétences bureautiques et capacités à s’approprier le fonctionnement d’outils informatiques spécifiques (suivi des dossiers en instance, des questions écrites, commandes de billets de train, etc).

Qualités requises :
• qualité d’adaptation;
• qualités relationnelles avérées;
• discrétion et capacité à assurer la confidentialité des informations;
• réactivité et disponibilité.

Compétences candidat

Compétences

• CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
• SAVOIR-FAIRE - Accueillir une personne, un groupe, du public
• SAVOIR-FAIRE - Analyser une information, une donnée, une situation, un dispositif
• SAVOIR-FAIRE - Communiquer
• SAVOIR-FAIRE - Conseiller une personne, un groupe
• SAVOIR-FAIRE - Mener une veille
• SAVOIR-FAIRE - Travailler en équipe
• SAVOIR-ÊTRE - Aisance relationnelle
• SAVOIR-ÊTRE - Aptitude à l'écoute
• SAVOIR-ÊTRE - Être diplomate
• SAVOIR-ÊTRE - Faire preuve de discrétion