Assitant (H/F)

Agence de la biomédecine; Saint-Denis; Hybrid; EUR 23,000 - 30,000; Full time

Benefits offered by this job

Télétravail possible (2 jours)

Job summary

Agence de la biomédecine recherche un(e) assistant(e) secrétariat au sein de la Direction Procréation, Embryologie et Génétique humaines (DPEGh). Le poste implique des missions de secrétariat, gestion documentaire et organisation de réunions, avec une forte interaction en interne et avec les partenaires externes.

Le candidat doit être titulaire d’un baccalauréat et posséder une excellente maîtrise du pack bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Zoom), ainsi que de solides qualités rédactionnelles

Qualifications

• Titulaire d'un baccalauréat minimum et maîtrise des outils bureautiques.
• Excellentes qualités rédactionnelles et très bonne maîtrise de l’orthographe.
• Bon relationnel et travail en équipe.

Responsibilities

• Accueil téléphonique et gestion des correspondances.
• Correction et mise en forme de documents et rapports.
• Suivi des dossiers et enregistrement des documents.
• Organisation des réunions et formations.
• Gestion des déplacements et des frais de missions.
• Mise à jour des tableaux de service.
• Interface entre la DPEGh et les autres directions.

Skills

Accueil téléphonique

Rédaction écrite

Bureautique

Gestion de dossiers

Discrétion

Education

Baccalauréat

Tools

Word

Excel

PowerPoint

Zoom

Job description

L’Agence de la biomédecine (ABM) est un établissement public administratif de l’Etat placé sous la tutelle du ministère chargé de la santé. Elle encadre, supervise, accompagne et évalue les activités dans les domaines du prélèvement et de la greffe d’organes, de tissus et de cellules, ainsi que dans les domaines de la procréation, de l’embryologie et la génétique humaines, de la recherche sur l’embryon et les cellules souches embryonnaires humaines. Elle remplit à la fois des missions d’encadrement et d’expertise ainsi que des missions opérationnelles, impliquant, pour certains services, un fonctionnement 24/24 et 7j/7 (répartition nationale des greffons).

L’ABM accueille environ 260 collaborateurs qui travaillent essentiellement au siège situé à Saint-Denis-La Plaine (93) ; une cinquantaine d’agents exercent leurs fonctions dans les services régionaux.

L’ABM est dirigée par une directrice générale appuyée par deux directeurs généraux adjoints : un directeur général adjoint en charge de la politique médicale et scientifique (DGAMS) et un directeur général adjoint chargé des ressources (DGAR).

Environnement du poste

La direction Procréation, Embryologie et Génétique humaines (DPEGh) relève de la direction générale médicale et scientifique (DGMS) de l’Agence de la biomédecine.

Elle est constituée de trois pôles : le pôle «assistance médicale à la procréation (AMP)», le pôle «diagnostics» (couvrant les domaines de la médecine fœtale, du diagnostic prénatal (DPN), du diagnostic préimplantatoire (DPI) et du diagnostic génétique postnatal) et le pôle «évaluation-biostatistiques». Elle comprend 14 agents dont 2 assistant(e)s.

L'assistant a un rôle de secrétariat traditionnel et certaines missions spécifiques de gestion d'expertise en rapport avec les actions stratégiques en matière de procréation, d’embryologie et de génétique humaines (PEGh).

Description du poste

Missions principales

Secrétariat traditionnel pour les médecins et agents de la direction PEGh, avec une intervention privilégiée sur le secteur de l’assistance médicale à la procréation :

• Accueil téléphonique
• Correction et mise en forme de documents, courriers, notes, rapports, comptes-rendus de réunions, participation à l’organisation de webinaires
• Suivi, enregistrement des dossiers, documents soumis à avis ou à signature
• Mailing, classement et archivage
• Organisation de réunions de la direction et d'experts en interne ou en externe, ou de formations organisées par la direction
• Gestion des déplacements, missions et congrès, en France et à l’étranger; suivi des frais de missions en lien avec le pôle Service, missions et environnement de travail
• Gestion des demandes de travaux (diaporama, poster...), de fournitures et des commandes
• Mise à jour des tableaux de service

Missions spécifiques liées à la direction PEGhavec une intervention privilégiée sur le secteur de l’assistance médicale à la procréation en lien avec le pôle AMP et le pôle évaluation

• Gestion des groupes de travail (GT) (création avec appels à candidature, renouvellement du groupe, convocation, déplacement des experts si réunion en présentiel, gestion des ordres du jour, comptes rendus, documents, etc., gestion des déclarations d'intérêt des experts en lien avec la cellule de déontologie
• Contribution à la gestion organisationnelle des travaux en lien avec l’action de territorialisation du plan PEGh auprès des agences régionales de santé (ARS)
• Participation au suivi des plan de concertations en AMP en lien avec société savantes, ARS et associations d’usagers
• Suivi des autorisations en lien avec la mission inspection et la direction juridique, de l’envoi des courriers des MIG en lien avec le pôle OFAS
• Mise à jour des connaissances juridiques et réglementaires sur les procédures établies par la loi de bioéthique, les décrets et arrêtés relatifs à la génétique
• Information des professionnels relatives aux différentes procédures

Assure le relais du binôme sur les missions de diagnostic et de génétique et la Mission d’inspection, portées par une autre assistante

L’assistant(e) est l’interface entre la DPEGh et les autres directions ou pôles transverses de l’Agence dans l’organisation du travail.

Spécificités et contraintes du poste

Le poste s'exerce en complémentarité avec le second poste de secrétariat de la Direction PEGH et en coordination fonctionnelle avec les secrétaires-assistantes de la DGMS.

Vous êtes titulaire d'un baccalauréat minimum et maîtrisez les principaux outils bureautiques, notamment Word, Excel, PowerPoint et Zoom. Vous disposez d'excellentes qualités rédactionnelles et d'une très bonne maîtrise de l'orthographe.

Reconnu(e) pour votre sens de l'organisation, votre réactivité et votre aisance relationnelle, vous appréciez le travail en équipe et savez évoluer dans un environnement dynamique nécessitant de nombreuses interactions. Votre adaptabilité et votre agilité vous permettent de collaborer efficacement avec des interlocuteurs variés, tant au sein de la DEPGH qu'avec les équipes de la Direction générale médicale et scientifique.

Rigoureux(se), autonome et discret(ète), vous savez gérer vos priorités, respecter les exigences de confidentialité et assurer un suivi fiable des dossiers qui vous sont confiés. Vous faites preuve de professionnalisme, de disponibilité et de discernement dans l'exercice de vos missions.

Votre sens du service, votre polyvalence et votre capacité à anticiper les besoins seront des atouts essentiels pour contribuer au bon fonctionnement quotidien d'une direction stratégique.

Informations complémentaires

Type de contrat :intérim + contrat de droit public -Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels.

Rémunération : selon expérience et niveau de diplôme, par référence aux grilles indiciaires des agences sanitaires en application du décret n°2003-224 du 07 mars 2003 ou selon statut particulier si fonctionnaire (détachement, mise à disposition).

Télétravail : possible(jusqu'à2 jours),sous réserve de validation.

*A l’issue du processus de recrutement, il vous sera demandé de remplir une déclaration d’intérêts.

La déclaration d’intérêts est une déclaration sur l’honneur concernant les liens directs ou indirects que vous pourriez avoir avec toute entreprise ou organisme privé intervenant dans le champ des missions de l’Agence de la biomédecine.

Ce document reste confidentiel ; il sera conservé dans votre dossier à la direction des ressources humaines.