Assistant (H/F)

Agence de la biomédecine; Saint-Denis; Hybrid; EUR 28,000 - 40,000; Full time

Job summary

L’Agence de la biomédecine (ABM) recherche un(e) secrétaire médical(e) polyvalent(e) pour accompagner le pôle stratégie prélèvement greffe et le pôle évaluation-biostatistique. Vous assurez l’assistanat, la tenue des réunions et la gestion administrative courante.

Le poste, basé à Saint-Denis (93), prévoit du télétravail jusqu’à 2 jours et une rémunération adaptée à l’expérience, avec un contrat de droit public en CDI.

Qualifications

• Diplôme souhaité : formation en secrétariat médical ou BTS secrétariat.
• Expérience 3 à 5 ans dans un poste similaire de secrétariat.

Responsibilities

• Gérer les agendas et plannings des médecins et responsables.
• Organisation des déplacements via l’outil DOMINO et remboursement des frais.
• Rédaction, suivi et archivage de courriers et notes.
• Accueil téléphonique et transmission des messages.
• Réalisation et diffusion des comptes rendus et CR de réunions.

Skills

Secrétariat médical

Anglais

Rédactionnel

Autonomie

Education

BTS Secrétariat

Tools

Word

Excel

PowerPoint

Outlook

Job description

• Type d'emploi : contrat à durée indéterminée

Description de l'entreprise

L’Agence de la biomédecine (ABM) est un établissement public administratif de l’Etat placé sous la tutelle du ministère chargé de la santé. Elle encadre, supervise, accompagne et évalue les activités dans les domaines du prélèvement et de la greffe d’organes, de tissus et de cellules, ainsi que dans les domaines de la procréation, de l’embryologie et la génétique humaines, de la recherche sur l’embryon et les cellules souches embryonnaires humaines. Elle remplit à la fois des missions d’encadrement et d’expertise ainsi que des missions opérationnelles, impliquant, pour certains services, un fonctionnement 24/24 et 7j/7 (répartition nationale des greffons).

L’ABM accueille environ 260 collaborateurs qui travaillent essentiellement au siège situé à Saint-Denis-La Plaine (93) ; une cinquantaine d’agents exercent leurs fonctions dans les services régionaux.

L’ABM est dirigée par une directrice générale appuyée par deux directeurs généraux adjoints : un directeur général adjoint en charge de la politique médicale et scientifique (DGAMS) et un directeur général adjoint chargé des ressources (DGAR).

Environnement du poste

Le pôle stratégie prélèvement greffe, le pôle national de répartition des greffons (PNRG) et le pôle évaluation-biostatistique relèvent de la direction opérationnelle du prélèvement et de la greffe (DPGOT) et se trouvent placés sous la responsabilité directe du directeur de la DPGOT.

Le pôle stratégie prélèvement greffe contribue à l'élaboration des stratégies de développement du prélèvement et de la greffe d'organes et de tissus. Le pôle national de répartition des greffons (PNRG) est un pôle opérationnel en charge de l'inscription des patients sur la liste nationale d'attente de greffe, qui assure la répartition et l'attribution des greffons au plan national et international ainsi que la gestion du registre national des refus (RNR). Le pôle évaluation assure une expertise en santé publique et épidémiologique pour le prélèvement et la greffe d'organes et de tissus.

Description du poste

Missions principales

En interaction avec l'autre assistante, rôle d'assistanat auprès du pôle stratégie prélèvement greffe, du pôle national de répartition des greffons et du pôle évaluation-biostatistique, pour garantir les travaux classiques inhérents à un secrétariat, participer à l'organisation et la tenue de réunions et participer à l'organisation du don croisé.

I. Prise en charge du secrétariat :

• Gestion des agendas et plannings partagés des différents médecins et responsables de pôles.
• Organisation des déplacements des différents médecins via l'outil DOMINO (réservation de titres de transport, remboursement de frais de missions).
• Rédaction, suivi et archivage de courriers (demandes de patients, nouvelles, boîte contact...).
• Accueil téléphonique : prise de rendez-vous et des messages.
• Transmission, suivi et archivage documentaire.

II. Organisation et gestion des réunions internes et externes (Réunions scientifiques, Groupes de travail...) :

• Gestion de l'organisation logistique des réunions (réservation de salles, programmation et connexion de la visioconférence via l'outil Zoom, accueil des participants).
• Convocation des participants, réservation des titres de transport des participants externes.
• Réalisation et transmission des ordres du jour.
• Organisation de réunions préparatoires internes en amont de groupes de travail ou réunions externes.
• Prise de notes et rédaction des comptes-rendus des groupes de travail, diffusion et archivage des comptes-rendus.

III. Gestion des bons de commande via le logiciel SAP pour :

• Les inscriptions aux congrès pour le personnel de la DPGOT;
• Les demandes d'interprétariats pour les Comités Donneurs Vivants;
• Les demandes de facturation de transports de greffons;
• Les demandes de posters, relectures d'articles, traductions.

IV. Gestion des demandes d'avis d'autorisation d'activité en liaison avec les médecins, les médecins, les services régionaux, le service juridique et le pôle recherche, Europe, international et veille de la DGMS.

V. Organisation du renouvellement des collèges d'experts rénaux, pancréatiques, cardio-pulmonaires et hépatiques.

VI. Prise en charge du secrétariat pour les dons croisés.

VII. Participation à la continuité des services de la DPGOT :

• Palier aux urgences en cas d'absence de la secrétaire du directeur de la DPGOT.

VIII. Relations fonctionnelles

• Relations étroites en interne avec l'ensemble des services de l'Agence. Interface active entre les différents services et pôles de la DPGOT.
• En externe, relations étroites avec l'ensemble des professionnels impliqués dans l'activité de prélèvement et de greffe d'organes et de tissus.

Spécificités du poste

Confidentialité et devoir de réserve.

Connaissances, compétences et aptitude

Formation et expérience

• Diplôme souhaité : formation en secrétariat médical, idéalement, ou BTS en secrétariat.
• Expérience souhaitée : 3 à 5 ans dans un poste de secrétariat.

Compétences techniques

• Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, PowerPoint et Outlook.
• Bonne connaissance des outils numériques : intranet et Internet.
• La connaissance des applications et logiciels Cristal et SAP serait un atout.
• Bonnes compétences rédactionnelles : rédaction de courriers, de notes et de comptes rendus.
• Anglais souhaité.

Qualités professionnelles et relationnelles

• Excellentes qualités relationnelles avec des interlocuteurs variés.
• Autonomie, initiative et sens des responsabilités.
• Capacité à rendre compte de son activité.
• Adaptabilité et réactivité.
• Disponibilité, polyvalence et sens de l’organisation.

Informations complémentaires

Type de contrat : contrat de droit public -Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels.

Rémunération : selon expérience et niveau de diplôme, par référence aux grilles indiciaires des agences sanitaires en application du décret n°2003-224 du 07 mars 2003 ou selon statut particulier si fonctionnaire (détachement, mise à disposition).

Télétravail : possible(jusqu'à2 jours),sous réserve de validation.

*A l’issue du processus de recrutement, il vous sera demandé de remplir une déclaration d’intérêts.

La déclaration d’intérêts est une déclaration sur l’honneur concernant les liens directs ou indirects que vous pourriez avoir avec toute entreprise ou organisme privé intervenant dans le champ des missions de l’Agence de la biomédecine.

Ce document reste confidentiel ; il sera conservé dans votre dossier à la direction des ressources humaines.