Assistant des activités médicales (H/F)

Agence de la biomédecine; Saint-Denis; On-site; EUR 27,000 - 38,000; Full time

Benefits offered by this job

Télétravail possible (2 jours)

Job summary

L’Agence de la biomédecine, établissement public sous tutelle du ministère de la Santé, recrute un(e) assistant(e) des activités médicales pour soutenir le secrétariat et le réseau régional de prélèvement et de greffe.

Vous assurez la collecte et la transmission des données, la gestion du planning des auditions et la logistique des comités donneur vivant, dans le respect des règles de confidentialité et des horaires habituels.

Qualifications

• Formation supérieure de type BTS en assistanat médical et expérience souhaitée dans le domaine médical.
• Maîtrise des outils informatiques usuels (Word/Excel/Outlook).
• Bonne connaissance de la terminologie médicale et respect de la confidentialité.

Responsibilities

• Réaliser le recueil de données médicales auprès des équipes hospitalières dans les délais.
• Transmettre les données au médecin pour validation et convocation du donneur.
• Gérer le planning des auditions des comités donneur vivant et la logistique associée.
• Assurer le secrétariat du réseau de prélèvement en collaboration avec le médecin et le cadre infirmier.
• Maintenir à jour les informations et assurer le suivi des autorisations et conventions.

Skills

Rigueur

Organisation

Confidentialité

Education

BTS Assistante médicale

Tools

Word

Excel

Outlook

Intranet / SESAME

Job description

• Type d'emploi : contrat à durée indéterminée

Description de l'entreprise

L’Agence de la biomédecine (ABM) est un établissement public administratif de l’Etat placé sous la tutelle du ministère chargé de la santé. Elle encadre, supervise, accompagne et évalue les activités dans les domaines du prélèvement et de la greffe d’organes, de tissus et de cellules, ainsi que dans les domaines de la procréation, de l’embryologie et la génétique humaines, de la recherche sur l’embryon et les cellules souches embryonnaires humaines. Elle remplit à la fois des missions d’encadrement et d’expertise ainsi que des missions opérationnelles, impliquant, pour certains services, un fonctionnement 24/24 et 7j/7 (répartition nationale des greffons).

L’ABM accueille environ 260 collaborateurs qui travaillent essentiellement au siège situé à Saint-Denis-La Plaine (93) ; une cinquantaine d’agents exercent leurs fonctions dans les services régionaux.

L’ABM est dirigée par une directrice générale appuyée par deux directeurs généraux adjoints : un directeur général adjoint en charge de la politique médicale et scientifique (DGAMS) et un directeur général adjoint chargé des ressources (DGAR).

Environnement du poste

La supervision et l’encadrement des activités de prélèvement et de greffe d’organes et de tissus est unemission historique confiée par la loi de bioéthique à l’Agence de la biomédecine. Elle est inscrite dans le Contratd’Objectifs et de Performance (COP) de l’Agence de la biomédecine comme objectif stratégique n°1.

Les services régionaux (SR) Ile-de-France/Antilles/Guyane, services essentiels de l’Agence qui relève de ladirection du prélèvement et de la greffe d’organes et de tissus (DPGOT), contribue à l’élaboration desstratégies de développement du prélèvement et de greffe d’organes et de tissus et en assure la mise enœuvre en les déclinant en objectifs opérationnels au niveau local, régional et inter-régional. Ils assurent par ailleurs une activité de régulation des prélèvements d’organes et de tissus H24.

Description du poste

Sous l’autorité directe de l’adjoint au directeur de la DPGOT, responsable des services régionaux Ile-deFrance/Antilles/Guyane et en charge du secrétariat national des comités donneur vivant (SNDV), l’assistant(e) des activités médicales assure les missions suivantes :

• Réaliser le recueil auprès des équipes hospitalières des données à caractère médical, dans le respect des délais, pour assurer la complétude du dossier donneur ;
• Transmettre les données auprès du médecin pour validation avant la convocation du donneur ;
• Transmettre aux experts les informations de chaque donneur dans le respect des délais ;
• Assurer la composition du planning des auditions aux comités donneur vivant ;
• Assurer la gestion logistique d’un comité donneur vivant.

2. Prendre en charge le secrétariat d’un réseau de prélèvement en collaboration avec un binôme médecin – cadre infirmier animateur de réseau :

• Gérer les rendez-vous auprès des interlocuteurs institutionnels ;
• Gérer le suivi des autorisations et conventions de prélèvement ;
• Assurer la mise à jour des acteurs des coordinations hospitalières et des équipes de greffe sur la base SESAME ainsi que leurs droits d’accès au portail de l’Agence de la biomédecine ;
• Assurer le suivi et l’archivage documentaire du réseau.

3. Prendre en charge des nouvelles des receveurs à J10 de la greffe :

• Solliciter les équipes de greffe dans le cadre du recueil des données attendues ;
• Implémenter les données sur une application dévolue dans le cadre de l’information aux équipes de coordination hospitalière de prélèvements d’organes.

4. Participer à la continuité du service en cas d’absence des autres assistantes des activités médicales.

5. Assurer la gestion du secrétariat du manager responsable de l’équipe, en alternance avec les autres membres de l’équipe.

Dans le cadre de vos missions, vous entretenez des relations étroites :

• En interne, avec les services régionaux, la plateforme nationale de répartition des greffons et le secrétariat de la DPGOT ;
• En externe, avec l’ensemble des professionnels impliqués dans l’activité de prélèvement et de greffe d’organes et de tissus.

Le poste implique la gestion de données médicales sensibles, notamment relatives aux donneurs décédés et aux patients greffés, nécessitant à ce titre un respect strict de la confidentialité.

Les horaires de travail sont organisés au sein du secrétariat afin d’assurer une présence sur une amplitude comprise entre 8h30 et 17h30.

Le réseau de prélèvement dont vous aurez la charge pourra être situé hors Île-de-France, notamment dans les Hauts-de-France ou en Normandie. Des déplacements ponctuels en région seront ainsi à prévoir, notamment pour participer aux réunions du réseau.

Vous êtes titulaire d’une formation supérieure de type BTS en assistanat médical et disposez d’une expérience professionnelle, idéalement acquise dans le domaine médical.

Vous maîtrisez les outils informatiques, notamment Word, Excel, Outlook, ainsi que les outils intranet et internet. Une connaissance du secteur public hospitalier est appréciée.

Vous disposez d’une bonne connaissance de la terminologie médicale et faites preuve de réelles capacités d’adaptation. Vous savez gérer les priorités et maîtriser les échéances, dans un environnement nécessitant rigueur et réactivité.

Doté(e) de qualités relationnelles, vous appréciez le travail en équipe et accordez une importance particulière au partage de l’information. Vos qualités organisationnelles, votre rigueur et votre sens de l’organisation vous permettent de mener à bien les missions qui vous sont confiées.

Vous faites également preuve d’esprit d’initiative, de disponibilité et de polyvalence, tout en respectant les exigences de confidentialité inhérentes au poste.

Informations complémentaires

Type de contrat : contrat de droit public -Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels.

Rémunération : selon expérience et niveau de diplôme, par référence aux grilles indiciaires des agences sanitaires en application du décret n°2003-224 du 07 mars 2003 ou selon statut particulier si fonctionnaire (détachement, mise à disposition).

Télétravail : possible(jusqu'à2 jours),sous réserve de validation.

*A l’issue du processus de recrutement, il vous sera demandé de remplir une déclaration d’intérêts.

La déclaration d’intérêts est une déclaration sur l’honneur concernant les liens directs ou indirects que vous pourriez avoir avec toute entreprise ou organisme privé intervenant dans le champ des missions de l’Agence de la biomédecine.

Ce document reste confidentiel ; il sera conservé dans votre dossier à la direction des ressources humaines.

Lieu du poste