Assitant·e des instances - secrétariat des comités et conseils

Université Gustave Eiffel; Bron; Hybride; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

L'Université Gustave Eiffel recherche un(e) assistant(e) pour la gestion de ses instances et la logistique des réunions. Ce poste comprend des tâches variées allant de la rédaction de comptes rendus à la mise à jour de documents, dans le cadre d'une structure académique dynamique. Les candidats doivent avoir un sens de l'organisation prononcé, une bonne maîtrise des outils bureautiques, et des compétences en rédaction.

Qualifications

• Connaissance de l'organisation de l'enseignement supérieur et des instances publiques.
• Capacité à prioriser et respecter délais.
• Qualités relationnelles et diplomatie.

Responsabilités

• Assurer le bon fonctionnement des instances universitaires.
• Rédiger et diffuser les documents associés aux conseils.
• Gérer la logistique des réunions en présentiel ou visioconférence.

Connaissances

Organisation

Rédaction

Maîtrise des outils bureautiques

Description du poste

À propos de nous

L'Université Gustave Eiffel, modèle innovant d’université rassemblant le triptyque université, écoles et organisme de recherche, dispose de plusieurs campus de formation et de recherche implantés sur le territoire national.

L’établissement compte plus de 15000 étudiants et plus de 3000 personnels enseignant (e)s-chercheur(e)s, chercheur(e)s et personnels d’appui au sein de 33 laboratoires, 15 composantes de formation ainsi qu’au sein de services support et de soutien.

L’université œuvre dans de nombreux domaines de recherche et représente à elle seule un quart de la recherche française sur les villes de demain. Elle regroupe des compétences pluridisciplinaires pour conduire des recherches de qualité au service de la société, proposer des formations adaptées au monde socio-économique et accompagner les politiques publiques.

L’Université Gustave Eiffel est également la première université française en apprentissage et forme jeunes, salariés, ou citoyens à tous les niveaux ; apporte des éclairages scientifiques à l’ensemble de la société et vise à contribuer in fine à l’élévation du niveau de qualification de tous.

Visionner le film de présentation : https://www.youtube.com/watch?v=8uVHEAaj75A

Mission

Ce poste est rattaché à l’un des services de la direction générale déléguée aux affaires juridiques et institutionnelles (DGd-AJI), qui regroupe 20 agents. Placé sous l’autorité de la directrice générale déléguée adjointe aux affaires juridiques et institutionnelles, l’assistant(e) assure le secrétariat et la gestion de certaines instances de l’Université, notamment les conseils centraux, le comité social d’administration et la formation spécialisée en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail.

Missions Principales

• Assurer le bon fonctionnement des instances : élaborer et actualiser le calendrier ainsi que les rétroplannings, organiser les séances du conseil académique, du conseil d’administration et des instances du dialogue social (comité social d’administration et sa formation spécialisée en santé, sécurité et conditions de travail), ainsi que leurs réunions préparatoires.
• Gérer la communication et la documentation : rédiger et diffuser les ordres du jour, convocations et documents associés aux membres des instances et conseils (mailings, dépôt et gestion électronique de documents) en veillant à leur mise à jour.
• Assurer la logistique des réunions : organiser les séances en présentiel ou en visioconférence (Réservation de salle, du matériel adapté, accueil, gestion des présences, suivi du quorum et des votes, prise de notes) et garantir la disponibilité des dossiers nécessaires.
• Rédiger et formaliser les décisions : rédiger des projets de fiches de synthèse, relevés d’avis, délibérations et procès-verbaux, assurer leur relecture, correction et diffusion.
• Gérer les obligations réglementaires : transmettre les actes au contrôle de légalité, publier les décisions et anticiper les fins de mandat en lien avec les responsables des élections.
• Mettre à jour et suivre les données : actualiser les bases de données, transmettre les indicateurs et assurer l’archivage les documents liés aux séances.
• Participer à l’amélioration continue : contribuer à la démarche qualité de la DGD-AJI par la mise à jour des procédures et l’actualisation des pages intranet.
  
  

Le poste implique quelques déplacements, principalement à Marne-la-Vallée, lors des séances organisées en présentiel et une disponibilité lors des séances en coordination au sein de l’équipe. Télétravail possible jusqu’à deux jours.

Profil

Savoir faire

Prioriser et respecter délais et échéances

Appliquer la règlementation Capacité rédactionnelle (comptes rendus et courriers)

Bonne maitrise des outils bureautiques et des systèmes d’information

Savoir

Une connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’enseignement supérieur, de la recherche, ainsi que d’un établissement public et de ses instances serait un atout

Savoir être

Qualités relationnelles, diplomatie Sens de la confidentialité

Sens de l'organisation et rigueur réactivité, disponibilité, autonomie

Capacité à prendre du recul, Adaptabilité au changement

Référence de l'offre : 6you5yf55t