ASSITANT.E DE DIRECTION

AFD - Agence Française de développement; Paris; Sur place; EUR 100 000 - 125 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution financière publique à Paris recherche un(e) alternant(e) pour soutenir le bon fonctionnement de son département. Les responsabilités incluent la gestion de l'agenda du directeur, l'organisation de réunions et le relais d'informations. Le candidat idéal doit être rigoureux et organisé et avoir une formation en soutien à l'action managériale. Ce rôle offre une immersion dans un environnement dynamique et pluridisciplinaire.

Qualifications

• Dynamisme et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Expérience dans l'organisation et la planification d'événements.
• Capacité à travailler en équipe et à communiquer efficacement.

Responsabilités

• Gestion de l’agenda du directeur et organisation des réunions.
• Planification et organisation de diverses activités et missions.
• Accueillir les nouveaux collaborateurs et gérer leur installation.

Connaissances

Sens de l'organisation

Rigueur

Connaissance des logiciels de bureautique

Formation

Formation BTS en Soutien à l'Action Managériale

Description du poste

Sous la supervision de l'assistance de direction du département, l'alternant(e) aura pour mission d'accompagner le bon fonctionnement du département (logistiques, agendas, déplacements professionnels...) et pour activités principales :

• Gestion de l’agenda du directeur (organisation des réunions et rendez-vous, modifications, réservation des salles…).
• Planification et organisation de diverses réunions : réservation des salles de réunion, équipements audiovisuels et pauses café.
• Mise en forme et envoi de courriers divers.
• Organisation des missions : rédaction des ordres de mission, réservation des billets d’avion / train, demande de visas.
• Relais de l’information entre les managers et l’équipe.
• Conception, mise en place et animation de la mise à jour d’une documentation informatique et papier (organigramme, trombinoscope, lettres de mission, procédures internes, livret d’accueil, tableau de présence).
• Prise de notes lors des réunions et diffusion des comptes rendus.
• Accueil des nouveaux collaborateurs : Demande de badge ; installation du poste de travail ; demande de mobilier ; mise à jour des fichiers.
• Gestion des bureaux et des déménagements.
• Gestion des bons de commande avec les services supports, prestataires, fournisseurs et interlocuteurs externes.
• Commande des fournitures.
• Gestion des sollicitations téléphoniques.

Le département Diagnostics économiques et politiques publiques (ECO) a pour mission de produire des diagnostics et des analyses pluridisciplinaires des dynamiques macro-économiques, socio-politiques, environnementales et démographiques des géographies d’intervention de l’AFD, et ce à différentes échelles : internationales, régionales, nationales et locales. Le département est constitué d’une équipe pluridisciplinaire d'environ 55 personnes et utilise les méthodes et instruments de différentes disciplines (économie, démographie, sociologie, urbanisme, climatologie, etc.).

Formation BTS en Soutien à l'Action Managériale ou équivalent.

Sens de l'organisation, rigueur.

Une bonne connaissance des logiciels de bureautique serait apprécié.

Institution financière publique et solidaire, l’AFD est l’acteur central de la politique de développement de la France. Elle s’engage sur des projets qui améliorent concrètement le quotidien des populations, dans les pays en développement, émergents et l’Outre-mer. Intervenant dans de nombreux secteurs - énergie, santé, biodiversité, eau, numérique, formation - l’AFD accompagne la transition vers un monde plus sûr, plus juste et plus durable, un monde en commun. Son action s’inscrit pleinement dans le cadre des objectifs de développement durable (ODD). Présente dans 115 pays via un réseau de 85 agences, l’AFD accompagne aujourd’hui plus de 4 000 projets de développement. En 2019, elle a engagé 14,1 milliards d’euros au financement de ces projets. L'AFD met en œuvre une politique volontariste pour l'emploi direct et indirect des personnes en situation de Handicap.