Assistante technique Conducteurs de travaux

RAVALTEX; Vaulx-en-Velin; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise dynamique recherche une assistante technique pour soutenir les conducteurs de travaux dans la gestion administrative et logistique des chantiers. Ce rôle clé implique la coordination des échanges entre différents acteurs, le suivi des documents essentiels, ainsi que la gestion des plannings et des budgets. Si vous êtes organisé, rigoureux et aimez travailler en équipe, cette opportunité vous permettra de contribuer à des projets passionnants dans le secteur du bâtiment. Rejoignez une équipe motivée où votre expertise sera valorisée et où vous aurez un impact direct sur la réussite des chantiers.

Qualifications

• Niveau Bac + 2 dans la gestion administrative et financière.
• 5 ans d'expérience dans le bâtiment ou l'assistanat technique.

Responsabilités

• Gérer les documents administratifs et techniques des chantiers.
• Coordonner les échanges entre conducteurs, fournisseurs et clients.
• Suivre les plannings et les budgets des projets.

Connaissances

Gestion des priorités

Planification

Rigueur et précision

Rédaction professionnelle

Collaboration

Autonomie

Formation

Bac + 2 (BTS ou DUT)

Outils

Excel

Word

PowerPoint

Description du poste

Assistante technique Conducteurs de travaux

RAVALTEX Vaulx-en-Velin, Auvergne-Rhône-Alpes, France

L’assistante technique accompagne les conducteurs de travaux dans la gestion administrative, technique et organisationnelle des chantiers de ravalement de façades. Elle assure le suivi des documents (devis, contrats, factures), la planification des interventions et participe à la gestion des commandes et des stocks de matériaux. En lien avec les conducteurs de travaux, les fournisseurs et les clients, elle coordonne les échanges et garantit le respect des délais et des budgets. Elle participe également à la rédaction de rapports, au suivi financier des projets, et veille à la conformité des dossiers administratifs et des consignes de sécurité.

Rattachement hiérarchique

Est encadré par un directeur technique

Responsabilités

• Gestion administrative: Rassembler, organiser et archiver les documents liés aux projets (devis, contrats, factures, bons de commande).
• Coordination logistique: Suivre les commandes, les livraisons et les besoins en matériel ou en équipement.
• Communication: Servir d’intermédiaire entre les coordinateurs, les fournisseurs, les sous-traitants et les clients.
• Suivi des plannings: Participer à la planification des chantiers et au respect des échéances.

·Support financier: Contrôler les budgets, vérifier les factures et assurer le suivi des dépenses.

• Gestion des dossiers: S’assurer de la conformité des dossiers administratifs et techniques avec les normes et réglementations.
• Reporting: Préparer des comptes rendus, des rapports d’avancement et des tableaux de bord.

Activités

-Préparer, rédiger et transmettre des documents nécessaires (devis, bons de commandes, factures, rapports).

-Participe à la mise en forme des contrats de sous-traitance et leur déclaration.

-Classer, archiver et numériser les dossiers administratifs pour garantir leur accessibilité.

-Vérifier la conformité des documents administratifs requis (assurance, autorisations, permis).

-Assurer la gestion des déclarations préalables pour l’ouverture des chantiers et des demandes d’autorisation de voirie

• Coordination logistique

-Réalise les commandes de matériaux, d’équipements et d’outillages en lien avec les besoins des chantiers.

-Suivre les délais de livraison, relancer les fournisseurs en cas de retard.

-Organiser le stockage et le transport des matériaux pour garantir leur disponibilité.

-Gérer les appels téléphoniques et les emails des clients, fournisseurs et sous-traitants.

-Assurer la transmission des informations entre les conducteurs de travaux et les partenaires.

-Servir de point de contact pour les demandes clients, en répondant aux questions ou en orientant vers les interlocuteurs appropriés.

-Participer à la diffusion des consignes et des priorités décidées par les conducteurs de travaux.

• Suivi des plannings

-Préparer les plannings d’interventions en lien avec les conducteurs de travaux et les priorités des chantiers.

-Actualiser régulièrement les plannings en fonction des évolutions ou imprévus.

-Informer les parties prenantes des modifications de calendrier (direction, sous-traitants, fournisseurs...).

-Vérifier les factures des fournisseurs et sous-traitants pour détecter les anomalies.

-Saisir et suivre les dépenses dans les outils de gestion.

-Préparer des états financiers et des tableaux de suivi des coûts par chantier.

-Aider à la facturation des clients et au suivi des paiements en cours.

• Gestion des dossiers

-Constituer et tenir à jour les dossiers techniques (plans, fiches techniques, études).

-Vérifier que les documents réglementaires sont complets et conformes aux exigences (certificats, attestations).

-Saisir les situations de travaux sur Chorus Pro.

-Mise en forme des PPSPS / DOE.

-Préparer, rédiger et envoyer les documents nécessaires à l’ouverture des contrats (ouverture de compteurs Eau, Elec…) et assurer leur suivi jusqu’à résiliation.

-Collecter et transmettre les dossiers de fin de chantier (DOE, garanties, certificats de conformité).

-Contrôler les échéances administratives liées aux chantiers (délais de permis, assurances, etc.).

-Préparer des comptes rendus de réunions de chantier en collaboration avec les conducteurs de travaux

-Mettre à jour les tableaux de bords de suivi des projets (avancement, dépenses, délais).

-Analyser et signaler les écarts par rapport aux prévisions initiales.

-Fournir des rapports d’activité réguliers pour informer la direction ou les clients.

Compétences génériques

• Gestion des priorités, planification, rigueur et précision.
• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint)
• Rédaction professionnelle, capacité à rédiger des documents clairs, structurés et précis (comptes rendus, rapports, courriers).
• Savoir organiser et structurer les documents pour garantir leur accessibilité.
• Collaborer de manière harmonieuse avec les conducteurs de travaux et autres parties prenantes.
• Capacité à échanger efficacement avec des interlocuteurs variés.
• Avoir des notions sur les métiers du bâtiment (vocabulaire, processus, normes).
• Comprendre des plans, spécifications techniques ou autres documents liés aux chantiers.
• Faire preuve d’autonomie et de proactivité

Conditions d'accès à la fonction

Niveau Bac + 2 (BTS ou DUT) dans la gestion administrative et financière, métiers du bâtiment et/ou une expérience de 5 ans sur une fonction similaire dans le domaine du bâtiment ou de l’assistanat technique.