ASSISTANTE POLYVALENTE DE GESTION ADMINISTRATIVE (H/F) - 6927 LB

Au sein de la direction des accueils, des services internes et de la réglementation et placé(e) sous l'autorité du chef de service des accueils mutualisés, vous intervenez en polyvalence sur les différents services de la direction pour répondre aux besoins du service public, en assurant la gestion administrative des activités de ces services, ainsi que l'animation et l'organisation d'espaces d'accueil et d'information.

Missions et activités principales du Poste :

1. Accueil physique et téléphonique, renseigner et orienter les appels.
2. Orienter le public vers les services, accompagner et présenter les visiteurs.
3. Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement des collectivités.
4. Accueillir les mariages, les cérémonies et les évènements divers.
5. Gestion administrative des dossiers des services.
6. Actualiser l'affichage et les présentoirs.
7. Diverses missions de base pour les services de la direction selon nécessité de service et remplacement d'agents.

Mairies annexes et vie civile et citoyenne : recensement citoyen, élections, délivrance des actes d'état civil, préinscription scolaire et crèches, saisie des réclamations sur e-atal (proximité des habitants), traitement des dossiers CNI passeport, prise des astreintes, et toutes autres missions en lien avec ces services.

Accueils hôtel de ville, hôtel d'agglomération, Saint Louis, Saint André de l'Eure : accueil physique et téléphonique, orientation des usagers. Saisie des réclamations sur e-atal (proximité des habitants). Gestion des dossiers via les procédures internes. Mission ponctuelle de régie en suppléance sur Turbo self.

Service courrier : ouverture et tri du courrier, enregistrement parapheurs et recommandés, tournée voiture et pédestre.

Horaires des cycles de travail :

Travail le samedi en journée ponctuellement et par roulement à l'Hôtel de Ville.

Travail dans les différents lieux où sont basés les services de la direction.

Plages horaires variables selon les services.

Savoirs - connaissances théoriques :

1. Technique d'accueil, outils de communication.
2. Fonctionnement du standard, d'internet et applicatifs internes.
3. Technique de régulation.
4. Connaissance maîtrisée de l'outil informatique/bureautique (Word, Excel, E Proximité, E Atal, AIDA).
5. Connaître l'organigramme mutualisé des collectivités et les missions des différents services.
6. Technique de médiation et de négociation.
7. Mission de service public de la collectivité.
8. Principe d'accueil des personnes en situation de handicap.
9. Connaître les procédures d'urgence.

Savoir être - qualités personnelles :

1. Bonne présentation.
2. Bonne expression verbale et capacité à reformuler.
3. Amabilité constante et sens de l'accueil.
4. Bon relationnel et sens de la diplomatie.
5. Écoute, maîtrise de soi, être patient.
6. Disponibilité.
7. Autonomie.
8. Réactivité, dynamisme.
9. Sens du travail en équipe.
10. Sérieux et efficace.
11. Discrétion.
12. Conserver neutralité et objectivité face aux situations.
13. S'adapter au public différent.
14. Capacité d'initiative.

Savoir faire :

1. Informer et conseiller l'usager dans ses démarches.
2. Accompagner l'usager dans la constitution de son dossier.
3. Recueillir les informations nécessaires au traitement de la demande.
4. Orienter l'usager vers les services et interlocuteurs compétents.
5. Diffuser une information auprès du public ou d'une catégorie d'usagers.
6. Adapter son mode relationnel au public ou d'une catégorie d'usagers.
7. Être acteur dans la polyvalence.
8. Sens de la communication.
9. Savoir informer et rendre compte à sa hiérarchie.
10. Participer aux actions de formation.
11. Gérer des situations de stress et réguler les tensions.

Nombre de congés annuels : 25

Nombre de RTT : 5

Groupe RIFSEEP : 2 - mini : 205 € / maxi : 600 €

Date limite de candidature : 04/05/2025