Assistante du Directeur des services techniques

Ville de Clapiers; Montpellier; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité territoriale recherche un assistant du Directeur des Services Techniques à Montpellier. Le candidat aura un rôle clé dans l'organisation et sera impliqué dans des missions administratives et techniques variées. Les compétences requises incluent la maîtrise de divers outils bureautiques et une excellente capacité de communication. Le poste propose une dynamique d'amélioration continue au sein d'un environnement public.

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, PowerPoint/Canva.
• Connaissance des logiciels métiers appréciée.
• Excellente communication écrite et orale.
• Capacité d’analyse et d’organisation de l’information.
• Discrétion, rigueur, autonomie et réactivité.

Responsabilités

• Assurer un rôle central dans le fonctionnement du secrétariat.
• Gérer l’accueil physique et téléphonique des partenaires.
• Suivre les consommations énergétiques et abonnements.
• Élaborer et suivre le budget du service.
• Participer à la préparation des projets techniques.

Connaissances

Maîtrise des outils bureautiques

Excellente communication écrite et orale

Connaissance des logiciels métiers

Capacité d’analyse et d’organisation

Gestion du temps et hiérarchisation des priorités

Outils

Word

Excel

PowerPoint/Canva

Outlook

Teams

Description du poste

Voici une proposition de mise en page professionnelle et claire de votre descriptif d'emploi :


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Descriptif de l'emploi

En lien direct avec les élus, les services municipaux et les partenaires extérieurs, vous occupez un rôle stratégique au cœur de l’organisation. Ce poste vous offre une vision globale des projets techniques de la commune et vous permet d’être un acteur clé dans leur réussite.

En qualité d’assistant du Directeur des Services Techniques (DST), vous contribuez activement à la mise en œuvre des missions administratives, financières et techniques. Vous assurez un rôle central dans le fonctionnement du secrétariat et dans la coordination des actions au sein de la direction.

Le poste s’inscrit dans une dynamique de modernisation de l’action publique (dématérialisation, gestion des flux, amélioration continue) et implique :

une grande autonomie,

une forte disponibilité,

une capacité d’adaptation à un environnement dynamique et transversal.



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Missions / Conditions d'exercice

1. Accueil et secrétariat

Accueil physique et téléphonique des entreprises, partenaires et administrés.

Enregistrement, traitement et transmission des informations.

Gestion, suivi et diffusion du courrier (réception, tri, mise en forme, expédition).

Planification et organisation des réunions, visites et rendez-vous.

Gestion des parapheurs.


2. Gestion administrative et documentaire

Rédaction, mise en forme et édition de documents (courriers, comptes rendus, rapports).

Suivi, classement et archivage des dossiers (ERP, sécurité, travaux, installations classées, etc.).

Gestion des dossiers administratifs spécifiques (travaux, spectacles pyrotechniques, commissions de sécurité ERP, E-services).

Suivi administratif des marchés publics et conventions.

Suivi des marchés publics en phase d’exécution (contrats, ordres de service, EXE, procès-verbaux de réception).

Réception et gestion des dossiers de consultation des entreprises (procédures restreintes).


3. Suivi technique et financier

Gestion des demandes de devis, engagements comptables, bons de commande.

Élaboration et suivi du budget du service en lien avec le DST.

Suivi des consommations énergétiques et abonnements (eau, électricité, gaz, photovoltaïque).

Gestion des équipements : approvisionnement (EPI, produits d’entretien), gestion des clés, véhicules et matériels.


4. Coordination et reporting

Mise à jour et exploitation de tableaux de bord et bilans d’activité.

Élaboration du bilan d’activité annuel.

Participation à la préparation et au suivi des projets techniques.

Suivi des formations, habilitations des agents et marchés de maintenance.

Participation à la formalisation des procédures et à l’amélioration continue du service.



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Profils recherchés

Connaissances et compétences

Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, PowerPoint/Canva, Outlook, Teams.

Connaissance des logiciels métiers appréciée : ATTAL, E-ATTAL, CIRIL/CIRIL+.

Excellente communication écrite et orale.

Bonne culture juridique et financière.

Connaissance de l’environnement territorial et du fonctionnement des administrations publiques.

Capacité d’analyse et d’organisation de l’information.

Lecture de plans et usage d’outils cartographiques.

Gestion du temps et hiérarchisation des priorités.

Précision dans le reporting.


Qualités et savoir-être

Discrétion, rigueur, autonomie, réactivité, anticipation.

Excellent relationnel, diplomatie, capacité à travailler dans l’urgence.

Sens de l’accueil, du contact, adaptation à divers interlocuteurs.

Esprit d’équipe, polyvalence, méthode.

Disponibilité, loyauté, respect de la confidentialité et des procédures réglementaires.



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Souhaitez-vous que je prépare également une version prête à imprimer en PDF ou mise en forme sous Word ?