Assistante département juridique & contrats F/H

Nexter; Les Ulis; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise leader dans le domaine de la défense recherche un(e) Assistant(e) au sein de son département Juridique & Contrats. Le poste, basé en Île-de-France, nécessite une gestion administrative efficace pour soutenir les équipes en matière d'organisation, de communication et de logistique, tout en respectant la confidentialité et les priorités. Ce CDD de remplacement de 3 mois est idéal pour une personne rigoureuse et organisée disposant d'une forte expérience dans l'assistance de département.

Qualifications

• Expérience significative (min. 5-10 années) en assistanat de département.
• Maîtrise d'outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
• Anglais courant avec d'autres langues comme allemand ou italien un atout.

Responsabilités

• Gestion du courrier interne et externe en français/anglais.
• Organisation de réunions et de déplacements professionnels.
• Préparation de logistique pour événements et gestion des notes de frais.

Connaissances

Organisation

Gestion du temps

Excellente rédaction

Langues étrangères

Outils

Pack Office

Description du poste

Assistante département juridique & contrats F/H, Yvelines

Description de la mission

Au sein du département Juridique & Contrats, vous assistez la responsable Juridique de KNDS France et ses Filiales françaises et étrangères en optimisant la gestion administrative du Département. En collaboration étroite avec celle-ci, vous organisez, coordonnez et suivez l'ensemble des activités pour la seconder, gérant l'emploi du temps, les communications et les tâches quotidiennes pour lui permettre de se concentrer sur ses responsabilités clés.

Activités principales :
Gestion du courrier interne et externe en français/anglais
Gestion d'agenda, appels téléphoniques et courrier (France, Pays-Bas et Allemagne notamment)
Organisation de réunions
Mise en forme de présentations PPT et autres documents
Préparation et organisation de la logistique des événements, séminaires et des déplacements professionnels en France et à l'étranger pour l'ensemble de l'équipe Juridique et Contract Management (vols, trains, hôtels, demandes de visas, location de voiture, )
Saisie des notes de frais
Gestion des demandes de kbis de la société et de ses filiales ; des demandes de certification de signature, traduction de documents, démarches d'apostille/légalisation en provenance d'autres directions ou départements ; des demandes de renouvellement /modification des AFCI (Autorisations de Fabrication, de Commerce et d'Intermédiation des armes de guerre auprès de la DGA et SCAE)
Réservation restaurant Club/plateaux-repas/salles de réunion
Organisation de l'archivage des contrats KNDS France (dématérialisation des anciens et nouveaux contrats dans LEGISWAY)
Gestion du budget du département (demandes d'achat dans le « Portail achats » et traitement des factures dans « Infor Ln ») et des commandes de fournitures de bureau et vérification de la conformité des livraisons
Gestion de l'alimentation de l'intranet du Département
Suivi des jours de présence/télétravail/congés des équipes
Gestion des formalités pour les nouveaux arrivants

CDD remplacement durée 3 mois

Profil / Compétences requises

Rigoureux(se) et organisé(e), vous disposez d'une expérience significative de (min. 5-10 années) réussie en assistanat de département.
Maîtrise des outils bureautiques (pack office : Word, Excel et PowerPoint) et êtes à l'aise dans la manipulation de logiciels différents.
Langues étrangères : anglais courant (la connaissance d'autres langues comme l'allemand ou l'italien serait un atout).
Vous disposez d'excellentes capacités rédactionnelles en français et en anglais. Vous avez le sens du service et disposez d'un esprit d'initiative et d'anticipation. La discrétion, la confidentialité et les qualités relationnelles sont également des points essentiels pour réussir dans ce poste. De plus, vous savez travailler dans l'urgence et gérez les priorités.