Assistante département juridique & contrats F/H

Nexter; Île-de-France; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise leader dans la défense recherche un(e) assistant(e) pour son département Juridique & Contrats pour un CDD de remplacement de 3 mois. Vous soutiendrez la responsable juridique dans la gestion administrative et l'organisation des activités, en assurant la confidentialité et la rigueur dans toutes les tâches confiées.

Qualifications

• Expérience significative d'au moins 5-10 ans en assistanat.
• Maîtrise de l'anglais, connaissance d'autres langues (allemand, italien) est un atout.
• Excellentes capacités rédactionnelles en français et en anglais.

Responsabilités

• Gestion de l'agenda, communications et organisation de réunions.
• Préparation et logistique d'événements, séminaires et déplacements.
• Gestion administrative et budget du département.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Langues étrangères

Outils

Pack Office

Description du poste

Assistante département juridique & contrats F/H, Yvelines

Description de la mission

Au sein du département Juridique & Contrats, vous assistez la responsable Juridique de KNDS France et ses Filiales françaises et étrangères en optimisant la gestion administrative du Département. En collaboration étroite avec celle-ci, vous organisez, coordonnez et suivez l'ensemble des activités pour la seconder, gérant l'emploi du temps, les communications et les tâches quotidiennes pour lui permettre de se concentrer sur ses responsabilités clés.

Activités principales :
Gestion du courrier interne et externe en français/anglais
Gestion d'agenda, appels téléphoniques et courrier (France, Pays-Bas et Allemagne notamment)
Organisation de réunions
Mise en forme de présentations PPT et autres documents
Préparation et organisation de la logistique des événements, séminaires et des déplacements professionnels en France et à l'étranger pour l'ensemble de l'équipe Juridique et Contract Management (vols, trains, hôtels, demandes de visas, location de voiture, )
Saisie des notes de frais
Gestion des demandes de kbis de la société et de ses filiales ; des demandes de certification de signature, traduction de documents, démarches d'apostille/légalisation en provenance d'autres directions ou départements ; des demandes de renouvellement /modification des AFCI (Autorisations de Fabrication, de Commerce et d'Intermédiation des armes de guerre auprès de la DGA et SCAE)
Réservation restaurant Club/plateaux-repas/salles de réunion
Organisation de l'archivage des contrats KNDS France (dématérialisation des anciens et nouveaux contrats dans LEGISWAY)
Gestion du budget du département (demandes d'achat dans le « Portail achats » et traitement des factures dans « Infor Ln ») et des commandes de fournitures de bureau et vérification de la conformité des livraisons
Gestion de l'alimentation de l'intranet du Département
Suivi des jours de présence/télétravail/congés des équipes
Gestion des formalités pour les nouveaux arrivants

CDD remplacement durée 3 mois

Profil / Compétences requises

Rigoureux(se) et organisé(e), vous disposez d'une expérience significative de (min. 5-10 années) réussie en assistanat de département.
Maîtrise des outils bureautiques (pack office : Word, Excel et PowerPoint) et êtes à l'aise dans la manipulation de logiciels différents.
Langues étrangères : anglais courant (la connaissance d'autres langues comme l'allemand ou l'italien serait un atout).
Vous disposez d'excellentes capacités rédactionnelles en français et en anglais. Vous avez le sens du service et disposez d'un esprit d'initiative et d'anticipation. La discrétion, la confidentialité et les qualités relationnelles sont également des points essentiels pour réussir dans ce poste. De plus, vous savez travailler dans l'urgence et gérez les priorités.