Assistante de formation (H/F)

GROUPE WILLIAM SINCLAIR; Paris; Sur place; EUR 36 000; Plein temps

Résumé du poste

Un leader dans la formation professionnelle cherche un assistant de formation à Paris. Ce rôle dynamique implique la gestion des stagiaires et formateurs, avec une forte composante administrative et un niveau élevé d'autonomie. Le candidat idéal a une expérience confirmée dans un environnement similaire, maîtrise le numérique et fait preuve d'excellentes compétences organisationnelles. Le télétravail ponctuel et d'autres avantages sont offerts pour améliorer la qualité de vie au travail.

Prestations

Télétravail ponctuel

Tickets restaurant

Prise en charge à 50% des frais de transport

Qualifications

• 3 ans d'expérience professionnelle dans un poste similaire.
• Compétences en gestion des stagiaires et des formateurs.
• Capacité à apprendre rapidement de nouveaux outils.

Responsabilités

• Gestion des stagiaires : accueil, orientation, suivi.
• Planification des cours et gestion administratives des formations.
• Développement d'outils de communication et veille métier.

Connaissances

Maîtrise du pack Office

Aisance avec le numérique

Anticipation

Rigueur

Travail d'équipe

Formation

Bac+2 minimum en secrétariat, assistanat de formation, ou RH

Outils

Aurion

Suite Google

Description du poste

Rattaché(e) au Responsable qualité vos missions sont :

● Gestion des Stagiaires :
○ Accueil, orientation et accompagnement des stagiaires
○ Gestion des candidatures dans les formations
○ Inscription des stagiaires dans la base de données (Aurion)
○ Gestion administrative et pédagogique des formations initiales et continues
(convocations, conventions, feuilles d'émargement, attestations de présence,
etc.)
○ Garantir les moyens nécessaires au bon déroulement de la formation, qu'elle
soit en présentiel ou en distanciel
○ Gestion du suivi des scolarités des étudiants (absences, demandes de rendez-
vous...)
○ Organisation et suivi des évaluations, examens, soutenances et/ou concours
blancs (saisie des notes, éditions des relevés de notes, ...)

● Gestion des Formateurs :
○ Gestion des dossiers administratifs des enseignants en lien avec le service
Ressources Humaines
○ Planification des cours en lien avec les formateurs (planification des
interventions et des prévisions, demande de salles auprès du service concerné, ...)
Suivi de l'activité : réception des devis et factures, saisie de la planification des
interventions, pointage et déclaration des heures mensuelles réalisées en vue
de leur rémunération
○ Soutien pour le dépôt des supports de formation sur les plateformes
numériques

● Veille et Développement Métier :
○ Mise en place d'outils de collecte et d'exploitation des informations
○ Veille métier du poste d'assistant de formation
○ Participation à l'élaboration d'outils de communication
○ Participe à l'organisation d'évènements

● Autres activités administratives :
○ Standard téléphonique
○ Renseignements visiteurs
○ Mise à jour ou création de feuilles de route conforme au référentiel de la
démarche qualité Qualiopi
○ Tenue des tableaux de bord de l'activité en vue de la mise à jour du site internet
de l'institut
○ Suivi des demandes de photocopies, lien avec le service de reprographie
○ Gestion des demandes de services sur « solucio »

Votre profil

Bac+2 minimum en secrétariat, assistanat de formation, ou RH
● Au moins 3 ans d'expérience professionnelle dans un poste similaire, idéalement
dans le secteur de la formation professionnelle
● Aisance avec le numérique et capacité à apprendre rapidement de nouveaux outils
● Maîtrise du pack Office (Word, Excel) et Aurion indispensable, la Suite Google serait un plus
● Qualités requises : anticipation, adaptation, réactivité, organisation, rigueur,
autonomie, sens du service, travail d'équipe, aisance rédactionnelle et orale, force de
proposition

Rémunération:36K€

Avantages :
● Télétravail ponctuel
● Tickets restaurant
● Prise en charge à 50% des frais de transport