Assistante de direction Systéme d'Information (h/f) - Montfermeil

Communes; Les Ulis; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une autorité publique locale située à Montfermeil recherche un(e) Assistant(e) de direction pour apporter un soutien organisationnel et administratif. Le candidat idéal devra posséder de solides compétences d'organisation, une aisance rédactionnelle et la capacité de gérer le temps efficacement. Le poste est à durée déterminée de 12 mois et nécessite une grande discrétion et rigueur.

Qualifications

• Connaissance des collectivités territoriales.
• Maîtrise des outils bureautiques de base.
• Notions juridiques et comptables.

Responsabilités

• Gérer le budget et les commandes.
• Rédiger divers documents administratifs.
• Assurer l'interface avec les fournisseurs.

Connaissances

Capacités d'organisation

Aisance rédactionnelle

Réactivité

Discrétion

Gestion du temps

Outils

Outils bureautiques

Internet

Description du poste

Assistante de direction Systéme d'Information (h/f) - Montfermeil

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• Fonction publique : Fonction publique Territoriale

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• Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
• Nature du contrat Non renseigné
• Expérience souhaitée Non renseigné

Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée

• Catégorie Catégorie C (employé)
• Management Non renseigné
• Télétravail possible Non renseigné

Un(e) assistant(e) de gestion administrative
Sous l'autorité du Directeur des Systèmes d'Information, l'assistant de gestion assure un appui organisationnel, administratif et financier au service.

Missions / conditions d'exercice
Gestion financière - budget, commandes et factures :
* Participer à l'élaboration du budget de la direction et suivre son exécution
* Vérifier la disponibilité des crédits, réaliser les engagements comptables des dépenses et suivre le circuit de visas
* Réaliser les bons de commande, vérifier le service fait et rapprocher aux engagements, régulariser les litiges et les avoirs
* Assurer l'interface avec les fournisseurs sur la partie comptable des dossiers
* Garantir la continuité du lien et la cohérence des opérations avec la Direction des Finances
* Tenir à jour des tableaux de bord de suivi de facturation et d'exécution budgétaire

Gestion administrative et organisationnelle :
* Assurer l'interface physique et téléphonique de la direction, orientation des demandes de support, filtrage d'appels
* Rédiger et mettre en forme divers documents administratifs
* Suivre et maintenir à jour les inventaires (matériels, logiciels, lignes téléphoniques, licences...)
* Gérer les emails de la boite du service : réception, orientation, classement
* Créer des tickets et suivre les demandes d'intervention sur le logiciel du service
* Gérer des fournitures du service, contrôle des stocks, recensement des besoins, commande, réception, distribution
* Hiérarchiser les demandes ou informations selon leur caractère d'urgence
* Organiser les prises de rendez-vous du service et du directeur
* Contribuer à la simplification et à l'amélioration des processus administratifs
* Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités, suivre les projets et les activités de la Direction
* Mettre en place des procédures de gestion et les indicateurs nécessaires au suivi des activités et au reporting à la direction
* Maintenir le planning d'équipe à jour : suivi des formations, congés, heures supplémentaires et absences
* Assurer le suivi des marchés et des contrats en lien avec les services Marchés Publics et Finances

Profil recherché

Profils recherchés
Connaissances techniques requises
Fonctionnement des collectivités territoriales
Maîtrise des outils bureautiques de base
Maîtrise des outils de recherches Internet
Partenaires institutionnels et sociaux
Méthodes de classement et d'archivage

Compétences liées au poste
Capacités d'organisation et de gestion du temps
Notions juridiques et comptables
Aisance rédactionnelle et relationnelle
Capacité d'analyse et de synthèse
Réactivité et capacité à prioriser

Qualités requises pour le poste.
Accueillant, disponible Discrétion (obligation de confidentialité)
Consciencieux, rigoureux Capacité de travail en équipe
Ponctuel, assidu, dynamique Capacité d'initiative et d'autonomie
Savoir faire preuve de curiosité intellectuelle Savoir être à l'écoute des autres

Cadre d'emploi de la filière administrative
Poste à temps complet

Durée du contrat : 12 mois

Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
Mairie, 7/11 place Jean Mermoz
93370 MONTFERMEIL

Art. L332-13 du code général de la fonction publique - Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.

Vacant à partir du 01/11/2025

Assistante / Assistant de direction

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