Assistante de direction (MCI) H/F

Protection judiciaire de la jeunesse – Auvergne-Rhône Alpes; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Le poste d'assistant de direction au sein de la Protection judiciaire de la jeunesse implique un rôle clé dans le soutien administratif et RH. Vous serez responsable de l'accueil, de la gestion des documents et de l'interface entre les agents et les services. Ce rôle est essentiel pour garantir la continuité des opérations au sein de la mission, offrant des opportunités d'interaction avec divers acteurs et de développement des compétences administratives.

Qualifications

• Expérience en tant qu'assistant dans un environnement administratif.
• Capacité à gérer des communications et des documents de manière efficace.
• Compétences en suivi administratif et en gestion des risques.

Responsabilités

• Assurer l'accueil physique et téléphonique dans le service.
• Gérer les relations avec les autres secrétariats.
• Suivre les tableaux de bord de l'activité de la mission.

Connaissances

Organisation

Communication

Rigueur

Gestion du temps

Description du poste

Vos missions en quelques mots

Placé sous l’autorité hiérarchique de la Cheffe de la MCI, de ses adjoints et du secrétaire général, l’assistant de direction assure, en lien avec le secrétaire général et le secrétariat du Cabinet, le suivi de l’activité MCI ainsi que le soutien RH des agents de la MCI.

Tâches de Secrétariat

• Accueil physique et téléphonique dans le service (préannonce, orientation ou prise de message)
• Relation et liaison avec les autres secrétariats
• Tenue des dossiers internes à la mission et de ses membres
• Enregistrement des courriers « arrivée et départ »
• Tri et ventilation du courrier, gestion des reproductions
• Rédaction de projets de notes et courriers
• Mise en forme des rapports

Tâches de gestion et de suivi d’activité

• Gestion du processus des rapports de contrôle de fonctionnement et de suivi de mise en œuvre des recommandations (communication aux DAP, retour aux DISP, communication à l’IGJ)
• Participation à différentes tâches liées aux suivis de déontologie, CGLPL, IGJ et maîtrise des risques
• Suivi des tableaux de bord de l’activité de la mission
• Gestion documentaire et des archives (numériques et papier)
• Organisation et gestion des déplacements des membres du service affectés en administration centrale
• Elaboration des états de frais de déplacement des membres du service affectés en administration centrale
• Suivi des dépenses de la mission : budget, déplacements, hébergements, notes de frais des membres de la mission
• Gestion des fournitures et matériels de bureau

Soutien RH et Participation

• Interface RH entre les agents de la MCI et le PSAC (pôle de soutien à l’administration centrale)
• Suivi des CMO et accidents de travail
• Gestion des congés et suivi des CET
• Suivi des propositions d’avancement et de récompenses
• Participation aux réunions de service
• Appui et conseil informatique aux membres de la mission

Éléments de candidature

Personnes à contacter

• Jean-Paul CHAPU, secrétaire général (01-70-22-86-75)
• Marie-Line HANICOT - Téléphone secrétariat : 01 70 22 81 16

Les Missions De La MCI Sont Définies Par L’article 6 Septième Alinéa Du Décret N° 2008-689 Du 9 Juillet 2008 Relatif à L'organisation Du Ministère De La Justice Modifié Par Le Décret N° 2019-1510 Du 30 Décembre 2019

La direction de l’administration pénitentiaire « par sa mission de contrôle interne, contrôle et évalue le fonctionnement et la performance des services déconcentrés et de l'école nationale d'administration pénitentiaire, en lien avec l'inspection générale de la justice. Elle veille à la maîtrise des risques susceptibles d'affecter leurs missions, objectifs et activités opérationnelles. Elle leur apporte conseil et expertise. Elle est garante de la déontologie des agents du service public pénitentiaire. »

Rattachée au Directeur de l’Administration Pénitentiaire, la MCI :

• Veille à assurer la maîtrise opérationnelle interne continue des risques susceptibles d’affecter les missions, objectifs et activités opérationnelles de l’administration pénitentiaire
• Identifie, hiérarchise et tient à jour la cartographie des risques opérationnels ainsi que des acteurs clés de leur prévention
• Assure une veille des textes législatifs, réglementaires et normes pénitentiaires en vigueur, nationales et européennes
• Définit, en lien avec les autres services de la direction et les directions interrégionales des services pénitentiaires, les référentiels de contrôle interne