Assistante de direction - MAIRIE DE WATTRELOS (H/F)

Fonction Publique Territoriale; Wattrelos; On-site; EUR 22,000 - 28,000; Full time

Job summary

La Ville de Wattrelos recherche un Adjoint administratif principal de 2e classe pour assister la Direction Générale Adjointe et assurer la gestion administrative courante. Vous participerez à l’élaboration de bilans, la rédaction de notes et courriers, et veillerez à la transmission des actes administratifs.

Vous serez en charge de l’accueil, de l’organisation des réunions, du suivi des dossiers et du soutien aux projets municipaux, tout en respectant les règles et le cadre du service public.

Qualifications

• Expérience ou formation en secrétariat/administration publique recommandée.
• Maîtrise des règles comptables et des circuits administratifs.
• Bonnes capacités rédactionnelles et organisationnelles.
• Maîtrise du traitement de courriers et des comptes rendus.
• Rigueur, autonomie et sens du service public.

Responsibilities

• Aide à la coordination et à la gestion administrative de la Direction Générale Adjointe.
• Suivi de dossiers spécifiques (concessions de logement, régies, délégations de signature).
• Gestion et tenue de la régie « Menues dépenses ».
• Réalisation et mise en forme des travaux de bureautique.
• Téletransmission et publication en ligne d'actes administratifs.
• Accueil téléphonique et physique au secrétariat et organisation des réunions.
• Renseignement et diffusion d'informations et soutien au Conseil Municipal.
• Renfort pour l’organisation des élections et gestion des courriers administratifs.

Skills

Rédaction

Organisation

Gestion du temps

Communication orale

Communication écrite

Accueil téléphonique

Secretariat techniques

Education

Baccalauréat ou diplôme équivalent

Tools

Suite Office

Courriel/ messagerie

Job description

La Ville de Wattrelos, commune de 42 000 habitants est la 5ème ville de la métropole européenne de Lille. Frontalière avec la Belgique, Wattrelos est une ville jeune, associative, sportive, culturelle et festive, dont la Ville Nature est le fil conducteur du projet municipal.
MISSIONS PRINCIPALES

• Aide à la coordination et à la gestion administrative de la Direction Générale Adjointe
• Suivi de dossiers spécifiques (concessions de logement, régies, délégations de signature … )
• Tenue de la régie « Menues dépenses »
• Suivi de dossiers administratifs (conventions avec associations notamment}
• Télétransmission et publication en ligne d'actes administratifs

Elaboration annuelle du bilan d'activités des services
Rédaction de notes et courriers
Réalisation et mise en forme des travaux de bureautique

• Suivi des projets et activités de la direction
• Accueil téléphonique et physique au secrétariat
• Organisation et planification des réunions et rendez-vous

Recherche et diffusion d'informations

• Gestion des courriers du cadre

Rappel des informations importantes et transmission des messages
Binôme pour la tenue de la comptabilité de l'Administration Générale (notamment factures Postes), pour la gestion administrative et financière des abonnements aux magazines et publications administratives et techniques et pour la gestion et le suivi du contrat de la machine à affranchir

• Assistance à l'organisation du Conseil Municipal
• Toute autre tâche nécessaire au bon fonctionnement du service et ce dans le respect du statut particulier du grade de l'agent

ACTIVITES ACCESSOIRES/ SECONDAIRES

• Renfort pour l'organisation des élections

Renfort en cas d'absence à l'accueil et à l'affranchissement

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale: Adjoint adm. principal de 2ème classe

Profil recherché

SAVOIRS:

• Fonctionnement des services de la collectivité
• Circuits et procédures administratives
• Maitrise des règles comptables
• Connaissance de la règlementation régissant le Conseil Municipal
• Bureautique et Internet
• Missions du service
• Contexte et enjeux de la collectivité
• Tableaux de bord et outils de planification et suivi
• Aisance rédactionnelle

SAVOIR FAIRE:

• Etablir une relation de confiance avec le cadre
• Notions d'organisation et de gestion du temps
• Règles de l'expression orale et écrite de qualité
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
• Rédiger des courriers, notes ou courriels
• Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
• Intégrer les priorités du service dans le quotidien des activités de secrétariat
• Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
• Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
• Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
• Respecter les délais de transmission de documents avant la réunion
• Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
• Relais d'informations avec le supérieur hiérarchique

SAVOIR ÊTRE:

• Aisance relationnelle
• Grande rigueur
• Sens de l'initiative
• Goût pour le contact relationnel téléphonique
• Réactivité
• Autonomie dans l'organisation du travail
• Garant de l'image du supérieur hiérarchique

Présentation de Fonction Publique Territoriale

Communes