Assistante de direction H/F - Mairie de FLEURY-MEROGIS

Communes; Palaiseau; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité dynamique et en pleine croissance recherche un(e) assistant(e) de direction pour soutenir la Direction générale. Ce rôle clé implique la gestion des tâches administratives et de secrétariat, garantissant un fonctionnement fluide des services. Le candidat idéal doit maîtriser les outils bureautiques, posséder d'excellentes qualités rédactionnelles et faire preuve de discrétion. Rejoignez une équipe engagée dans le développement de projets innovants au service des habitants, tout en profitant d'un environnement de travail collaboratif et enrichissant.

Qualifications

• Expérience confirmée dans un rôle administratif ou de secrétariat.
• Capacité à gérer des tâches multiples sous pression.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat des membres de la Direction générale.
• Gérer la correspondance et les décisions administratives.

Connaissances

Maîtrise Word

Maîtrise Excel

Techniques de secrétariat

Qualités rédactionnelles

Qualité d'accueil du public

Aptitude à travailler dans l'urgence

Connaissances du fonctionnement de la collectivité

Discrétion professionnelle

Travail en équipe

Disponibilité

Outils

CIRIL

Description du poste

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• Fonction publique : Fonction publique Territoriale
• Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
• Expérience souhaitée Confirmé

Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée

• Catégorie Catégorie C (employé)
• Télétravail possible Non renseigné

MISSIONS :
Sous la double autorité de la responsable du Secrétariat général et de la directrice de la Communication, l'assistant(e) de direction assure des missions de secrétariat pour les membres de la Direction générale.
Il/elle est chargé(e) en outre de tâches de gestion administrative des dossiers gérés par le Secrétariat général et le service de la Communication

RATTACHEMENT :
Responsable du Secrétariat général

ACTIVITES PRINCIPALES :
Secrétariat général
- Assure le secrétariat des membres de la Direction générale
- Assure le suivi administratif des arrêtés et des décisions pour l'ensemble des services (transmission des actes au contrôle de légalité)
- Assure l'ouverture et l'enregistrement quotidien du courrier et organise sa répartition
- Etablit le registre des actes règlementaires (arrêtés, décisions et délibérations)
- Assure la gestion du courrier électronique de la boite « mairie »
- Assure le circuit des parapheurs en Direction générale

Service communication
- Elabore les bons de commande du service communication
- Assure le suivi du calendrier des manifestations
- Publie les actes administratifs sur le site internet de la ville
- Assure le suivi des congés du service communication
- Gère l'agenda de la Directrice communication
- Gère les demandes de reprographie
- Recherche de prestataire et demande de devis

ACTIVITES SECONDAIRES :
- Participe au suivi des sinistres et des dossiers d'assurances
- Participe à la gestion du prêt des véhicules du pool (2 véhicules)
- Assure la distribution aux élus des dossiers d'instances municipales en l'absence du coursier
- Assure le retrait et l'affranchissement du courrier en l'absence du coursier

CONDITIONS STATUTAIRES :
Agent de catégorie C à temps complet (adjoint administratif)

MODALITES D'EXERCICE :
35 heures hebdomadaires sur 4.5 jours

Profil recherché

COMPETENCES ET QUALITES REQUISES :
- Maîtrise Word et Excel et création de tableaux de bord
- Techniques de secrétariat, qualités rédactionnelles
- Qualité d'accueil du public (physique et téléphonique)
- Aptitude à travailler dans l'urgence
- Connaissances du fonctionnement de la collectivité et des instances municipales
- Connaissances des outils de gestion budgétaire (CIRIL)

- Disponibilité
- Travail en équipe
- Discrétion professionnelle absolue
- Disponibilité (besoins ponctuels en soirée en fonction notamment des instances)
- Permis B obligatoire

Qui sommes-nous?

Collectivité en pleine croissance, tournée vers l'avenir, tout en ayant conservé l'esprit « village » où il fait bon vivre, la Ville de Fleury-Mérogis est résolument décidée à développer des projets mobilisateurs, au service des habitants.
Ici, l'expérimentation, la créativité, la modernité dans le développement de politiques publiques sont des éléments indispensables, les perspectives d'évolution et d'épanouissement professionnels sont de

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