Assistante de Direction H/F - CDI - Temps plein CA3D

Clinique Saint Martin Vesoul; Gradignan; On-site; EUR 32,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Parking du personnel gratuit et sécuri

Convention collective FHP

Job summary

CA3D ELSAN – Centre Aquitain du Développement de la Dialyse à Domicile à Gradignan recherche une Assistante de direction en CDI. Vous aurez une fonction polyvalente: rédaction de documents, gestion d’équipes et coordination administrative, avec un fort accent sur l’organisation et le respect du secret professionnel.

Vous contribuerez au suivi des formations, à l’élaboration des procédures et au lien avec les services RH et comptabilité.

Qualifications

• Diplôme d’assistant(e) de direction exigé et expérience en milieu hospitalier souhaitée.
• Maîtrise des procédures administratives et du traitement des documents.
• Excellente organisation et confidentialité des données.

Responsibilities

• Rédiger courriers, comptes-rendus et notes de service en lien avec les équipes.
• Encadrer et manager les équipes salariées du CA3D.
• Gérer les procédures bancaires et les relèves comptables en coordination.
• Constituer les dossiers des nouveaux arrivants (patients, salariés, médecins).
• Suivre le plan de formation et les dossiers RH en lien avec les ressources humaines.

Skills

Bureautique

Organisation

Communication

Autonomie

Rigueur

Travail en équipe

Education

Diplôme d’Assistante de Direction

Tools

Logiciels bureautiques

Job description

Mission

Rejoignez le CA3D ELSAN – Centre Aquitain du Développement de la Dialyse à Domicile

Le CA3D ELSAN, situé à Gradignan (33), est un établissement spécialisé dans la prise en charge de l’insuffisance rénale chronique et dans le développement de la dialyse à domicile. Structure innovante et à taille humaine, elle met au cœur de son projet médical l’accompagnement personnalisé, l’autonomie des patients et la qualité de vie.

En collaboration avec les néphrologues et les équipes paramédicales, le CA3D développe différentes modalités de dialyse (hémodialyse et dialyse péritonéale) et propose un suivi éducatif, psychologique, nutritionnel et social.

Pourquoi nous rejoindre ?

• Travailler au sein d’une équipe pluridisciplinaire spécialisée et engagée (néphrologues, infirmier de pratique avancée, infirmiers, diététicien, psychologue, assistant social, etc.),
• Évoluer dans un environnement où l’innovation et l’éducation thérapeutique sont centrales,
• Contribuer à améliorer l’autonomie et le quotidien des patients en insuffisance rénale,
• Intégrer le groupe ELSAN, acteur majeur de l’offre de soins en France, offrant mobilité interne et perspectives d’évolution.

Notre besoin aujourd’hui

Nous cherchons notre futur(e) assistant(e) de direction en CDI qui souhaiterait rejoindre une structure dynamique et tournée vers l’humain.

Rejoindre le CA3D ELSAN, c’est s’investir dans une mission valorisante, au service des patients, en mettant en pratique vos compétences dans un cadre bienveillant et stimulant.

Missions

• ® Assurer la rédaction des documents (courriers administratifs, compte-rendu, notes de service etc.) en collaboration avec les personnes désignées.
• ® Elle encadre et manage les équipes salariées du CA3D.
• ® Assurer la gestion d’ALLMYBANKS et autres services bancaires (ordre de virement, classement des relevés bancaires par mois, transmission des informations de la banque au comptable).
• ® Alerter sur les points de vigilance statistiques.
• ® Elle assure la constitution des dossiers en cas de nouveaux arrivant salariés, médecins ou IDE libéraux (papiers, informatique, informations à tous les membres du CA3D – salariés, IDE libéraux, patients et médecins).
• ® Elle communique des informations sur le nouveau personnel au service des ressources humaines de l’Hôpital Privé Saint-Martin pour que ce dernier confectionne les contrats de travail et que le nouvel arrivant soit inscrit dans les logiciels OCTIME / ADP).
• ® Elle est en charge de l’élaboration et du suivi du plan de formation de l’établissement en lien avec la Direction et le service des ressources humaines de l’Hôpital Privé Saint-Martin.
• ® Elle assure la constitution des dossiers en cas de nouveaux IDE Libéraux (papiers, informatique, informations IDE, salariés présents, patients, médecins).
• ® Elle assure également la rédaction des conventions entre le CA3D et les IDE libéraux pour que ces derniers puissent exercer leur art au sein du CA3D.
• ® Chaque mois, elle assurera la gestion des honoraires IDE, Médecins et Laboratoire, en lien avec la GAP et le DPI, et reversera dans les 1ers jours ouvrés du mois, la cote part à chaque personne concernée.
• ® En cas d’absence de la secrétaire, l’Assistante de direction assurera les missions prioritaires de cette dernière (standard, accueil physique, traitements des rejets, mise à jour des dossiers patients, constitution d’un dossier vacancier etc… à l’exception de la frappe de compte-rendu médicaux).
• ® Elle est en charge des envois de données PMSI de tout l’établissement, antennes et UDM tout confondu via la GAP WEB100T.
• ® Elle confectionne chaque mois, les statistiques de l’établissement pour le suivi des indicateurs d’activités (UDM, UAD, DP, DOM, Vacanciers, Entrées / Sorties, décès, greffes, etc…).
• ® Elle est en lien avec l’expert-comptable libéral du CA3D, et lui transmet chaque semaine les factures et les relevés bancaires du CA3D.
• ® Elle est en charge de l’archivage des Factures et des dossiers du CA3D.
• ® Elle assure la gestion des fournitures (alimentaires ou bureautique)
• ® Elle est l’interlocuteur des organismes de tutelles, des salariés, des antennes, des médecins, en suppléance de la Direction
• ® Elle est garante de la bonne organisation du réseau intranet (commun, secrétariat etc…)
• ® Elle met en œuvre l’organisation de l’ensemble des tâches administratives de l’établissement (assurance, bailleur, médecine du travail, communication, gestion des mails, site internet etc…)
• ® Assurer toutes autres missions confiées par la Direction
• ® Elle participe à la rédaction ou à la révision des procédures et protocoles de l’établissement.
• ® Elle participe à de nombreuses commissions (CIV, bon de travaux etc…).
• ® Elle est la référente Fusion sur la GAP.
• ® Elle devra assurer un temps de présence mensuel sur les antennes et plus en cas de nécessité.
• ® Elle assure la gestion de l’urgence et / ou des priorités (en fonction des procédures établies)
• ® Elle participe aux achats de l’établissement
• ® Elle assure les transmissions orales et écrites de l’établissement (rédaction des notes de service etc…)
• ® Elle est membre permanent du Comité de Direction (CODIR)
• ® Elle se doit d’accueillir et de former des stagiaires (Secrétaire ou Assistante de Direction)
• ® Elle se doit de rester en lien permanent avec les autres établissements de la Filière Dialyse (CHSM et CTMR)
• ® Sur demande expresse de la Direction, elle sera amenée à faire des études de postes (en terme d’organisation) et à proposer un plan d’action à la suite de ses audits.
• ® Elle participe à la création du Budget annuel de l’établissement et elle est garante au même titre que la direction de l’analyse des reportings mensuels.

Dans l’ensemble de ses activités, elle est soumise au respect du règlement intérieur dont le secret professionnel.

Avantages Sociaux Et Autres Spécificités

• Convention collective FHP
• Politique de rémunération établie selon profil et ancienneté
• Parking du personnel gratuit et sécurisé

Profil

® Savoirs

• Connaissances dans la discipline attendue, néphrologie, insuffisance rénale, MRC, dialyse (hémodialyse, dialyse péritonéale, domicile), transplantation, HDJ.
• Savoir mettre en place et conduire des projets
• Savoir respecter les divers protocoles / Procédures en vigueur

® Savoir-faire

• Maitriser les logiciels bureautiques
• Sens de l’organisation
• Assurer les transmissions écrites et orales
• Communiquer avec ses responsables hiérarchiques
• Frapper des courriers administratifs

® Savoir Être

• Travail en équipe pluridisciplinaire
• Être autonome
• Capacités relationnelles
• Rigueur
• Esprit de synthèse
• Dynamique, force de proposition et de conviction
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Maîtrise de soi
• Ecoute et communication
• Prendre connaissance des consignes quotidiennement

• ® Diplôme d’Assistante de Direction
• ® Expérience en service de dialyse