Assistante de direction - H/F

FUNECAP GROUPE; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise leader dans le secteur des crématoriums recherche un(e) assistant(e) de direction. Vous serez en charge de la gestion des agendas, de l'accueil et de l'organisation logistique des déplacements. Ce poste exige un sens aigu de l'organisation, une bonne communication et une expérience solide dans un rôle similaire. Joignez-vous à une équipe dynamique dédiée à un service de qualité.

Qualifications

• Expérience de 3 à 5 ans dans un rôle similaire.
• Reconnu(e) pour un bon relationnel et une orientation client.
• Sens de l'écoute et bonne organisation.

Responsabilités

• Gérer les agendas du Directeur et de la Directrice Exécutive.
• Assurer l'accueil téléphonique et physique des visiteurs.
• Organiser la logistique des déplacements et événements.

Connaissances

Organisation

Dynamisme

Relation client

Écoute

Réactivité

Formation

Bac +2/3 en Assistanat de gestion ou management

Description du poste

Rattaché(e) à la Direction de la Société des Crématoriums de France, vous aurez pour mission principale :

Ainsi, vous aurez notamment les responsabilités suivantes :

Gérer les agendas du Directeur Infrastructures France et de la Directrice Exécutive:

- Gestions des agendas pour l'organisation de tous les meetings en interne (Siège) et en externe avec les RDS et avec les collectivités

- Identification des conflits de calendrier, prise de contact avec les interlocuteurs concernés pour programmer de nouvelles rencontres, etc.

Assurer l'accueil téléphonique et physique en orientant les tiers vers les interlocuteurs pertinents au sein de SCF ou vers d'autres services du Siège le cas échéant:

Accueil physique au siège social de la Société des Crématoriums de France.

Réception des appels téléphoniques et mise en relation avec les interlocuteurs pertinents (au sein de SCF ou le cas échéant de Funecap Groupe)

Assurer la logistique des déplacements

- Organisation des déplacements des membres de l'équipe, en ce compris la réservation des moyens de transport (billets de train, d'avion ou location de voiture), de l'hébergement et de la restauration - y compris des membres d'autres services le cas échéant (Travaux notamment) s'ils accompagnent l'équipe Infrastructures

- Assurer le support à l'organisation des inaugurations de nouveaux établissements en lien avec les collectivités et en étroite collaboration avec le Service Marketing & Communication

- Organisation et suivi des événements annuels en collaboration avec le Service Marketing & Communication (Salon des Maires, séminaires Siège ou Réseau, etc.)

Assurer la gestion courante du service administratif

- Réception quotidienne du courrier et diffusion aux interlocuteurs pertinents puis scan et archivage sur le réseau

- Mise en place d'une procédure à en cas d'absence/congés pour que le courrier soit réceptionné et diffusé quotidiennement sans aucune interruption à aucun moment de l'année

- Préparation des recommandés et remise à l'affranchissement

- Mise à jour des informations relatives aux collectivités dans le CRM

- Rédaction et frappe de courriers et comptes-rendus de réunions spécifiques, notamment les comités trimestriels avec le réseau

Assurer les commandes utiles au fonctionnement du service Infrastructures

- Validation des demandes achats des RDS en fonction de la politique d'achat et de la procédure d'engagement en vigueur

- Commandes des fournitures auprès de BRUNEAU

- Assurer les commandes en vue des Comités / Réunion RDS / Réunion CSE

Assurer un premier niveau de réponse aux collectivités locales

- Prise de contact téléphonique (et écrite le cas échéant) afin d'accuser réception des demandes

- Rédaction de projets de réponse d'attente

- Rédaction de projets de réponse et collecte de documents demandés par les collectivités auprès des différents membres de l'équipe et services du Siège si nécessaire (Travaux, Conformité, Assurance, Maintenance, etc.)

- Envoi de rappels aux membres de l'équipe (et le cas échéant d'autres services, notamment Travaux) concernant (i) les obligations contractuelles, (ii) les deadlines externes liées aux procédures d'appels d'offres (date de remise des offres, auditions, etc.)

- Envoi des mails aux collectivités pour les révisions de tarifs ou autres deadlines correspondant à des obligations contractuelles en collaboration avec le contrôle de gestion

- Organiser les réunions de lancement pour chaque appel d'offres, incluant les services Travaux, Juridique et autres si besoin

- Assister l'équipe sur la mise en page des dossiers d'appels d'offres le cas échéant

Quelles sont vos clés de réussites pour ce poste ?

Vous reconnaissez-vous dans ce profil ?

Diplômé(e) d'un bac +2/3 en Assistanat de gestion ou manager, vous disposez d'une expérience similaire de 3 à 5 ans hors stages et alternances.

Vous êtes reconnu(e) pour votre dynamisme, votre organisation, votre sens de l'écoute et votre réactivité

Vous disposez d'un très bon relationnel, d'une orientation client interne