Assistante de direction H/F

Groupement des Hôpitaux de l'Institut Catholique de Lille; Lille; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement hospitalier reconnu recherche un(e) assistant(e) de direction pour soutenir le Directeur de l'Hôpital Saint Philibert. Le poste implique la gestion de secrétariat, l'organisation de réunions, et la communication avec divers services, le tout nécessitant autonomie et rigueur. La formation Bac+2 et une expérience préalable dans un environnement similaire sont requises.

Qualifications

• Expérience prouvée comme assistant(e) de direction dans une structure importante.
• Communication et orthographe de très bon niveau.
• Maîtrise des outils bureautiques.

Responsabilités

• Gestion du secrétariat, prise d'appels et gestion d'agendas.
• Organisation des réunions et préparation de documents divers.
• Suivi du budget des directions, contrôle des factures et notes de frais.

Connaissances

Communication

Rigueur

Autonomie

Formation

Bac+2 en secrétariat ou assistante de direction

Description du poste

Membre de la Direction du site de l’Hôpital Saint Philibert, vous êtes hiérarchiquement rattaché.e au Directeur de l’Hôpital Saint Philibert. Vous travaillez en proche collaboration avec tous les professionnels de la Direction de site et est en relation fréquente avec l’ensemble des Directeurs du GHICL, et plus largement avec les autres services de l’entreprise.

Vos Missions Sont Les Suivantes

• Assurer la tenue du secrétariat: prise en charge des appels téléphoniques (gestion, filtre et gestion des appels selon le degré d'importance), gestion d'agendas, gestion du courrier
• Rédaction de notes et de documents divers, classements et archivage de documents
• Réception, exploitation et transmissions des informations à l’intention des directions dont il/elle a la charge.
• Organisation des réunions des directions dont il/elle a la charge (convocation, organisation matérielle, préparation des supports, compte rendu...)
• Préparation de la communication du site en lien avec les équipes du service communication
• Accompagnement du directeur sur les projets confiés
• Veille au respect des procédures en vigueur.
• Suivi du budget des directions : contrôle des factures, notes de frais…
  
  

De formation bac+2 administrative (type assistante de direction, assistant manager,...), vous avez impérativement une première expérience réussie en tant qu'assistante de direction dans une structure de taille significative.

Votre communication et votre orthographe sont de très bons niveaux et vous maitrisez parfaitement les outils bureautiques.

Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur et votre discrétion. Vous êtes autonome sur votre poste et êtes capable de prise d'initiative quand le contexte le demande.