Assistante de direction H/F

cdg69; Les Ulis; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité territoriale recherche un(e) rédacteur(trice) pour apporter une assistance administrative clé. Les responsabilités incluent la gestion des activités administratives et le soutien à la direction générale. Le candidat idéal possède de solides qualités rédactionnelles et une maîtrise des outils informatiques comme Word, Excel et PowerPoint. Vous devez être autonome, bien organisé(e) et capable de travailler sous pression, avec des horaires ponctuels à prévoir. Rémunération basée sur des grilles indiciaires avec divers avantages.

Prestations

Mutuelle

Contrat groupe prévoyance

CNAS

Qualifications

• Connaissance de l’organisation et fonctionnement des services de la CAESE.
• Méthodologie et autonomie nécessaires.
• Qualités de fiabilité et de réactivité.

Responsabilités

• Organiser et coordonner les activités administratives.
• Assister la direction générale dans la préparation des instances.
• Gérer les agendas et les tâches logistiques.

Connaissances

Qualités rédactionnelles

Sens de l'organisation

Capacité d'analyse

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Outlook

Description du poste

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s) : Rédacteur, Rédacteur principal de 2ème classe, Rédacteur principal de 1ère classe

Ouvert aux contractuels : Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires. Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Temps de travail : Temps complet

Descriptif de l'emploi

Placée sous la responsabilité du responsable du secrétariat général, vous jouez un rôle clé dans l’organisation et la coordination des activités administratives. Vous assistez la direction générale dans la gestion et l’optimisation de ses activités, la préparation des instances et le suivi des dossiers.

Missions / conditions d'exercice

Secrétariat général :

• Assistance auprès des services
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
• Assurer les prises de rendez-vous
• Enregistrer, classer, pré-archiver les courriers entrants et sortants
• Suivre la circulation des parapheurs
• Gérer les agendas électroniques et contrôler les échéances
• Gestion de la flotte automobile
• Commandes de fournitures pour les services
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports ...), les reproduire et les diffuser
• Traiter et diffuser des informations internes et externes
• Répondre aux demandes d'informations des services et de l'extérieur
• Organiser les réunions et leur logistique

Assistance à la Direction Générale :

• Planifier les activités du Directeur Général des Services en fonction des échéances
• Coordonner les différentes directions, notamment dans la préparation et le suivi des Comités de Direction
• Prendre en charge des aspects logistiques de la Direction Générale
• Créer et alimenter des tableaux de bord de suivi des activités
• Garantir le respect des échéances et relancer si nécessaire
• Assurer la circulation de l'information entre la Direction générale et les autres directions
• Participer à l'harmonisation des procédures
• Établir des rapports et bilans d'activités
• Structurer le rangement informatique des documents
• Élaborer une revue de presse

Instances et événementiel :

• Participer à l'organisation d'événements internes
• Organiser matériellement les instances en lien avec le responsable des assemblées
• Constituer les dossiers des instances et suivre les actes administratifs

Profils recherchés

Savoirs :

• Connaissance de l’organisation, du fonctionnement, des compétences et des services de la CAESE
• Qualités rédactionnelles confirmées
• Maîtrise des outils informatiques : Word, Excel, PowerPoint, Outlook
• Capacité d'analyse et de synthèse

Savoirs-faire :

• Sens de l’organisation
• Méthodologie

Savoirs-être :

• Fiabilité, discrétion, réactivité, disponibilité
• Autonomie, anticipation, initiative
• Rigueur, recul face au stress, polyvalence

Spécificité du poste :

• Disponibilités horaires ponctuelles

Informations diverses

• Ouvert aux fonctionnaires ou contractuels
• Rémunération : selon les grilles indiciaires + IFSE + CIA + prime annuelle
• Avantages : mutuelles, contrat groupe prévoyance, CNAS
• Temps de travail : 1607 heures annuelles (38h20 hebdomadaires, 25 CA, 18,5 RTT)