Assistante de direction (H/F)

TN France; Île-de-France; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une opportunité passionnante pour un(e) assistant(e) de direction dans une collectivité dynamique. Dans ce rôle, vous serez au cœur des opérations administratives, soutenant la Direction générale et le service communication. Vous aurez la responsabilité de gérer le secrétariat, d'assurer le suivi administratif des décisions, et d'organiser les activités de communication. Ce poste requiert une maîtrise des outils bureautiques, des compétences rédactionnelles solides, et une aptitude à travailler dans des délais serrés. Rejoignez une équipe où votre contribution sera valorisée et où vous pourrez développer vos compétences dans un environnement stimulant.

Qualifications

• Expérience confirmée en secrétariat et gestion administrative.
• Capacité à travailler sous pression avec une discrétion professionnelle.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat des membres de la Direction générale.
• Gérer le suivi administratif des décisions et actes réglementaires.
• Élaborer des bons de commande pour le service communication.

Connaissances

Maîtrise de Word et Excel

Techniques de secrétariat

Qualités rédactionnelles

Qualité d’accueil du public

Aptitude à travailler dans l’urgence

Connaissances du fonctionnement de la collectivité

Connaissances des outils de gestion budgétaire

Travail en équipe

Discrétion professionnelle

Permis B

Formation

Diplôme de niveau Bac

Outils

CIRIL

Description du poste

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s) : Adjoint administratif, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint adm. principal de 1ère classe

Ouvert aux contractuels : Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires. Un contractuel peut être recruté dans l'attente d'un recrutement de fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite de deux ans.

Temps de travail : Temps complet

Management : Non

Expérience souhaitée : Confirmé

Descriptif de l'emploi

MISSIONS :

Sous la double autorité de la responsable du Secrétariat général et de la directrice de la Communication, l’assistant(e) de direction assure des missions de secrétariat pour les membres de la Direction générale. Il/elle est chargé(e) de tâches de gestion administrative des dossiers gérés par le Secrétariat général et le service de la Communication.

RATTACHEMENT :

Responsable du Secrétariat général

Missions / conditions d'exercice

ACTIVITÉS PRINCIPALES :

Secrétariat général :

• Assure le secrétariat des membres de la Direction générale
• Assure le suivi administratif des arrêtés et des décisions pour l’ensemble des services (transmission des actes au contrôle de légalité)
• Assure l’ouverture et l’enregistrement quotidien du courrier et organise sa répartition
• Établit le registre des actes réglementaires (arrêtés, décisions et délibérations)
• Assure la gestion du courrier électronique de la boîte « mairie »
• Assure le circuit des parapheurs en Direction générale

Service communication :

• Élabore les bons de commande du service communication
• Assure le suivi du calendrier des manifestations
• Publie les actes administratifs sur le site internet de la ville
• Assure le suivi des congés du service communication
• Gère l’agenda de la Directrice communication
• Gère les demandes de reprographie
• Recherche de prestataire et demande de devis

ACTIVITÉS SECONDAIRES :

• Participe au suivi des sinistres et des dossiers d’assurances
• Participe à la gestion du prêt des véhicules du pool (2 véhicules)
• Assure la distribution aux élus des dossiers d’instances municipales en l’absence du coursier
• Assure le retrait et l’affranchissement du courrier en l’absence du coursier

CONDITIONS STATUTAIRES :

Agent de catégorie C à temps complet (adjoint administratif)

MODALITÉS D’EXERCICE :

35 heures hebdomadaires sur jours

Profils recherchés

COMPÉTENCES ET QUALITÉS REQUISES :

• Maîtrise Word et Excel, création de tableaux de bord
• Techniques de secrétariat, qualités rédactionnelles
• Qualité d’accueil du public (physique et téléphonique)
• Aptitude à travailler dans l’urgence
• Connaissances du fonctionnement de la collectivité et des instances municipales
• Connaissances des outils de gestion budgétaire (CIRIL)
• Disponibilité
• Travail en équipe
• Discrétion professionnelle absolue
• Disponibilité (besoins ponctuels en soirée en fonction notamment des instances)
• Permis B obligatoire