Assistante de Direction Générale - Secrétaire de mairie

cdg69; Bourgogne-Franche-Comté; Sur place; EUR 28 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Un acteur public recrute un(e) Secrétaire de mairie pour soutenir la Direction Générale d'une commune de 5 500 habitants. Le poste inclut des responsabilités variées telles que la gestion administrative, la rédaction de documents, et l'organisation d'événements. Vous agirez en tant que soutien clé au Directeur Général des Services et aux élus, avec des missions de gestion de l'information et d'archivage.

Qualifications

• Connaissance avancée de l'environnement territorial.
• Capacité rédactionnelle et rédaction de documents administratifs.
• Organisation et techniques d'archivage.

Responsabilités

• Gestion de la boîte mail et organisation de réunions.
• Rédaction de courriers et comptes-rendus pour élus.
• Assistance administrative à la responsable des Ressources Humaines.

Connaissances

Rigueur

Communication

Dynamisme

Sens du service public

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Internet

Description du poste

Assistante de Direction Générale - Secrétaire de mairie, Doubs

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grades recherchés : Rédacteur, Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère classe

Ouvert aux contractuels : Oui, à titre dérogatoire. Un contractuel peut être recruté pour les besoins des services ou en raison de la nature des fonctions, si aucune candidature de fonctionnaire n'a abouti. La durée du contrat ne peut excéder trois ans, renouvelable jusqu'à six ans.

Temps de travail : Temps complet

Management : Non

Description de l'emploi

Au sein d'une commune de 5 500 habitants, dont un quartier populaire de 3 000 habitants, vous serez en charge du secrétariat de la Direction Générale.

Missions / Conditions d'exercice

Placé sous l'autorité hiérarchique directe du Directeur Général des Services (DGS), vos missions seront :

• Gestion de la boîte mail du secrétariat général (distribution du courrier, réponses, etc.)
• Organisation et préparation du bureau municipal et des réunions de cadres
• Rédaction de mails, courriers, et comptes-rendus pour les élus et le DGS
• Gestion d’agendas partagés (salle de réunion, véhicule, événements…)
• Participation à la gestion des agendas du Maire et du DGS
• Gestion budgétaire sous e-Magnus : fournitures, représentation, Police Municipale, etc.
• Contrôle des heures de la direction sous e-Tempora
• Archivage numérique et papier

En tant que Secrétaire de Mairie :

• Prise en charge de dossiers ou projets pour épauler le DGS et les autres services
• Conception et suivi d’outils de gestion de l’activité (procédures internes, Bilans d’activité, RGPD, etc.)
• Recherches juridiques pour accompagner le DGS et les élus dans les prises de décision
• Maintien de la continuité info/com en l’absence de la chargée de communication

Aide administrative à la responsable des Ressources Humaines.

Profils recherchés :

• Connaissance avancée de l'environnement territorial
• Capacité à recueillir, traiter et suivre les informations nécessaires au fonctionnement administratif
• Capacité à suivre un dossier en collaboration
• Capacité rédactionnelle
• Rigueur, réactivité, esprit d'équipe, sens de la communication, dynamisme, esprit d'initiative
• Efficacité, neutralité, devoir de confidentialité
• Sens du service public, qualité d'accueil
• Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint, Internet, etc.)
• Organisation et techniques d'archivage