Assistante de Direction - GBU Avionics F-H

Safran Electronics & Defense; Malakoff; Sur place; EUR 30 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise innovante recherche un(e) assistant(e) de direction pour soutenir un directeur dans ses missions quotidiennes. Dans ce rôle, vous serez responsable de la coordination de l'agenda, de l'organisation de réunions et de la gestion des déplacements, tant en France qu'à l'étranger. Votre capacité à travailler de manière autonome, à gérer le stress et à maintenir la confidentialité sera essentielle. Vous utiliserez des outils informatiques standards et spécifiques, tels que SAP et ARIBA, pour assurer le bon déroulement des opérations. Si vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et avez un bon relationnel, cette opportunité est faite pour vous.

Qualifications

• Expérience souhaitée en assistanat de direction.
• Capacité à gérer des déplacements et des réunions.
• Confidentialité absolue requise pour le poste.

Responsabilités

• Assister un directeur dans la coordination de son agenda.
• Organiser des réunions et gérer les déplacements.
• Préparer des notes de frais et suivre les demandes de visas.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Discrétion

Autonomie

Réactivité

Qualité relationnelle

Anglais

Gestion du stress

Communication orale

Communication écrite

Formation

Diplôme en gestion ou domaine similaire

Outils

SAP

ARIBA

Outlook

Description du poste

Dans le cadre du remplacement d'un départ à la retraite, nous recherchons un(e) assistant(e) de direction dont les missions seront les suivantes :

• Assister un directeur de la GBU :

Etre son relai au quotidien

Coordonner l'agenda

Organiser des réunions ou rendez-vous, réserver les salles et les outils de visioconférence

Préparer les dossiers / réunions à l'avance des échéances importantes, organiser les réunions préparatoires nécessaires, informer les parties prenantes des futures échéances.

Gérer la messagerie Outlook

• Organiser ses déplacements :

Organiser les déplacements en France et à l'étranger, via l'outil dédié, en lien avec l'agence de voyage, dans le respect de la politique voyage

Préparer les notes de frais, en assurer le suivi

Préparer et suivre les dossiers de demande de visas, faire établir les documents nécessaires

Coordonner les visites clients :

Prévoir la logistique (salles, taxis, agenda, accès, déjeuners, pauses…)

Coordonner les interventions des autres acteurs

S'assurer de la qualité des prestations et de la fluidité des visites VIP le jour J

Ainsi, qu'assurer les autres missions ponctuelles pouvant être confiées.

Organisation, rigueur, discrétion, autonomie, réactivité et qualité relationnelle sont vos principaux atouts pour réussir dans cette fonction.

Anglais impératif

Expérience souhaitée

Confidentialité absolue requise

Force de proposition pour l'amélioration continue

Bonne gestion du stress et des imprévus

Une capacité à communiquer à l'oral et à l'écrit, en français et en anglais, est fortement souhaitée.

Vous devez également être capable d'utiliser les outils informatiques et bureautiques standards ainsi que ceux plus spécifiques au poste à savoir SAP et ARIBA.