ASSISTANTE DE DIRECTION F/H

Assistance publique – Hôpitaux de Paris (AP-HP); Paris; On-site; EUR 26,000 - 32,000; Full time

Job summary

AP-HP, Direction des Investissements et des Services Numériques, recrute un(e) assistant(se) administratif(ve) pour assurer le secrétariat des cadres et le fonctionnement quotidien du service. Vous accueillez, filtrez et orientez les appels, organisez les rendez-vous Outlook, et assurez la dactylographie, l’envoi de courriers et l’archivage.

Vous gérez aussi les commandes et les formations. Profil: BAC + Grade AMA/ACH, SAP et bureautique maîtrisés; discrétion, organisation et esprit d’équipe

Qualifications

• Baccalauréat et Grade AMA/ACH via le concours de la fonction publique hospitalière.
• Maîtrise du progiciel SAP et des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Discrétion et confidentialité.
• Sens de l'organisation et anticipation.
• Esprit d'équipe et bonnes relations.
• Dynamisme et rigueur.

Responsibilities

• Assurer le secrétariat des cadres et responsables de la DISN.
• Gérer les appels, orienter les visiteurs et planifier les rendez-vous.
• Dactylographier, envoyer le courrier et rédiger les comptes rendus.
• Classement, archivage et suivi du courrier et des stocks.
• Organiser formations, réservations de salles et convocations.

Skills

Discrétion et confidentialité

Sens de l'organisation et anticipation

Esprit d'équipe et relations

Dynamisme

Education

Baccalauréat

Grade AMA / ACH

Tools

SAP

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Gestime

Gestime Web

Isitrac

Saphir

Smax

Job description

Métier

Assistanat secrétariat - secrétariat

Type de contrat

Titulaire ou CDD

Rémunération

SELON GRILLE SALARIALE

Service d'affectation

DIRECTION DES INVESTISSEMENTS ET DES SERVICES NUMERIQUES

Présentation du service

La Direction des Investissements et des Servies Numériques rassemble, au sein des sept sites du GH APHP. Sorbonne Université, les activités relatives aux domaines d’activité: travaux, maintenance, techniques, sécurité, équipements et biomédicaux, ainsi que du système d’information.

Liaisons hiérarchiques :

- Le Directeur des Investissements en charge de la direction fonctionnelle DISN

- La Directrice des Travaux et de la Maintenance

- Le Directeur Technique

- La Directrice des Grands Opérations

- La Directrice de la Programmation

- Le Directeur de la Sécurité

- L’Adjointe au Directeur de la Sécurité, Ingénieure Sécurité Sanitaire Environnement

- Les Ingénieurs Conducteurs d’Opérations, Maintenance, Sécurité, Sécurité Incendie, Référent Energie,

- La Responsable du Département Administratif et Financier et son Adjointe

Vos missions

MISSIONS GENERALES

• Assurer le secrétariat des Ingénieurs Conducteurs d’Opérations, de la Directrice des Grandes Opérations, de la Directrice de la Programmation, de la Responsable du Département Administratif et Financier, ainsi que son Adjointe et de l’Adjointe au Directeur de la Sécurité (pour les formations de toute la DISN)
• En l’absence de l’Assistante, assurer le secrétariat de la Directrice des Travaux et de la Maintenance, du Directeur Technique du Site, de l’Ingénieur Maintenance, du Directeur de la Sécurité, de son Adjointe, Ingénieure Sécurité Sanitaire Environnement, des Ingénieurs Sécurité, Sécurité Incendie et du Référent Energie
• En l’absence de l’Assistante, assurer le secrétariat du Directeur de la DISN

MISSIONS PERMANENTES

• Accueil et orientation des personnes
• Gestion, filtrage et répartition des appels téléphoniques
• Organisation, mise à jour et suivi des rendez-vous / réunions dans les agendas électroniques (Outlook)
• Dactylographie, enregistrement, envoi de courriers, comptes rendus et notes de service
• Tri et répartition du courrier papier/mail reçu
• Classement et archivage (informatique/papier)
• Suivi et mise à jour du tableau prévisionnel des congés de la DISN
• Commandes mensuelles des fournitures de la plate-forme logistique (SAP), réception, rangement et gestion du stock / Commandes auprès des fournisseurs extérieurs (tampons de signature, ouvrages, fournitures de bureaux…), réception, distribution et rangement
• Assure l’organisation, l’inscription et le suivi des formations des agents de la DISN (inscription sur Sharepoint, suivis via HR Access), réservation des salles, envoi des convocations, attestations, etc…
• Prépare les dossiers pour les réunions ou les RDV des directeurs concernés

Missions ponctuelles et spécifiques (liste non exhaustive)

• Préparation des salles de réunions et mise en place des matériels utilisés

Profil recherché

LA FORMATION ET/OU LES QUALITATIONS REQUISES

• Baccalauréat
• Grade AMA / ACH, via le concours de la fonction publique hospitalière

LES CONNAISSANCES PARTICULIERES REQUISES

• Bonne connaissance du progiciel de Gestion intégré SAP
• Bonne maitrise des outils informatiques et bureautiques

LES QUALITES PROFESSIONNELLES REQUISES

• Discrétion et confidentialité
• Sens de l'organisation, de méthodologie et d'anticipation
• Qualités relationnelles et esprit d'équipe
• Dynamisme
• Maîtrise des outils informatiques : Word, Excel, Powerpoint, Gestime, Gestime Web, SAP, Outlook, Isitrac, Saphir, Smax

Schéma horaire

Jour

Temps de travail

Administratif - Forfait

Horaires de travail

9 h 30 – 17 h 30 avec une heure de pause méridienne

Télétravail

Non

Description de l'hôpital

Situé à Paris (13ème arrondissement), l'hôpital de la Pitié-Salpétrière est le premier groupe hospitalier français, regroupant 82 services répartis dans 90 bâtiments. C'est l'hôpital de référence notamment sur les spécialités suivantes: affections du système nerveux, pathologies cardio-vasculaires et métaboliques, pathologies infectieuses et immunitaires complexes, cancérologie et oncologie, greffe d'organe et de moelle osseuse, chirurgie, ou encore périnatalité.

Référence de l'offre

2026-24429