ASSISTANTE DE DIRECTION F/H

AP-HP; Paris; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

AP-HP, au sein du GH AP-HP Sorbonne Université, recherche un assistant administratif pour la Direction des Investissements et des Services Numériques. Poste basé à Paris (75), horaires 9h30-17h30, forfait administratif.

Vous assurez le secrétariat des directions, gérez les appels, l’agenda et les formations des agents, et participez à la gestion documentaire et à l’archivage.

Qualifications

• Baccalauréat et Grade AMA/ACH via concours hospitalier.
• Bonne connaissance du progiciel SAP et maîtrise des outils bureautiques.
• Rigueur, discrétion, sens de l'organisation et esprit d'équipe.

Responsibilities

• Assurer le secrétariat des Ingénieurs Conducteurs d’Opérations et des directions associées.
• Gestion des appels téléphoniques, filtrage et orientation des interlocuteurs.
• Dactylographie, enregistrement et distribution du courrier et documents.
• Organisation des rendez-vous et réunions dans Outlook, réservation des salles et convocations.
• Suivi des formations des agents, inscription sur Sharepoint et HR Access.

Education

Baccalauréat

Grade AMA / ACH (concours Fonction Publique Hospitalière)

Tools

SAP

Word

Excel

PowerPoint

Outlook

Gestime

Gestime Web

Isitrac

Saphir

Smax

Job description

Identifiant (email, de type [e-mail])

Mots clés (ex : infirmier en soins généraux)

Autres fonctions administratives - Assistanat secrétariat - secrétariat

Intitulé du poste

Type de contrat

Titulaire ou CDD

Rémunération

Télétravail

Présentation du service

La Direction des Investissements et des Servies Numériques rassemble, au sein des sept sites du GH APHP. Sorbonne Université, les activités relatives aux domaines d’activité: travaux, maintenance, techniques, sécurité, équipements et biomédicaux, ainsi que du système d’information.

Liaisons hiérarchiques :

• Le Directeur des Investissements en charge de la direction fonctionnelle DISN
• La Directrice des Travaux et de la Maintenance
• Le Directeur Technique
• La Directrice des Grands Opérations
• La Directrice de la Programmation
• Le Directeur de la Sécurité
• L’Adjointe au Directeur de la Sécurité, Ingénieure Sécurité Sanitaire Environnement
• Les Ingénieurs Conducteurs d’Opérations, Maintenance, Sécurité, Sécurité Incendie, Référent Energie,
• La Responsable du Département Administratif et Financier et son Adjointe
• Assurer le secrétariat des Ingénieurs Conducteurs d’Opérations, de la Directrice des Grandes Opérations, de la Directrice de la Programmation, de la Responsable du Département Administratif et Financier, ainsi que son Adjointe et de l’Adjointe au Directeur de la Sécurité (pour les formations de toute la DISN)
• En l’absence de l’Assistante, assurer le secrétariat de la Directrice des Travaux et de la Maintenance, du Directeur Technique du Site, de l’Ingénieur Maintenance, du Directeur de la Sécurité, de son Adjointe, Ingénieure Sécurité Sanitaire Environnement, des Ingénieurs Sécurité, Sécurité Incendie et du Référent Energie
• En l’absence de l’Assistante, assurer le secrétariat du Directeur de la DISN
• Accueil et orientation des personnes
• Gestion, filtrage et répartition des appels téléphoniques
• Organisation, mise à jour et suivi des rendez-vous / réunions dans les agendas électroniques (Outlook)
• Dactylographie, enregistrement, envoi de courriers, comptes rendus et notes de service
• Tri et répartition du courrier papier/mail reçu
• Classement et archivage (informatique/papier)
• Suivi et mise à jour du tableau prévisionnel des congés de la DISN
• Commandes mensuelles des fournitures de la plate-forme logistique (SAP), réception, rangement et gestion du stock / Commandes auprès des fournisseurs extérieurs (tampons de signature, ouvrages, fournitures de bureaux…), réception, distribution et rangement
• Assure l’organisation, l’inscription et le suivi des formations des agents de la DISN (inscription sur Sharepoint, suivis via HR Access), réservation des salles, envoi des convocations, attestations, etc…
• Prépare les dossiers pour les réunions ou les RDV des directeurs concernés

Missions ponctuelles et spécifiques (liste non exhaustive) :

• Préparation des salles de réunions et mise en place des matériels utilisés

Profil recherché

LA FORMATION ET/OU LES QUALIFICATIONS REQUISES

• Baccalauréat
• Grade AMA / ACH, via le concours de la fonction publique hospitalière

LES CONNAISSANCES PARTICULIERES REQUISES

• Bonne connaissance du progiciel de Gestion intégré SAP
• Bonne maitrise des outils informatiques et bureautiques

LES QUALITES PROFESSIONNELLES REQUISES

• Discrétion et confidentialité
• Sens de l'organisation, de méthodologie et d'anticipation
• Qualités relationnelles et esprit d'équipe
• Dynamisme
• Maîtrise des outils informatiques : Word, Excel, Powerpoint, Gestime, Gestime Web, SAP, Outlook, Isitrac, Saphir, Smax

Horaires de travail

9 h 30 – 17 h 30 avec une heure de pause méridienne

Les avantages de l'AP-HP

Schéma Horaire

Temps de travail

Administratif - Forfait

Localisation du poste

France, Ile-de-France, Paris (75)

Ville

Hôpital Pitié-Salpêtrière - Paris 13 (GHU Sorbonne)

Service d'affectation

DIRECTION DES INVESTISSEMENTS ET DES SERVICES NUMERIQUES

Informations générales

Entité de rattachement du publieur

Situé à Paris (13ème arrondissement), l'hôpital de la Pitié-Salpétrière est le premier groupe hospitalier français, regroupant 82 services répartis dans 90 bâtiments. C'est l'hôpital de référence notamment sur les spécialités suivantes: affections du système nerveux, pathologies cardio-vasculaires et métaboliques, pathologies infectieuses et immunitaires complexes, cancérologie et oncologie, greffe d'organe et de moelle osseuse, chirurgie, ou encore périnatalité.

Entité de rattachement du publieur

Situé à Paris (13ème arrondissement), l'hôpital de la Pitié-Salpétrière est le premier groupe hospitalier français, regroupant 82 services répartis dans 90 bâtiments. C'est l'hôpital de référence notamment sur les spécialités suivantes: affections du système nerveux, pathologies cardio-vasculaires et métaboliques, pathologies infectieuses et immunitaires complexes, cancérologie et oncologie, greffe d'organe et de moelle osseuse, chirurgie, ou encore périnatalité.