Assistante de direction F/H

Vous prenez notamment en charge les activités suivantes :

Au titre du suivi administratif budgétaire et RH

• Participer à l'élaboration du Budget Initial (BI) et des Budgets Rectificatifs (BR);
• Assurer le suivi du budget et des achats de la délégation (suivi des engagements, des prestataires);
• Co-élaborer le cas échéant les demandes d'achat (MAPA et devis) et assurer le suivi des achats (demandes AWS, commandes, service fait, etc.);
• Participer à l'analyse de marché (consolidation, notation, sélection de prestataire, etc.);
• Assurer l'administration des personnels rattachés à la délégation (suivi des absences, etc.).

Au titre du suivi des projets

• Planifier, organiser et assurer le suivi des opérations de la délégation (séminaires, colloques, salons, etc.);
• Assurer la préparation de l'accueil de délégation (biographies, fiches, plannings, réservations hôtelières, commandes spécifiques);
• Assurer le suivi administratif de projets et conventions concernant le pôle territorial et le pôle international (suivi des données chiffrées, etc.).

Au titre des activités de secrétariat de l'unité

• Établir les documents administratifs (certificats de remboursements, ordres de mission, etc.);
• Constituer, gérer et diffuser le fonds documentaire de la délégation;
• Organiser les missions en France et à l'étranger pour l'ensemble des personnels de la direction ;
• Rédiger et mettre en forme les courriers et les documents administratifs ;
• Administrer et mettre à jour le fichier des contacts (personnalités extérieures, prestataires, etc.) ;
• Administrer, assurer le suivi, archiver et classer l'ensemble des documents de travail de la direction sur le serveur en lien avec l'ensemble des équipes opérationnelles, assurer une veille et un classement thématique dématérialisé sur les dossiers stratégiques ;
• Gérer l'approvisionnement en fournitures de bureau, de badges, de cartes, etc.

La Formation et l'expérience professionnelle

Titulaire d'une formation de niveau licence ou master, vous justifiez d'une expérience professionnelle d'au moins 3 ans sur une fonction similaire.

Les compétences, savoir-faire et savoir-être

• Excellentes qualités rédactionnelles;
• Maîtrise de l'anglais écrit et parlé;
• Maîtrise des logiciels de bureautique (bases de données, traitement de texte, tableur);
• Intérêt pour les réseaux sociaux;
• Grande discrétion dans le travail;
• Aptitude au travail en équipe et avec de nombreux interlocuteurs;
• Aptitude à la facilitation;
• Autonomie dans l'organisation, rigueur de méthode et capacité à gérer les priorités;
• Connaissance des procédures administratives en vigueur au sein d'un établissement public;
• Intérêt pour le monde de la culture et des musées.