Assistante de Direction (F/H)

Communauté urbaine Grand Paris Seine & Oise; Magnanville; Sur place; EUR 30 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une Communauté Urbaine recherche un professionnel pour assister les directeurs de la Direction de l'Énergie. Le poste implique la gestion administrative, l'organisation des réunions et le suivi administratif des deux directions. Les candidats doivent posséder un niveau 5, une expérience de 3 ans et maîtriser les outils bureautiques.

Prestations

Rémunération attractive sur étude individualisée

Formules de télétravail possibles

Parking gratuit

Contributions employeur pour mutuelle

Prestations sociales et culturelles

Engagement pour la qualité de vie au travail

Prise en charge du titre de transport à hauteur de 75%

Qualifications

• Expérience similaire d'au moins 3 ans requise.
• Maîtrise des outils bureautiques nécessaire.
• Solides compétences en gestion budgétaire souhaitées.

Responsabilités

• Assistance auprès des directeurs pour la gestion d'agenda.
• Organisation et planification des réunions.
• Gestion administrative quotidienne des directions.

Connaissances

Organisation

Gestion des priorités

Relationnel

Pilotage de projet

Formation

Diplôme équivalent à un niveau 5

Outils

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Description du poste

MISSIONS

La Direction de l'Energie est composée de 3 pôles qui assurent au quotidien les missions de la direction, à savoir, le suivi des réseaux de chaleur, le management de l’énergie (gestion et développement) et l’animation et la coordination d’actions en faveur de la transition énergétique auprès des habitants.

Vous assurez l’assistance du directeur sur l’ensemble des missions de la direction ainsi qu'au sein de la Direction de l'appui à l'action environnementale.

Vous assurez la gestion et l’organisation de l’agenda des directeurs.

Vous avez en charge la centralisation des échanges avec les directions au sein de la DGA vie quotidienne, les autres directions de la communauté urbaine, et les partenaires externes.

Vous assurez la gestion administrative quotidienne des deux directions, notamment les courriers interne et externe via l’outil de suivi mis à disposition (Maarch).

Vous mettez en place les indicateurs de suivi de l’activité des deux directions et assurez également la saisi des tableaux de bord budgétaire.

Vos Missions Principales Seront Les Suivantes

Assistance auprès des deux directeurs :

• Gérer et organiser l’agenda ;
• Rédiger des notes et des courriers ;
• Suivre l’activité de deux directions.

Organiser Et Planifier Les Réunions

• Rédiger les ordres du jour en concertation avec les directeurs ;
• Organiser, planifier et gérer la logistique des réunions et évènements des deux directions ;
• Préparer les documents avant les réunions ;
• Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus.

Gestion Administrative

• Assurer un suivi régulier du classement des documents contractuels, conventions, instances (conseil etc.) ;
• Tenir à jour des tableaux de bords budgétaire, (saisi d’informations) ;
• Tenir à jour les tableaux de suivi d’activité des deux directions.

Communication Interne

• Être l’interlocuteur privilégié avec la direction des Ressources Humaine pour les agents des deux directions ;
• Assurer la communication avec les directions internes notamment DSD sur le suivi administratif des dossiers des deux directions.

PROFIL

Votre profil nous intéresse si vous avez :

• Un diplôme équivalent à un niveau 5
• Une expérience similaire d'au moins 3 ans sur un emploi similaire
• Maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Sens de l’organisation, de la gestion des priorités et de l’anticipation
• Connaissances solides en gestion budgétaire et du fonctionnement des collectivités
• Très bon relationnel, esprit d’équipe, discrétion et diplomatie
• Compétences en pilotage de projet transversal

La Communauté Urbaine Vous Propose

• Une rémunération attractive sur étude individualisée
• Différentes formules de télétravail possibles et espaces de co-working à disposition selon les missions exercées
• Parking gratuit, forfait mobilité durable sous conditions
• Carte restaurant avec contribution employeur de 60%
• Possibilité de souscrire à une mutuelle et prévoyance avec participation employeur
• Prestations sociales, culturelles et sportives CNAS (Centre National d’Action Sociale)
• Environnement 100% cloud - Politique de développement des compétences
• Engagements : plan d’égalité femmes/hommes, apprentissage, handicap
• Qualité de vie au travail : moment de convivialité, mise en place d’un baromètre de la QVCT
• Prise en charge du titre de transport à hauteur de 75%
• Forfait mobilité durable