ASSISTANTE DE DIRECTION ET RH DE PROXIMITE

Service des ressources humaines civiles (SRHC); Provence-Alpes-Côte d'Azur; Hybride; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Un service public dynamique recherche un(e) assistant(e) de direction pour soutenir la gestion des ressources humaines. Le candidat idéal doit avoir une solide expérience en secrétariat, une grande capacité d'adaptation et un sens aigu de la confidentialité. Dans ce rôle, vous serez responsable de la gestion de l’agenda du directeur, de la préparation de documents et de la logistique pour les réunions. En tant que membre clé de l'équipe, vous contribuerez à l'organisation d'activités de cohésion et à la communication interne. Rejoignez un environnement de travail stimulant et faites partie d'une équipe engagée dans le service public.

Qualifications

• Expérience dans le domaine du secrétariat de direction.
• Grande capacité rédactionnelle exigée.
• Maîtrise parfaite de la confidentialité.

Responsabilités

• Gestion de l’agenda du directeur et préparation des missions.
• Vérification de la conformité des documents et des dossiers.
• Contribuer à l’organisation des journées de cohésion.

Connaissances

Conseil aux autorités

Confidentialité des informations

Techniques de secrétariat

Utilisation des logiciels de bureautique

Gestion des agendas

Organisation et méthode

Autonomie

Rigueur

Outils

Logiciels de bureautique

Description du poste

ASSISTANTE DE DIRECTION ET RH DE PROXIMITE

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• Fonction publique : Fonction publique de l'État
• Employeur : Service des ressources humaines civiles (SRHC)
• Localisation : 181 AVENUE MARECHAL FOCH 83000 TOULON
• Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
• Expérience souhaitée Non renseigné

Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée

• Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
• Télétravail possible Oui

Service déconcentré du ministère des armées, le centre ministériel de gestion (CMG) de Toulon est chargé de la gestion des ressources humaines civiles pour les régions PACA, Corse et Occitanie : gestion individuelle et collective, paie, recrutement, mobilité, formation, accompagnement des restructurations, accompagnement des personnes en situation de handicap, conseil de carrière, dialogue social régional, pilotage d’instances de concertation, contrôle interne et soutien.
Le titulaire du poste sous l’autorité du directeur et du directeur adjoint est chargé d’assurer toutes les tâches inhérentes au métier d’assistante de direction (gestion d’agenda, filtrage ligne téléphonique, organisation et préparation des supports de réunion, gestion des missions, des visites d’autorités, des manifestations de l’établissement, de la tenue des plannings de réservations des salles de réunions…) et de concourir à la tenue des objectifs du directeur et de ses collaborateurs. Il peut en outre se voir confier d’autres missions par la directrice et aider en cas de besoin la chancellerie.
Gérer l’agenda du directeur. Préparer et gérer ses demandes d’ordre de mission et leur logistique associée. Assurer la vérification et la traçabilité des parapheurs avant signature de la direction et le respect des différentes chartes.
Préparer et effectuer la remontée des faits saillants à la direction une fois par semaine.
Gérer les différentes notes d’organisation du CMG de Toulon et l’insertion dans le bulletin officiel des armées des documents à publier.
Vérifier la conformité des documents (charte graphique, formule d’usage, etc…) et des dossiers soumis à la signature.
Contribuer et préparer les supports de communication et la logistique associée pour les réunions de direction.
Participer aux activités de cohésion (journée du directeur, cérémonie des vœux, arbre de noël) en lien avec la présidente du comité de cohésion.
Participer à l’accueil et aux formalités d’arrivée des nouveaux arrivants en lien avec la chancellerie.
En cas de besoin, apporter une aide ou contribution aux dossiers, à la préparation des travaux et réunions de la directrice et autres.
A la demande de la direction, préparer les salles lors de visites d’autorité ou de réunions spécifiques.
Gérer uniquement la salle de réunion privée de la direction.
Contribuer sous l’autorité du président du comité de cohésion, à l’organisation des journées de cohésion en lien avec la section soutien général.
Suivre la mise à jour ou la création de textes officiels dans BOREALE.
Préparer les visites d’autorités (logistique, présentation PPT) en tant que de besoin.
Répondre aux différentes sollicitations professionnelles de la directrice et de son adjoint.
Organiser en lien avec le chargé de mission une fois par an, en septembre, la matinée des nouveaux arrivants ainsi que la matinée (séminaire) des agents du CMG.

Profil recherché

Expérience dans le domaine du secrétariat de direction. Grande capacité rédactionnelle exigée.
Grande disponibilité et capacité d’adaptation
Maîtrise du savoir-être en terme de posture
Maîtrise parfaite de la confidentialité
Faire preuve de sang-froid

Compétences attendues

- CONSEIL AUX AUTORITES
- REGLES, PROTOCOLES ET PROCEDURES D'UN DOMAINE
- RESPECT DE LA CONFIDENTIALITE DES INFORMATIONS
- MISE EN OEUVRE DES TECHNIQUES DE SECRETARIAT
- UTILISATION DES LOGICIELS DE BUREAUTIQUE
- GESTION DES AGENDAS ET DES PLANNINGS
- SENS DES RELATIONS HUMAINES
- ORGANISATION ET METHODE
- AUTONOMIE
- RIGUEUR

Éléments de candidature

Documents à transmettre

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

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