Assistante de Direction en Alternance (H/F)

Pigier Performance Paris; Montauban; Sur place; EUR 20 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Rejoignez une entreprise dynamique en tant qu'Assistante de Direction en Alternance, où vous aurez l'opportunité de développer vos compétences en gestion et en communication. Vous serez au cœur de l'organisation d'événements, de la coordination des équipes et de l'accueil des nouveaux salariés. Ce poste vous permettra de travailler sur des projets variés, d'améliorer les processus internes et de contribuer à un environnement collaboratif. Si vous êtes organisée, rigoureuse et passionnée par le travail en équipe, cette opportunité est faite pour vous.

Qualifications

• Excellente capacité d'organisation et de communication.
• Expérience en gestion administrative et événementielle.
• Aptitude à travailler en équipe et à prioriser les tâches.

Responsabilités

• Organiser des événements et gérer la logistique associée.
• Accueillir et intégrer les nouveaux salariés.
• Rédiger et suivre les contrats de sous-traitance.

Connaissances

Sens de l’écoute

Communication

Organisation

Rigueur

Capacité à prioriser

Formation

Bac +2 en Gestion ou équivalent

Outils

Teams

Description du poste

Référence : AD- 0323-01

Domaine : Assistant de Direction, spécialisation RH

Type de poste : Assistante de Direction en Alternance (H/F)

Organisation d'évènements (salons, journées portes ouvertes) :

• Communication auprès des partenaires et des salariés
• Réalisation de documents en respectant la charte graphique de l'entreprise
• Organisation de la logistique matérielle en collaboration avec les équipes sur place
• Mise à jour des éléments à communiquer au public lors de l'évènement
• Coordination des équipes
• Participation aux réunions avec les différents acteurs de l'évènement
• Commande d'outils de communication (affiches, flyers, kakemono, goodies)
• Réalisation d'outils de communication (affiches, infographie, flyers)
• Communication interne (organigramme, liste de diffusion du personnel, mail au personnel, organisation de moments de cohésion)
• Réalisation et diffusion de la NewsLetter du centre
• Réalisation et mise à jour des affichages de sécurité
• Organisation des archives
• Mise à jour des habilitations électriques et des listes de sécurité
• Participation aux réunions qualité
• Tenue de l'outil de suivi des réclamations du centre
• Participation à un audit interne
• Tenue de l'Espace Qualité du centre
• Mise à jour des documents à destination du public
• Accueil physique et téléphonique
• Traitement du courrier
• Appui administratif (publipostages)

Accueil des nouveaux salariés :

• Présentation des différents outils de l'entreprise
• Visite du centre
• Mail d'information aux salariés
• Rédaction de courriers
• Commande de prestations de restauration
• Relances de contentieux
• Saisie du nouvel appel d'offres sur la plateforme régionale
• Accueil des nouveaux salariés
• Rédaction des comptes-rendus de réunion

Appui sur l'organisation du déploiement du nouvel appel d'offres auprès des formateurs :

• Création d'un outil collaboratif sur Teams
• Création de calendriers pour les formateurs
• Aide à la planification des formations
• Organisation de réunions
• Création d'un outil de suivi de projet

Rédaction et suivi des contrats de sous-traitance :

• Création d'un outil de suivi
• Communication entre les sous-traitants et les acheteurs territoriaux de l'Entreprise

Feuille d'activité mensuelle :

• Création des feuilles d'activité mensuelles des salariés à partir d'une matrice
• Aide à la saisie des feuilles d'activité mensuelles
• Vérification des feuilles d'activité mensuelles des formateurs
• Appel et conseil des candidats
• Mail aux différents financeurs
• Suivi des dossiers des candidats
• Saisi des candidats dans les différents outils de l'entreprise
• Utilisation des tableaux de suivi

Organisation et mise en œuvre de nouveaux processus au sein du service recrutement :

• Création de documents permettant un meilleur suivi
• Formation sur le nouvel outil
• Organisation des dossiers et des archives
• Création d'un nouveau process en collaboration avec la chargée de recrutement

Profil recherché :

• Sens de l’écoute et de la communication
• Organisation et rigueur
• Capacité à prioriser

Modalités :

Conditions d'admission : Dossier de candidature, tests et entretien de motivation

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